في نهاية مايو 2011، اتخذت وزارة المالية خطوة أخرى نحو تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية - حيث صدر أمر بالموافقة على إجراءات إصدار واستلام الفواتير الإلكترونية. ولكن من أجل الحصول على تأثير اقتصادي حقيقي من استخدام التقنيات غير الورقية، فمن المهم تحويل كل تدفق المستندات* إلى شكل إلكتروني. شركة 1C مستعدة لتزويد مستخدميها بمثل هذه الفرص.

قانون الضرائب في الاتحاد الروسي

فن. 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي بصيغته المعدلة. القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2010 رقم 229-FZ).

القانون الاتحادي رقم 63-FZ المؤرخ 10 يناير 2002 رقم 1-FZ

بتاريخ 25/04/2011 رقم 50 ن

نحن نتحرك نحو تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة

كانت الحاجة إلى التحول إلى التقنيات غير الورقية تختمر في الاقتصاد منذ فترة طويلة. إن إدخال تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة له تأثير اقتصادي إيجابي: تقليل تكاليف المنظمات على المواد الاستهلاكية، والخدمات البريدية، والحفاظ على أرشيف الوثائق على الورق (تكاليف الورق، والموظفين، واستئجار مساحة للأرشيف، وما إلى ذلك)، وتقليل الوقت اللازم لمعالجة وتبادل البيانات، وتقليل عدد الأخطاء، والقدرة على البحث السريع عن الوثيقة المطلوبة في الأرشيف الإلكتروني.

الآن الدولة تفعل الكثير في هذا الاتجاه. في عام 2002، تم اعتماد قانون "التوقيع الرقمي الإلكتروني"، الذي حدد الأهمية القانونية للمستندات الإلكترونية الموقعة بالتوقيع الإلكتروني. لسوء الحظ، لا تنطبق أحكام هذا القانون على الفواتير، والتي كان هناك نص خاص بها في قانون الضرائب في الاتحاد الروسي. وقد تم الآن رفع هذا القيد.

في الصيف الماضي، تم إجراء تغييرات على قانون الضرائب في الاتحاد الروسي تنص على إمكانية إعداد وإصدار الفواتير في شكل إلكتروني بموافقة متبادلة من أطراف المعاملة وتوافر الوسائل والقدرات التقنية لتلقي هذه الفواتير ومعالجتها الفواتير (المادة 169 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي بصيغته المعدلة بموجب القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2010 رقم 229-FZ).

في 6 أبريل 2011، وقع رئيس الاتحاد الروسي على القانون الاتحادي رقم 63-FZ "بشأن التوقيعات الإلكترونية". يهدف القانون الجديد إلى إزالة أوجه القصور في القانون الاتحادي الحالي الصادر في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيعات الرقمية الإلكترونية"، فضلاً عن توسيع نطاق استخدام التوقيعات الإلكترونية.

وأخيرًا، في 25 مايو 2011، صدر أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن "بشأن الموافقة على إجراءات إصدار واستلام الفواتير في شكل إلكتروني عبر قنوات الاتصالات باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني" مسجلة لدى وزارة العدل الروسية (رقم التسجيل 20860).

سجلت وزارة العدل الروسية إجراءات إصدار واستلام الفواتير الإلكترونية

ينص الإجراء على أن إصدار واستلام الفواتير في شكل إلكتروني يتم من خلال واحد أو أكثر من مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية بوسائل تقنية متوافقة. يرجى ملاحظة أن استخدام الفواتير الإلكترونية مسموح به فقط بالاتفاق المتبادل بين أطراف المعاملة. وبالتالي، فإن استخدام المستندات الإلكترونية هو حق وليس التزامًا على الأطراف المقابلة. يحدد الإجراء اليوم الذي يعتبر تاريخ الإصدار وتاريخ استلام الفواتير الإلكترونية، وينظم إجراءات إجراء التصحيحات عليها.

يدخل الإجراء حيز التنفيذ منذ لحظة نشره رسميًا (البند 2 من أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن). في الواقع، يمكن استخدامه بعد ظهور مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية المعتمدين* وموافقة دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا على تنسيقات الفواتير، وسجل الفواتير المستلمة والصادرة، ودفتر المشتريات، ودفتر المبيعات إلكترونيًا النموذج (الفقرة 2 من البند 9 من المادة 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) .

ملحوظة:
* يجب أن تتم الموافقة على إجراءات اعتماد الشركات كمشغلي إدارة المستندات الإلكترونية من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا. بعد اعتماد المشغلين، سيتم الاتفاق معهم على آلية التبادل المقابلة ومن ثم دعمها في البرامج الاقتصادية لشركة 1C.

في البرامج الاقتصادية لشركة 1C، سيتم تنفيذ إمكانية إعداد وإصدار الفواتير في شكل إلكتروني بعد الموافقة على المستندات والتنسيقات المذكورة أعلاه.

كان إدخال الفواتير الإلكترونية بمثابة حافز على أوسع نطاق ممكن من استخدام المستندات المحاسبية والضريبية والمالية الأخرى في شكل إلكتروني.

تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة في "1C:Enterprise 8"

بالفعل، قام برنامج 1C: Trade Management 8 بتنفيذ القدرة على تبادل المستندات، والتي لا ينظم القانون إجراءات التبادل الخاصة بها (على سبيل المثال، الفواتير، والفواتير، وكتالوجات المنتجات، وقوائم الأسعار، والأوامر، بما في ذلك المستندات في شكل حر) . التبادل المباشر "البائع - المشتري" ممكن من البرنامج (عبر البريد الإلكتروني أو دليل الملفات المشترك على الخادم).

عند تطوير آلية لتبادل المستندات الإلكترونية في 1C:Enterprise 8، كانت المهمة هي تنفيذ آلية إعداد وتبادل بسيطة باستخدام الواجهة الأكثر ملاءمة. يتم توقيع المستندات رقميًا وإرسالها إلى المستلم بنقرة زر واحدة. إذا اتفق المشاركون في البورصة فيما بينهم على أنه ليس كل المستندات المرسلة يجب أن تكون ذات أهمية قانونية، فمن الممكن عدم استخدام التوقيع الإلكتروني بالنسبة لأنواع معينة من المستندات.

لسهولة الاستخدام، يحتوي النظام على نظام تلميح مدمج (خطوة بخطوة)، والذي يعلم المستخدم بالإجراء الضروري التالي عند العمل مع مستند إلكتروني.

ولراحة المستخدمين يتضمن البرنامج أيضاً:

• التكوين المرن لخطوات العمل مع المستندات الإلكترونية في وضع المستخدم؛
• إنشاء مستند إلكتروني بعدة تنسيقات مقبولة بشكل عام ويحددها المستخدم؛
• ربط شهادة التوقيع بأنواع معينة من المستندات الإلكترونية الموقعة، وكذلك التحقق من صحة شهادة التوقيع عند الإرسال أو الاستلام؛
• التتبع التلقائي للإصدار الحالي من المستند الإلكتروني وفقًا لوثيقة النظام المحاسبي؛
• عرض قائمة بجميع المستندات الإلكترونية مع خصائصها الموجزة فيما يتعلق بمستند النظام المحاسبي؛
• الاحتفاظ بسجل مفصل للأحداث المتعلقة بالإجراءات المتعلقة بالمستندات الإلكترونية؛
• عرض محتويات مستند إلكتروني على الشاشة في شكل مطبوع مألوف للمستخدم، أو تثبيت توقيع رقمي أو إرساله إلى مؤلف المستند لمراجعته، بالإضافة إلى القدرة على تحميل مستند إلكتروني مع التوقيعات الرقمية المثبتة عليه دليل على القرص؛
• مقارنة بين نسختين من المستندات الإلكترونية.
• نموذج مريح منفصل لمعالجة المستندات الإلكترونية المعدة للتوقيع، مقسمة حسب شهادات التوقيع للموظفين المسؤولين في المنظمة؛
• الإنشاء التلقائي لوثيقة النظام المحاسبي بناءً على محتويات الوثيقة الإلكترونية المستلمة.

في المستقبل، سيتم تنفيذ تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة في حلول أخرى على منصة 1C:Enterprise 8.

في الختام، نلاحظ مرة أخرى أنه مع إدخال تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة، يصبح من الممكن تحسين مستوى جودة معالجة وتبادل المعلومات الحالية، وتقليل عدد الأخطاء التي تتم مواجهتها أثناء الإدخال "اليدوي"، وكذلك تقليل كثافة اليد العاملة ووقت معالجة المستندات.

نظام يسمح لك بتحسين المحاسبة ونقل واستلام المستندات من الشركاء. وهذا يضمن مستوى عال من التشفير والأمن.

يجب على كل منظمة الاحتفاظ بسجلات محاسبية، وإذا تم استخدام المستندات الفاكس (المطبوعة) فقط في السابق، فسيتم استبدالها الآن بوثائق إلكترونية. الأسباب الرئيسية التي تدفع الشركات إلى التحول إلى التبادل الإلكتروني للوثائق مع الأطراف المقابلة- تحسين العمل وتقليل الوقت والتكاليف المالية.

1. طرق التحول إلى التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) مع الأطراف المقابلة.
2. هل تحتاج شركتك إلى التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)؟
3. كيفية تنظيم تدفق المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة.
4. إبرام اتفاقية مع المشغل.
5. شراء شهادة.
6. اتصال الأطراف المقابلة.
7. كيفية إنشاء التبادل الإلكتروني للوثائق مع الأطراف المقابلة.

طرق التحول إلى EDI مع الأطراف المقابلة

هناك طريقتان لتبادل المستندات مع الأطراف المقابلة.

1. مباشرة. للقيام بذلك، تحتاج إلى إبرام عقد (اتفاق)، والذي يجب أن يوضح طرق وإجراءات التفاعل. يجب أن نتذكر أنه لا يمكن نقل جميع الأوراق مباشرة.
2. من خلال الخدمة. تعد خدمة تبادل المستندات الإلكترونية مفيدة لأنه من خلال الاتصال بشبكة المشغل، يتلقى العميل وسيطًا لديه الفواتير والموظفين والقوى الفنية والقانونية للتبادل القانوني لأي مستندات.

إن استخدام خدمات المشغل هو الخيار الأفضل. يوجد أمر من وزارة المالية رقم 50 ن، والذي بموجبه لا يمكن إجراء نقل الفواتير في شكل إلكتروني إلا من خلال مشغل EDI؛ ولن يتمكن سوى هذا الوسيط من تأكيد حقيقة نقل الأوراق، إذا ضروري.

