Ministarstvo finansija je krajem maja 2011. godine učinilo još jedan korak ka implementaciji elektronskog upravljanja dokumentima – izdat je nalog kojim je odobren postupak izdavanja i prijema elektronskih računa. Ali da bi se dobio pravi ekonomski efekat od korišćenja tehnologija bez papira, važno je sav tok dokumenata* pretvoriti u elektronski oblik. Kompanija 1C spremna je svojim korisnicima pružiti takve mogućnosti.

Porezni zakonik Ruske Federacije

Art. 169 Poreskog zakona Ruske Federacije sa izmjenama i dopunama. Savezni zakon od 27. jula 2010. br. 229-FZ).

Federalni zakon br. 63-FZ od 10. januara 2002. br. 1-FZ

od 25.04.2011. br. 50n

Idemo ka razmjeni elektronskih dokumenata sa drugim ugovornim stranama

Potreba za prelaskom na bezpapirne tehnologije već dugo se javlja u privredi. Uvođenje elektronske razmjene dokumenata sa suradnicima ima pozitivan ekonomski efekat: smanjenje troškova organizacija za potrošni materijal, poštanske usluge, održavanje arhive dokumenata na papiru (troškovi papira, osoblja, zakup prostora za arhivu itd.), smanjenje vrijeme za obradu i razmjenu podataka, smanjenje broja grešaka, mogućnost brzog traženja željenog dokumenta u elektronskoj arhivi.

Sada država mnogo radi u tom pravcu. 2002. godine usvojen je Zakon o elektronskom digitalnom potpisu, kojim je utvrđen pravni značaj elektronskih dokumenata potpisanih elektronskim potpisom. Nažalost, odredbe ovog zakona nisu se odnosile na fakture, o čemu je postojala posebna odredba u Poreskom zakoniku Ruske Federacije. Ovo ograničenje je sada ukinuto.

Prošlog ljeta izvršene su izmjene Poreskog zakona Ruske Federacije koje predviđaju mogućnost sastavljanja i izdavanja računa u elektronskom obliku uz obostranu saglasnost strana u transakciji i dostupnost tehničkih sredstava i mogućnosti za prijem i obradu takvih fakture (član 169 Poreskog zakona Ruske Federacije sa izmjenama i dopunama Saveznog zakona od 27. jula 2010. br. 229-FZ).

Predsjednik Ruske Federacije je 6. aprila 2011. godine potpisao Federalni zakon br. 63-FZ „O elektronskim potpisima“. Novi zakon ima za cilj otklanjanje nedostataka važećeg Federalnog zakona od 10. januara 2002. br. 1-FZ „O elektronskim digitalnim potpisima“, kao i proširenje obima upotrebe elektronskog potpisa.

I konačno, 25. maja 2011. godine donesena je naredba Ministarstva finansija Rusije od 25. aprila 2011. br. 50n „O odobravanju Procedure za izdavanje i primanje računa u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa“ registrovan u Ministarstvu pravde Rusije (matični broj 20860).

Ministarstvo pravde Rusije registrovalo je proceduru za izdavanje i primanje elektronskih faktura

Postupkom se utvrđuje da se izdavanje i prijem računa u elektronskom obliku vrši preko jednog ili više operatera elektronskog upravljanja dokumentima sa kompatibilnim tehničkim sredstvima. Napominjemo da je korištenje elektronskih faktura dozvoljeno samo uz zajednički dogovor strana u transakciji. Dakle, korišćenje elektronskih dokumenata je pravo, a ne obaveza ugovornih strana. Postupkom je precizirano koji se dan smatra datumom izdavanja i datumom prijema elektronskih računa, te uređuje postupak za ispravke istih.

Procedura stupa na snagu od trenutka njenog zvaničnog objavljivanja (klauzula 2 naredbe Ministarstva finansija Rusije od 25. aprila 2011. br. 50n). Zapravo, može se koristiti nakon pojavljivanja akreditovanih operatera za elektronsko upravljanje dokumentima* i odobrenja od strane Federalne poreske službe Rusije formata faktura, dnevnika primljenih i izdatih faktura, knjige kupovine i knjige prodaje u elektronskom obliku. obrazac (stav 2. tačke 9. člana 169. Poreskog zakona Ruske Federacije) .

Napomena:
* Proceduru za akreditaciju kompanija kao operatera elektronskog upravljanja dokumentima mora odobriti Federalna poreska služba Rusije. Nakon akreditacije operatera, odgovarajući mehanizam razmjene će biti dogovoren s njima i potom podržan u ekonomskim programima kompanije 1C.