هل تحتاج شركتك إلى التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)؟

المهمة الرئيسية التي يتم حلها عن طريق إدارة المستندات الإلكترونية هي تحسين تكلفة الوقت والمال لتبادل الأوراق. في نظام EDI، يمكنك العثور على أي مستند بسرعة وسهولة وإرساله إلى الطرف المقابل ومراقبة عمل موظفيك. لا توفر إدارة المستندات الإلكترونية الوقت فحسب، بل توفر أيضًا موارد الشركة - ليست هناك حاجة إلى إنفاق الأموال على البريد أو البريد السريع.

عند تنفيذ EDI، يتم حل المهام التالية:

• تطوير العمل الآلي للتنسيق والموافقة.
• تخزين كافة المستندات على خادم واحد.
• القدرة على تتبع تاريخ تدفق المستندات بسرعة مع طرف مقابل محدد.
• إنشاء مشاريع مع عدد كبير من الشركاء والمشاركين.
• درجة عالية من الأمن وحماية الأسرار التجارية.

بمعنى آخر، هناك حاجة إلى إدارة المستندات الإلكترونية من قبل تلك الشركات التي يسعى مديروها إلى تحسين العمل وأتمتته قدر الإمكان، وبناء نموذج عمل شفاف يسهل التحكم فيه عن بعد.

كيفية تنظيم تدفق المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة

هناك ثلاث خطوات يجب اتباعها.

1. إبرام اتفاقية مع المشغل.
2. شراء أدوات حماية التشفير.
3. إرفاق الأطراف المقابلة للنظام.

إبرام اتفاقية مع المشغل

ويشار إلى هذا أحيانًا باسم "الالتزام باللوائح". تصف هذه الوثيقة جميع الفروق الدقيقة في التعاون، وشروط الاتصال بالنظام والتكلفة، كما تشير إلى الجوانب القانونية للتفاعل.

شراء شهادة

وهي ثلاثة أنواع: البسيط، المعزز غير المؤهل، المعزز المؤهل. الشهادة ضرورية حتى يتم الاعتراف بالمستند على أنه معادل لنظيره الورقي. - استبدال التوقيع المكتوب بخط اليد وختم الشركة الملصق. مطلوب أداة حماية تشفير لحماية وتشفير وفك تشفير التوقيعات الإلكترونية (يتم شراؤها من المشغل).

اتصال الأطراف المقابلة

على الأرجح، يستخدم بعض شركاء عملك بالفعل نظامًا واحدًا أو آخر من أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI). حتى لو لم يكن عميلاً لـ Taxnet، فلا يهم. بمساعدة (التقنية التي تسمح لك بتبادل المستندات بين مشغلي EDF المختلفين)، يمكنك إنشاء التفاعل.

يجب أن يقتنع الشركاء غير المسجلين في أي نظام تبادل إلكتروني للبيانات بفعالية هذه الوسيلة لتبادل المستندات. كقاعدة عامة، هذه ليست مشكلة كبيرة، حيث أن جميع رواد الأعمال تقريبًا قد سمعوا بالفعل عن فوائد التبادل الإلكتروني للبيانات ولديهم فكرة عن كيفية عمل هذه الأنظمة. يمكنك دفعهم إلى اتخاذ قرار إيجابي من خلال منحهم حرية الوصول إلى النظام لمدة شهرين إلى ثلاثة أشهر. يمكنك مناقشة مثل هذه النقاط مع المتخصصين لدينا - وسيخبرونك بأفضل السبل للمضي قدمًا.

كيفية إنشاء التبادل الإلكتروني للوثائق مع الأطراف المقابلة

تعمل شركة Taxnet على تطوير حلول تكنولوجيا المعلومات للمؤسسات منذ 15 عامًا، بما في ذلك تطوير النظام ""، الذي يسمح لك بإنشاء تبادل إلكتروني للمستندات مع الأطراف المقابلة بسرعة وموثوقية وسهولة وبتكلفة زهيدة. تم تركيب النظام من قبل 100.000 عميل (أكثر من 700 شريك في جميع أنحاء البلاد). ماذا نقدم؟

1. سنضمن القوة القانونية لجميع المستندات المنقولة.
2. تفاعل سريع وإرسال واستقبال المستندات بينك وبين شركائك.
3. حماية موثوقة ضد الوصول غير المصرح به.
4. تأمين الوثائق في جميع مراحل النقل وأثناء التخزين.
5. دعم المستخدمين وتدريب الموظفين على استخدام البرنامج.

بفضل العمل الراسخ، سوف نضمن الاتصال السريع بالنظام والانتقال السلس إلى تبادل البيانات الإلكترونية (EDI). للاتصال بنا، املأ طلبًا على الموقع الإلكتروني أو اتصل بالرقم 8-800-333-80-89. سيقدم المتخصصون لدينا النصائح الشخصية ويخبرونك بتفاصيل التعاون!

نائب المدير العام لشركة Taxkom LLC

تستخدم الغالبية العظمى من المحاسبين برامج كمبيوتر متخصصة ويقدمون تقارير إلكترونية إلى مأمورية الضرائب والصناديق. فلماذا لا تتواصل "إلكترونيًا" مع نظرائك؟ لماذا تطبع مجموعات من الورق بينما يمكنك إنشاء المستندات الإلكترونية وتخزينها؟ لقد قيل لنا كيفية القيام بذلك من قبل شركة تقدم خدمات إدارة المستندات الإلكترونية.

إيجور فلاديميروفيتش، من فضلك أخبرنا ما هي إدارة المستندات الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:تعد إدارة المستندات الإلكترونية وسيلة لتنظيم العمل مع المستندات، عندما يتم إنشاء الجزء الأكبر من أصولها في شكل إلكتروني، دون استخدام الوسائط الورقية. يرجى ملاحظة أنه مع تدفق المستندات هذا، يتم إنشاء النسخ الأصلية في شكل إلكتروني، وليس فقط نسخًا إلكترونية من المستندات الورقية. يمكن تجميع المستندات الإلكترونية بالتنسيقات المعتمدة في معظم برامج المحاسبة. ولكن لكي تكون الوثيقة الإلكترونية ذات أهمية قانونية، يجب ألا تتوافق فقط مع التنسيقات المعتمدة وأن تحتوي على تفاصيل إلزامية، بل يجب أيضًا أن يتم توقيعها بتوقيع إلكتروني.

بعد إنشاء مستند، يمكنك التوقيع عليه فورًا بالتوقيع الإلكتروني في العديد من برامج المحاسبة، ولكن ليس كلها.

إذا تم إرسال مستند إلكتروني إلى الطرف المقابل، فيجب إرساله وفقًا لإجراءات تبادل المستندات الإلكترونية.

ما هو نوع الإجراء المتبع في تبادل المستندات الإلكترونية؟ ما نوع التوقيعات الإلكترونية التي يجب توقيعها على المستند الإلكتروني؟

نشكر كبير المحاسبين في شركة ذات مسؤولية محدودة "شركة "ANIS-98"" على موضوع المقابلة المقترح أولغا فلاديميروفنا سالتيكوفا،موسكو.

IV. موراشكينتسيف:سيكون هذا الترتيب مختلفًا بالنسبة للمستندات المختلفة. الفواتير الإلكترونية لها متطلبات خاصة وأكثر صرامة. يجب أن يتم توقيعها بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز وإرسالها من خلال مشغل إدارة المستندات الإلكترونية النظام، تمت الموافقة عليه. بأمر من وزارة المالية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن.

يعد التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز بمثابة نظير لختم المنظمة إلى جانب توقيع الشخص المسؤول. وهي مصحوبة بشهادة مفتاح التحقق المؤهلة. يمكن لمراكز التصديق المعتمدة فقط إصدار مثل هذه التوقيعات الإلكترونية قانون 04/06/2011 رقم 63-FZ. المستندات التي تم توقيعها بتوقيع رقمي إلكتروني بموجب قانون EDS القديم، والذي لن يعد صالحًا اعتبارًا من 1 يوليو قانون 10 يناير 2002 رقم 1-FZ، تعتبر موقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل محسّن.

في بعض الصناعات، على سبيل المثال في إنتاج المجوهرات، يُنصح بنقل ليس فقط المستندات الخارجية، ولكن أيضًا بعض المستندات الداخلية للمنظمة من خلال مشغل. لا تحتاج المستندات الداخلية عادةً إلى التوقيع بتوقيع مؤهل محسّن. وفقًا لتقدير المنظمة نفسها، قد يكون التوقيع الإلكتروني المعزز غير المؤهل أو حتى البسيط كافيًا.

يتم أيضًا إصدار التوقيعات المحسنة غير المؤهلة عن طريق مراكز التصديق، ويمكن أن تكون أرخص من التوقيعات المؤهلة. التوقيع البسيط عبارة عن تشفير أو كلمة مرور تسمح لك بالتعرف على منشئ المستند. يمكنك إضافة مثل هذا التوقيع باستخدام برنامج كمبيوتر، وسيتطلب ذلك تكلفة أقل من شراء توقيع محسن.

يمكن إرسال المستندات الخارجية، باستثناء الفواتير، إلى الأطراف المقابلة عبر البريد الإلكتروني البسيط. وباتفاق الطرفين، يمكن التوقيع عليها إما بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز أو معزز غير مؤهل. لكن استخدام نظام خاص لإدارة المستندات الإلكترونية يعد أكثر ملاءمة، لأنه يسمح لك بتلقي إشعار على الفور بأن شريكك قد تلقى المستند. ويمكنه بدوره التوقيع عليه فورًا وإرساله إليك.

ما هي أفضل طريقة للبدء في تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:عادةً ما تقرر الشركات التي لديها العديد من الأطراف المقابلة وكمية كبيرة من تدفق المستندات الخارجية التحول إلى استخدام المستندات الإلكترونية. نظرًا لأن تبادل المستندات الإلكترونية، وخاصة الفواتير، لا يمكن تحقيقه إلا بالاتفاق المتبادل بين الطرفين البند 1 الفن. 169 قانون الضرائب للاتحاد الروسي، فأنت بحاجة أولاً إلى مناقشة إمكانية التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع نظرائك العاديين. ثم يجب عليك اختيار مشغل إدارة المستندات الإلكترونية وإبرام اتفاقية معه. تم نشر قائمة مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية المدرجين في شبكة Trust التابعة لدائرة الضرائب الفيدرالية موقع خدمة الضرائب الفيدرالية .