U ekonomskim programima kompanije 1C, mogućnost sastavljanja i izdavanja računa u elektronskom obliku biće implementirana nakon odobrenja gore navedenih dokumenata i formata.

Uvođenje elektronskih faktura poslužilo je kao podsticaj za što širu upotrebu ostalih računovodstvenih, poreskih i finansijsko računovodstvenih dokumenata u elektronskom obliku.

Razmjena elektronskih dokumenata sa ugovornim stranama u "1C:Enterprise 8"

Već sada je program 1C: Trade Management 8 implementirao mogućnost razmjene dokumenata čiji postupak zamjene nije reguliran zakonom (na primjer, fakture, fakture, katalozi proizvoda, cjenovnici, narudžbe, uključujući dokumente u slobodnoj formi) . Direktna razmjena “Prodavac - Kupac” je moguća iz programa (putem e-pošte ili zajedničkog direktorija datoteka na serveru).

Prilikom razvoja mehanizma za razmjenu elektronskih dokumenata u 1C:Enterprise 8, zadatak je bio implementirati jednostavan mehanizam za podešavanje i razmjenu sa najpogodnijim sučeljem. Dokumenti se digitalno potpisuju i šalju primaocu pritiskom na dugme. Ako se učesnici u razmjeni međusobno dogovore da ne moraju svi poslati dokumenti biti pravno značajni, onda je za određene vrste dokumenata moguće ne koristiti elektronski potpis.

Radi lakšeg korišćenja, sistem ima ugrađen sistem nagoveštaja (korak po korak), koji obaveštava korisnika o sledećoj neophodnoj radnji pri radu sa elektronskim dokumentom.

Za praktičnost korisnika, program uključuje i:

• fleksibilna konfiguracija koraka u radu sa elektronskim dokumentima u korisničkom režimu;
• generisanje elektronskog dokumenta u nekoliko opšteprihvaćenih formata koje odredi korisnik;
• povezivanje sertifikata potpisa sa određenim vrstama potpisanih elektronskih dokumenata, kao i provera ispravnosti sertifikata potpisa prilikom slanja ili prijema;
• automatsko praćenje trenutne verzije elektronskog dokumenta prema dokumentu računovodstvenog sistema;
• pregled liste svih elektronskih dokumenata sa njihovim kratkim karakteristikama u vezi sa dokumentom računovodstvenog sistema;
• vođenje detaljnog dnevnika događaja o akcijama sa elektronskim dokumentima;
• pregled sadržaja elektronskog dokumenta na ekranu u štampanom obliku poznatom korisniku, instaliranje digitalnog potpisa ili njegovo slanje autoru dokumenta na reviziju, kao i mogućnost učitavanja elektronskog dokumenta sa instaliranim digitalnim potpisima na direktorij na disku;
• poređenje 2 verzije elektronskih dokumenata.
• poseban ergonomski obrazac za obradu elektronskih dokumenata pripremljenih za potpis, raščlanjen po sertifikatima potpisa odgovornih radnika organizacije;
• automatsko generisanje dokumenta računovodstvenog sistema na osnovu sadržaja primljenog elektronskog dokumenta.

U budućnosti će se razmjena elektronskih dokumenata sa ugovornim stranama implementirati u druga rješenja na platformi 1C:Enterprise 8.

U zaključku još jednom napominjemo da je uvođenjem elektronske razmjene dokumenata sa ugovornim stranama moguće poboljšati nivo kvalitete obrade i razmjene aktuelnih informacija, smanjiti broj grešaka koje se javljaju prilikom „ručnog“ unosa, kao i smanjiti intenzitet rada i vrijeme obrade dokumenata.

Sistem koji vam omogućava da optimizujete računovodstvo, prenos i prijem dokumenata od partnera. Ovo osigurava visok nivo enkripcije i sigurnosti.

Svaka organizacija mora voditi računovodstvenu evidenciju, a ako su se ranije koristili samo faksimilni (štampani) dokumenti, sada ih zamjenjuju elektronski. Glavni razlozi zbog kojih kompanije prelaze na elektronska razmjena dokumenata sa ugovornim stranama, - optimizacija rada, minimizacija vremenskih i finansijskih troškova.

1. Metode za prelazak na EDI sa drugim ugovornim stranama.
2. Da li je vašoj kompaniji potreban EDI?
3. Kako organizovati elektronski protok dokumenata sa drugim ugovornim stranama.
4. Zaključivanje ugovora sa operaterom.
5. Kupovina sertifikata.
6. Povezivanje ugovornih strana.
7. Kako uspostaviti elektronsku razmjenu dokumenata sa ugovornim stranama.

Načini prelaska na EDI sa drugim stranama

Postoje dva načina za razmjenu dokumenata sa drugim ugovornim stranama.

1. Direktno. Da biste to učinili, morate zaključiti ugovor (sporazum), koji bi trebao navesti metode i postupak interakcije. Treba imati na umu da se svi papiri ne mogu direktno prenijeti.
2. Preko servisa. Usluga elektronske razmjene dokumenata je korisna jer povezivanjem na mrežu operatera klijent dobija posrednika koji ima fakture, kadrovske, tehničke i pravne snage za legalnu razmjenu bilo kojeg dokumenta.

Korištenje usluga operatera je najbolji izbor. Postoji naredba Ministarstva finansija br. 50n, prema kojoj se prenos računa u elektronskom obliku može izvršiti samo preko EDI operatera, samo će takav posrednik moći da potvrdi činjenicu prenosa papira; neophodno.

Da li je vašoj kompaniji potreban EDI?

Osnovni zadatak koji rješava elektronsko upravljanje dokumentima je optimizacija troškova vremena i novca za razmjenu papira. U EDI sistemu možete brzo i jednostavno pronaći bilo koji dokument, poslati ga svojoj suprotnoj strani i pratiti rad svojih zaposlenih. Elektronsko upravljanje dokumentima štedi ne samo vrijeme, već i resurse kompanije - nema potrebe da trošite novac na poštu ili kurira.

Prilikom implementacije EDI-ja rješavaju se sljedeći zadaci:

• Razvoj automatizovanog rada za koordinaciju i odobrenje.
• Pohranjivanje svih dokumenata na jednom serveru.
• Mogućnost brzog praćenja istorije toka dokumenata sa određenom drugom stranom.
• Kreiranje projekata sa velikim brojem partnera i učesnika.
• Visok stepen sigurnosti i zaštite poslovne tajne.

Drugim riječima, elektronsko upravljanje dokumentima potrebno je onim kompanijama čiji menadžeri nastoje što više optimizirati i automatizirati rad, te izgraditi transparentan poslovni model koji je lako kontrolisati na daljinu.

Kako organizovati elektronski protok dokumenata sa drugim ugovornim stranama

Postoje tri koraka koje treba pratiti.

1. Zaključite ugovor sa operaterom.
2. Kupite alate za kriptografsku zaštitu.
3. Priključite druge strane u sistem.

Zaključivanje ugovora sa operaterom

Ovo se ponekad naziva „pridržavanje propisa“. Ovaj dokument opisuje sve nijanse saradnje, uslove povezivanja sa sistemom i troškove, a takođe ukazuje na pravne aspekte interakcije.

Kupovina sertifikata

Postoje tri tipa: jednostavni, pojačani nekvalifikovani, ojačani kvalifikovani. Sertifikat je neophodan da bi dokument bio priznat kao ekvivalentan svom papirnom pandanu. - zamjena vlastitog potpisa i stavljenog pečata preduzeća. Za zaštitu, šifrovanje i dešifrovanje elektronskih potpisa potreban je alat za kriptografsku zaštitu (kupuje se od operatera).

Povezivanje ugovornih strana

Najvjerovatnije neki od vaših poslovnih partnera već koriste jedan ili drugi EDI sistem. Čak i ako nije klijent Taxneta, nije važno. Uz pomoć (tehnologije koja vam omogućava razmjenu dokumenata između različitih EDF operatera), možete uspostaviti interakciju.

Partneri koji nisu registrovani ni u jednom EDI sistemu moraju biti uvjereni u efikasnost takvog načina razmjene dokumenata. U pravilu, to nije velika stvar, jer su gotovo svi poduzetnici već čuli za prednosti EDI-ja i imaju ideju o tome kako ti sistemi rade. Možete ih potaknuti na pozitivnu odluku tako što ćete im dati besplatan pristup sistemu na dva do tri mjeseca. O takvim točkama možete razgovarati s našim stručnjacima - oni će vam reći kako najbolje postupiti.

Kako uspostaviti elektronsku razmjenu dokumenata sa ugovornim stranama

Kompanija Taxnet već 15 godina razvija IT rješenja za preduzeća, uključujući razvoj sistema „“ koji vam omogućava da brzo, pouzdano, povoljno i jeftino uspostavite elektronsku razmjenu dokumenata sa partnerima. Sistem je instaliralo 100.000 klijenata (više od 700 partnera širom zemlje). Šta nudimo?