ما هي المعايير التي يجب أن تبحث عنها عند اختيار المشغل؟

IV. موراشكينتسيف:كقاعدة عامة، يوفر مشغلو إدارة المستندات الإلكترونية الفرصة لتبادل المستندات الإلكترونية مع العديد من الأطراف المقابلة في وضع الاختبار. خلال هذه "التشغيل التجريبي"، ستتمكن من فهم الواجهة الأكثر ملاءمة لك وما إذا كان من السهل دمج برنامج المحاسبة الخاص بك مع نظام إدارة المستندات الخاص بالمشغل.

كلما زادت صعوبة الجمع بين برنامج محاسبي ونظام إدارة المستندات الإلكتروني، زادت تكلفة تنفيذ النظام. يرجى أيضًا الانتباه إلى تكلفة إرسال المستندات الإلكترونية. عادة، يتم دفع إعادة التوجيه بنفس الطريقة كما هو الحال في الاتصالات المتنقلة: يدفع "المتصل"، أي مرسل المستند الإلكتروني. غالبًا ما يلزم إرسال المستندات الإلكترونية كمجموعة. في هذه الحالة، قد تكون هناك رسوم مقابل إرسال مجموعة من المستندات، على سبيل المثال فاتورة وشهادة إنجاز العمل أو فاتورة.

هل من الضروري الدخول في نفس الوقت في اتفاقية مع مركز التصديق - وهي منظمة تصدر التوقيعات الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:يعد هذا أمرًا إلزاميًا لتدفق المستندات الخارجية. يجب أن يزود مركز الشهادات جميع المشاركين في تدفق المستندات بالتوقيعات الإلكترونية. الشركات التي تقدم التقارير إلكترونيًا قد أبرمت بالفعل مثل هذه الاتفاقيات. إذا كنت تستخدم التدفق الداخلي للمستندات فقط، فهذا يعتمد على رغبتك. يمكن توقيع المستندات الداخلية بتوقيع إلكتروني بسيط، وفي هذه الحالة ليست هناك حاجة لإبرام اتفاقية مع سلطة التصديق.

هل يمكن للأطراف المقابلة استخدام أنظمة إلكترونية مختلفة لإدارة المستندات؟ أم أنه من الممكن استلام المستندات فقط إذا أرسلها شريكك عبر نفس المشغل؟

IV. موراشكينتسيف:حاليا، لسوء الحظ، لا يوجد تجوال داخلي بين المشغلين. لذلك، من أجل الحصول على المستندات، تحتاج إلى الاتصال بنفس المشغل مثل الشركة التي ترسل المستندات. لذلك، إذا كان الأطراف المقابلة لديك يعملون من خلال مشغلين مختلفين، فمن أجل تبادل المستندات مع الأطراف المقابلة، سيتعين عليك الدخول في اتفاقية مع كل مشغل.

نأمل أن يعمل التجوال خلال هذا العام ومن ثم سيكون من الممكن قبول المستندات المرسلة من خلال مشغلين آخرين.

هل من الضروري النص بشكل منفصل على استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني في العقود مع الأطراف المقابلة؟

IV. موراشكينتسيف:لا، ليس عليك القيام بهذا. يكفي تبادل رسائل البريد الإلكتروني العادية (لا تحتاج إلى تصديق بالتوقيعات الإلكترونية) أو الرسائل الورقية عن طريق الفاكس، حيث يتم تأكيد الاتفاق على استخدام المستندات الإلكترونية كتاب وزارة المالية بتاريخ 01/08/2011 رقم 03-07-09/26. أو، على سبيل المثال، يمكن لأحد الأطراف المقابلة دعوة آخر من خلال المشغل الخاص به، كما يحدث عند دعوة "الأصدقاء" على الشبكات الاجتماعية، ويمكن للآخر قبول هذه الدعوة. ومع ذلك، إذا كان الطرف المقابل لا يرغب في تلقي المستندات إلكترونيًا، فسيتعين عليك الاستمرار في إرسال المستندات الورقية إليه.

حسنًا، لقد اتفقنا مع شركائنا، واخترنا مشغلًا أو حتى عدة مشغلين. ماذا تفعل بعد ذلك؟

IV. موراشكينتسيف:نحتاج الآن إلى تكييف العمليات التجارية للشركة مع تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية عند العمل مع المقاولين:

تطوير واعتماد إجراء لإدارة المستندات الإلكترونية؛
تعيين المسؤولين عن صيانتها؛
تنظيم أرشيف إلكتروني للوثائق المستلمة والمرسلة؛
تحدد في السياسة المحاسبية قواعد إنشاء واستلام وتخزين المستندات الإلكترونية، وتعيين المسؤولين عن إنشاء المستندات الإلكترونية وتوقيعها.

يجب تزويد كل موظف مخول بالتوقيع على المستندات الإلكترونية بتوقيع إلكتروني، لأنه لا يمكنك نقل توقيعك إلى أشخاص آخرين.