1. Osigurat ćemo pravnu snagu za sve prenesene dokumente.
2. Brza interakcija, slanje/prijem dokumenata između vas i vaših partnera.
3. Pouzdana zaštita od neovlaštenog pristupa.
4. Sigurnost dokumenata u svim fazama transporta i tokom skladištenja.
5. Korisnička podrška i obuka osoblja za korištenje programa.

Zahvaljujući dobro uhodanom radu, osiguraćemo brzo povezivanje sa sistemom i nesmetan prelazak na e-dokumentotok. Da biste nas kontaktirali, popunite prijavu na web stranici ili pozovite 8-800-333-80-89. Naši stručnjaci će vam dati lični savjet i reći vam o detaljima saradnje!

Zamjenik generalnog direktora Taxkom doo

Velika većina računovođa koristi specijalizovane kompjuterske programe i podnosi elektronske izvještaje poreznoj upravi i fondovima. Zašto onda ne komunicirate „elektronski“ sa svojim partnerima? Zašto štampati hrpe papira kada možete kreirati i čuvati elektronske dokumente? Kako to učiniti, rekla nam je kompanija koja pruža usluge elektronskog upravljanja dokumentima.

Igore Vladimiroviču, recite nam šta je to elektronsko upravljanje dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Elektronsko upravljanje dokumentima je način organizovanja rada sa dokumentima, kada se najveći deo njihovih originala generiše u elektronskom obliku, bez upotrebe papirnih medija. Napominjemo da se takvim protokom dokumenata stvaraju originali u elektronskom obliku, a ne samo elektronske kopije papirnih dokumenata. Elektronski dokumenti u odobrenim formatima mogu se sastaviti u većini računovodstvenih programa. Ali da bi elektronski dokument bio pravno značajan, ne samo da mora biti u skladu sa odobrenim formatima i imati obavezne podatke, već mora biti i potpisan elektronskim potpisom.

Nakon kreiranja dokumenta, možete ga odmah potpisati elektronskim potpisom u mnogim, iako ne svim, računovodstvenim programima.

Ako se elektronski dokument šalje drugoj strani, isti se mora poslati u skladu sa procedurom za razmjenu elektronskih dokumenata.

Kakva je to procedura za razmjenu elektronskih dokumenata? Koju vrstu elektronskog potpisa treba potpisati elektronski dokument?

Zahvaljujemo se glavnom računovođi DOO “Firma “ANIS-98”” na predloženoj temi intervjua Olga Vladimirovna Saltykova, Moskva.

I.V. Murashkintsev: Ovaj redoslijed će se razlikovati za različite dokumente. Elektronske fakture imaju posebne, strože zahtjeve. Moraju biti potpisani poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom i poslati preko operatera za upravljanje elektronskim dokumentima Narudžba, odobreno. Naredbom Ministarstva finansija od 25. aprila 2011. godine broj 50n.

Unaprijeđeni kvalifikovani elektronski potpis je analogni pečatu organizacije uz potpis odgovorne osobe. Prati ga kvalifikovani sertifikat ključa za verifikaciju. Samo akreditovani sertifikacioni centri mogu da izdaju takve elektronske potpise Zakon od 04.06.2011. br. 63-FZ. Dokumenti koji su potpisani elektronskim digitalnim potpisom po starom Zakonu o EDS-u, koji više neće važiti od 1. Zakon od 10. januara 2002. br. 1-FZ, smatraju se potpisanim poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom.

U određenim industrijama, na primjer u proizvodnji nakita, preporučljivo je prenijeti preko operatera ne samo eksterne, već i neke interne dokumente organizacije. Interni dokumenti obično ne moraju biti potpisani poboljšanim kvalifikovanim potpisom. Po nahođenju same organizacije, pojačan nekvalifikovani ili čak jednostavan elektronski potpis može biti dovoljan.

Pojačane nekvalifikovane potpise izdaju i certifikacijski centri, a oni mogu biti jeftiniji od kvalifikovanih. Jednostavan potpis je šifra ili lozinka koja vam omogućava da identifikujete kreatora dokumenta. Takav potpis možete dodati pomoću kompjuterskog programa, a to će zahtijevati manje troškova od kupovine poboljšanog potpisa.