هل أحتاج إلى طباعة المستندات الإلكترونية وتخزينها في شكل ورقي؟

IV. موراشكينتسيف:لا، ليس من الضروري، على الرغم من أن الكثيرين يواصلون القيام بذلك بالطريقة القديمة. يتم تخزين جميع المستندات الإلكترونية المرسلة والمستلمة في أرشيف إلكتروني. ويجب تنظيم أرشيفك الإلكتروني بحيث يمكنك، إذا لزم الأمر، على سبيل المثال، بناءً على طلب مفتشية الضرائب، العثور بسرعة على المستندات المطلوبة وإرسالها إلى مفتشية الضرائب إلكترونيًا، بنفس الطريقة التي يتم بها الآن إرسال التقارير الإلكترونية .

وإذا طلب مأمورية الضرائب أو المدقق نسخة ورقية من مستند إلكتروني، هل سيكون من الواضح أن هذه نسخة من المستند الإلكتروني وأن المستند الإلكتروني موقع من الطرفين؟

IV. موراشكينتسيف:يمكنك طباعة المستند الإلكتروني والحصول على نسخة ورقية. ستتم طباعة هذه النسخة تلقائيا بأنها نسخة ورقية من مستند إلكتروني وتم توقيع الأصل إلكترونيا من قبل الأطراف. يمكن استخدام نسخة ورقية، إذا تم تنفيذها بشكل صحيح، أي مصدقة بتوقيع وختم المنظمة أو موثقة، بنفس طريقة استخدام نسخة من المستند الورقي الأصلي.

هل يمكن إنشاء جميع المستندات إلكترونيًا؟

IV. موراشكينتسيف:يمكن إنشاء المستندات في شكل ورقي وإلكتروني. إذا تم توقيع مستند إلكتروني بتوقيع إلكتروني مؤهل، فإنه يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا باليد البند 5 الفن. 9 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ؛ البند 1 الفن. 6 من قانون 04/06/2011 رقم 63-FZ. هناك تنسيقات إلكترونية معتمدة من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية للفاتورة ومذكرة الشحن TORG-12 وشهادة إتمام العمل. يمكن إنشاء مستندات أخرى بأي تنسيق، مثل النص أو pdf.

ولكن هناك وثيقة يجب كتابتها على الورق. هذه بوليصة شحن. ولا يمكن حتى الآن توفير إمكانية قراءتها إلكترونيًا أثناء السفر.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أيضًا إعداد المستندات التي تنظم العلاقة بين صاحب العمل والموظف، على سبيل المثال، طلب العمل، وعقد العمل، في شكل ورقي.

ما هي متطلبات الأجهزة وأجهزة الكمبيوتر المتصلة بنظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:وينطبق الشيء نفسه على أجهزة الكمبيوتر التي يتم من خلالها إرسال التقارير الإلكترونية إلى مكتب الضرائب والسلطات التنظيمية الأخرى. يجب أن يكون لكل مكان عمل متصل بنظام إدارة المستندات الإلكترونية قناة إنترنت مستقرة ويجب تثبيت برنامج Crypto-Pro أو برنامج آخر مماثل للعمل مع المفاتيح الإلكترونية.

ما هي المخاطر التي قد تنشأ عند إنشاء وإرسال المستندات الإلكترونية وكيفية تجنبها؟

IV. موراشكينتسيف:في رأيي، لا توجد مخاطر جدية. الشيء الوحيد هو أنك بحاجة إلى توخي الحذر الشديد، والقيام بكل شيء في الوقت المحدد وعدم ارتكاب الأخطاء في المستندات الإلكترونية، وخاصة الفواتير. إن لوائح إصدار وإرسال الفواتير صارمة للغاية. ولتصحيح الخطأ في الفاتورة المقدمة، عليك إعادة إرسال الفاتورة المصححة.

لكن لا يمكنك ترحيل فاتورة جديدة باستخدام تاريخ مضى بالفعل.

يتم الترقيم المستمر للفواتير في برنامج المحاسبة. لا يهم ما إذا كنت ترسل فواتير ورقية أو إلكترونية وما إذا كنت تستخدم شركة نقل واحدة أو أكثر.

ما هي التكلفة التقريبية لإرسال واستلام مستند إلكتروني؟

IV. موراشكينتسيف:ولا يزال السعر المستقر لهذه الخدمات في السوق في طور الظهور. اليوم يمكن أن تتراوح من 1 إلى 5 روبل. لإرسال وثيقة إلكترونية واحدة. بالإضافة إلى ذلك، يتقاضى بعض المشغلين رسوم اشتراك. عادةً ما يكون استلام المستندات الإلكترونية مجانيًا.

وعلى أية حال، فهو أرخص من إرسال المستندات بالبريد العادي، خاصة لمسافات طويلة. بالإضافة إلى تقليل تكلفة طباعة وتخزين المستندات الورقية.

وفقًا لمراجعات الشركات التي بدأت في تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية، فإن التوفير عند التحول إلى تبادل المستندات مع الأطراف المقابلة إلكترونيًا يمكن أن يصل إلى حوالي 2٪ من إجمالي مبيعات الشركة.

في الوقت الحالي، يتحول تبادل المستندات بين الكيانات التجارية والأفراد تدريجيًا من الورق إلى الإلكتروني. يتمتع نظام إدارة المستندات الإلكتروني بعدد من المزايا مقارنة بالورق البسيط - فهو يوفر الوقت ويزيد من كفاءة القرارات المتخذة. يمكن إنشاء نظام EDMS داخل الشركة وبين الشركات المختلفة عبر الإنترنت.

إدارة الوثائق الإلكترونيةهو نظام عمليات لمعالجة المستندات في شكل إلكتروني. يمكن لمعظم برامج المحاسبة وشؤون الموظفين الحديثة إنشاء مستندات إلكترونية بتنسيق قياسي تم تحديده على المستوى التشريعي. ولكن لكي يكون لمثل هذه الوثيقة وزن قانوني، يجب أن يتم توقيعها من قبل الطرفين بتوقيع إلكتروني.

يمكن تقسيم تدفق المستندات الإلكترونية إلى نوعين كبيرين - تبادل المستندات داخل الشركة أو بين شركات مختلفة عبر قنوات الاتصال. من الممكن دمج هذين النظامين في نظام عالمي واحد.

يتطلب استخدام إدارة المستندات الإلكترونية داخل الشركة شراء حزمة البرامج اللازمة (منصة EDM)، بالإضافة إلى المعدات اللازمة لتشغيلها (معدات الشبكة والخادم وما إلى ذلك).

من أجل تبادل المستندات بين شركتين، يلزم وجود مشغل إدارة المستندات الإلكترونية. فهو يضمن تسليم الرسائل، ويتحكم في تنسيق المستندات المرسلة، ويتطلب التصديق على العمل بالبيانات بالتوقيع الإلكتروني، ويخزن أرشيفًا للمستندات.

انتباه!واحدة من هذه الخدمات هي. تعتبر المستندات المستلمة من خلالها ذات أهمية قانونية إذا كانت تحمل علامة التوقيع الإلكتروني على جانبي تدفق المستندات.

مزايا وعيوب EDI

الفوائد الرئيسية

تتمتع إدارة المستندات الإلكترونية بمزايا لا يمكن إنكارها مقارنة بالورق:

• تبسيط العمل المكتبي - لن يسمح لك النظام بتخصيص نفس الرقم لمستندات مختلفة، لأن هذا سيحدث بالترتيب وتلقائيًا؛
• تتبع موضع كل مستند - يمكنك في أي وقت معرفة من يعمل بالضبط مع المستند. لن يتمكن الموظف من إتلافه أو خسارته. لا يزال من الممكن استعادة المستند الذي تم حذفه عن طريق الخطأ أو عن قصد؛
• تسريع معالجة المستندات - إذا كانت أقسام الشركة منتشرة في عدة مباني، فيجب حمل المستند الورقي شخصيًا هناك للموافقة عليه. مع EDI، تصل الوثيقة المطلوبة إلى الموظف في جزء من الثانية؛
• عمل مريح مع الإصدارات - عند التحرير، يحفظ النظام كل إصدار. إذا لزم الأمر، يمكنك تتبع من قام بإجراء التغييرات على المستند ومتى؛
• الوصول عن بعد على مدار 24 ساعة - إذا لزم الأمر، يمكن تنظيم الوصول إلى نظام EDF عبر الإنترنت من أي جهاز كمبيوتر في العالم. يمكن للموظف العمل مع المستندات أثناء رحلة عمل أو في إجازة أو في إجازة مرضية؛
• تخطيط العمل - من خلال تحديد تاريخ الإنشاء وتاريخ التنفيذ، يمكنك التخطيط لتنفيذ المستندات الواردة وفقًا لقائمة الانتظار؛
• البحث عن المستندات - يمكنك البحث في قاعدة بيانات المستندات العامة باستخدام الكلمات الأساسية والتعبيرات؛
• توفير الورق - ليست هناك حاجة لطباعة جميع المستندات بالكمية المطلوبة.

العيوب الرئيسية

على الرغم من المزايا الواضحة، فإن أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات لها أيضًا عيوب يمكن أن تمنع الشركة من تنفيذها.

وتشمل هذه:

• تحتاج إلى إنفاق الأموال على شراء النظام، والذي، اعتمادًا على عدد المستخدمين، يمكن أن يصل إلى 100 ألف روبل؛
• بعد الشراء، يستغرق التثبيت والتنفيذ والتصحيح وقتًا طويلاً؛
• من الضروري تدريب جميع المستخدمين الذين سيشاركون فيه؛
• ضمان أمن النظام - تقييد الوصول بين المستخدمين، وإصدار التوقيعات الإلكترونية اللازمة، والحماية من الاختراق الخارجي؛
• يجب أن يكون لدى الشركة مسؤول من بين الموظفين الذي سيقوم بمراقبة عمل النظام، وأداء أنشطة الخدمة، وحل مشكلات المستخدم؛
• من أجل حماية المعلومات، من الضروري عمل نسخة احتياطية من قاعدة البيانات بالوثائق؛
• إذا لم يكن التبادل الإلكتروني للبيانات متاحًا في الشركات الشريكة، فمن الضروري التأكد من وجود النظام الإلكتروني والورقي.

وظيفة إدارة الوثائق الإلكترونية

يجب أن يضمن أي نظام لإدارة المستندات تنفيذ العديد من الإجراءات:

• العمل مع أي نوع من المستندات - إنشائها، وتجميعها، ومعالجتها، وتسجيلها، ومراقبة تنفيذها، وتنسيقها، وما إلى ذلك؛
• تنظيم تدفقات المستندات - تحديد المسارات داخل الشركة، وتقييد الوصول بين المستخدمين الفرديين، وتوفير القدرة على العمل مع مستند واحد لعدة أشخاص في وقت واحد؛
• تنظيم أرشيف للمستندات مع إمكانية البحث فيها وتخزينها.

انتباه!يجب أن توفر إدارة المستندات الإلكترونية نفس القدرة على التعامل مع المستندات مثل الورق التقليدي.

توفر الأنظمة المتقدمة الكبيرة الفرص:

• تسجيل جميع المستندات المارة - الواردة والصادرة والداخلية، مع إعادة توجيهها إلى المدير؛
• ضمان إجراء موحد للتعامل مع المستندات في كل قسم من أقسام الشركة؛
• العمل مع الوثيقة بشكل فردي وجماعي؛
• تبادل المستندات بين الإدارات وموظفين محددين؛
• تقييد الوصول إلى الوثائق؛
• استخدام النماذج القياسية لجميع الوثائق؛
• التحكم في اكتمال الموافقة والتنفيذ والأعمال الأخرى المتعلقة بالوثيقة في الوقت المحدد؛
• إنشاء التقارير - التحليلية والإحصائية وما إلى ذلك؛
• تنظيم تخزين الأرشيف مع تسجيل تاريخ ووقت وصول المستخدم.

هل من الممكن الجمع بين تدفق المستندات الورقية والإلكترونية؟

بعد التبديل إلى تدفق المستندات الإلكترونية في المؤسسة، في البداية لن يكون من الممكن التخلي تمامًا عن المستندات الورقية.

يمكن أن يحدث هذا لعدة أسباب:

• لا تستخدم جميع الأطراف المقابلة التبادل الإلكتروني للبيانات؛
• لدى المؤسسة بالفعل الكثير من المستندات الورقية المخزنة في الأرشيف.

ومع ذلك، هناك اختلافات جوهرية في العمل مع المستندات الإلكترونية والورقية. على سبيل المثال، يجب طباعة المستند الورقي وتقديمه إلى المدير للتوقيع عليه، في حين يجب توقيع المستند الإلكتروني في النظام نفسه. قد يتم فقدان مستندات المحاسبة الورقية المرسلة إلى الطرف المقابل في البريد أثناء الشحن، بينما تصل المستندات الإلكترونية إلى المرسل إليه.

والفرق الرئيسي بين العمل مع هذين النوعين من المستندات هو تخزينها. تدخل المستندات الإلكترونية على الفور إلى النظام، حيث يمكن لجميع المستخدمين العمل معها. بالنسبة للمستندات الورقية، يجب تنظيم الأرشيف حيث سيتم تخزينه بطريقة منظمة. في الوقت نفسه، بعد الوصول إلى الشركة، يجب مسح المستند الورقي ضوئيًا، ويجب تحميل هذه النسخة الممسوحة ضوئيًا في النظام لمزيد من العمل.

انتباه!وبالتالي، يجب أن يتم العمل داخل الشركة إلكترونيًا فقط. إذا وصلت وثيقة ورقية، فلا يراها إلا من استلمها أو وقع عليها. في الوقت نفسه، يتيح لك العمل مع نسخة إلكترونية حماية النسخة الأصلية من أي خسارة تقريبا، ويسمح للعديد من المستخدمين بالعمل معها في وقت واحد.

ما هي برامج EDI الموجودة؟

هناك العديد من أنظمة إدارة المستندات في السوق، ولكل منها مزاياه وعيوبه. الأنظمة الأكثر شيوعا:

تفاعل الوثيقة الإلكترونية مع البرامج الأخرى

من خلال أخذ مكانه في البيئة الإلكترونية للمنظمة، يجب على نظام EDI، أثناء التشغيل، أن يدعم بحرية تطبيقات الأعمال الأخرى العاملة فيه بالفعل. على سبيل المثال، من الضروري معالجة المستندات المحاسبية بحرية - الفواتير، والأفعال، والفواتير، والتوكيلات، وما إلى ذلك.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يعمل نظام إدارة المستندات الإلكتروني بشكل متسق مع الجميع ويعمل بنفس البيانات. لذلك، من الضروري أن يتمكن النظام من دعم الأدلة المستخدمة في البيئة الإلكترونية وأن يكون قادرًا على تحديث البيانات الموجودة فيها.

بالإضافة إلى ذلك، من الضروري مراعاة العمل مع البيانات الخارجية - البريد الإلكتروني ومنصات التداول وما إلى ذلك.

عند اختيار نظام إدارة المستندات الإلكتروني، عليك الانتباه إلى إمكانيات تفاعله مع الأدوات ومصادر البيانات الأخرى المتوفرة في المؤسسة. عادةً ما تشتمل الأنظمة الشائعة، وبالتالي المتطورة بشكل نشط، على العديد من الوحدات النمطية للبرامج الأكثر شيوعًا - 1C، وParus، وOracle وغيرها الكثير.

على سبيل المثال، يمكن لبرنامج إدارة المستندات الإلكترونية 1C أن يسمح لك بإنشاء واستقبال وإرسال مستندات المحاسبة الإلكترونية مباشرة منه، مع تأكيدها بتوقيع مؤهل.