Eksterni dokumenti, osim faktura, mogu se slati drugim stranama jednostavnom e-poštom. Po dogovoru stranaka, mogu se potpisati ili poboljšanim kvalifikovanim ili poboljšanim nekvalifikovanim elektronskim potpisom. Ali korištenje posebnog elektronskog sistema za upravljanje dokumentima je praktičnije, jer vam omogućava da odmah primite obavijest da je vaš partner primio dokument. On, pak, može to odmah potpisati i poslati vam.

Koji je najbolji način za početak implementacije elektronskog upravljanja dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Tipično, kompanije koje imaju mnogo partnera i veliki obim eksternog toka dokumenata odlučuju da pređu na korišćenje elektronskih dokumenata. Budući da je razmjena elektronskih dokumenata, posebno faktura, moguća samo uz zajednički dogovor strana klauzula 1 čl. 169 Poreski zakon Ruske Federacije, onda prvo trebate razgovarati o mogućnosti prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima sa svojim redovnim partnerima. Zatim morate odabrati operatera za upravljanje elektronskim dokumentima i sklopiti ugovor s njim. Spisak operatera za upravljanje elektronskim dokumentima koji su uključeni u mrežu poverenja Federalne poreske službe je objavljen na Web stranica Federalne porezne službe .

Na koje kriterije treba obratiti pažnju pri odabiru operatera?

I.V. Murashkintsev: Operatori za upravljanje elektronskim dokumentima u pravilu pružaju mogućnost razmjene elektronskih dokumenata sa nekoliko strana u test modu. Tokom ovakvog „probnog rada“ moći ćete da shvatite koji interfejs vam je pogodniji i da li će biti lako kombinovati vaš računovodstveni program sa sistemom upravljanja dokumentima operatera.

Što je teže kombinovati računovodstveni program sa elektronskim sistemom upravljanja dokumentima, to će biti veći trošak implementacije sistema. Obratite pažnju i na cijenu slanja elektronskih dokumenata. Obično se prosljeđivanje plaća na isti način kao u mobilnim komunikacijama: plaća „pozivalac“, odnosno pošiljalac elektronskog dokumenta. Elektronski dokumenti se često moraju slati u kompletu. U tom slučaju može doći do naknade za slanje paketa dokumenata, na primjer računa i potvrde o završenom poslu ili fakture.

Da li je potrebno istovremeno sklapati ugovor sa certifikacijskim centrom - organizacijom koja izdaje elektronske potpise?

I.V. Murashkintsev: Ovo je obavezno za eksterni protok dokumenata. Certifikacijski centar mora svim učesnicima u toku dokumenata obezbijediti elektronske potpise. Kompanije koje dostavljaju izvještaje elektronskim putem već su zaključile takve ugovore. Ako koristite samo interni tok dokumenata, onda to zavisi od vaše želje. Interni dokumenti se mogu potpisati jednostavnim elektronskim potpisom iu tom slučaju nema potrebe za sklapanjem ugovora sa sertifikacionim tijelom.

Mogu li druge strane koristiti različite sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima? Ili je moguće primiti dokumente samo ako ih je partner poslao preko istog operatera?

I.V. Murashkintsev: Trenutno, nažalost, ne postoji interni roming između operatera. Stoga, da biste primili dokumente, morate se povezati na istog operatera kao i kompanija koja šalje dokumente. Dakle, ako vaše druge ugovorne strane rade preko različitih operatera, da biste razmijenili dokumente sa drugim ugovornim stranama, morat ćete sklopiti ugovor sa svakim od operatera.

Nadamo se da će roming raditi u toku ove godine i tada će biti moguće prihvatiti dokumente poslate preko drugih operatera.

Da li je potrebno posebno predvideti upotrebu elektronskog sistema za upravljanje dokumentima u ugovorima sa drugim ugovornim stranama?

I.V. Murashkintsev: Ne, ne morate ovo da radite. Dovoljno je razmjenjivati ​​redovne mejlove (ne moraju biti ovjereni elektronskim potpisom) ili papirna pisma faksom, gdje je potvrđena saglasnost za korištenje elektronskih dokumenata Dopis Ministarstva finansija od 01.08.2011. godine broj 03-07-09/26. Ili, na primjer, jedna od ugovornih strana može pozvati drugu preko svog operatera, kao što se dešava kada pozove „prijatelje“ na društvenim mrežama, a druga može prihvatiti ovaj poziv. Međutim, ako vaša druga ugovorna strana ne želi da prima dokumente elektronskim putem, moraćete da nastavite da im šaljete papirna dokumenta.

Pa, dogovorili smo se sa našim partnerima, izabrali operatera ili čak nekoliko operatera. Šta dalje?

I.V. Murashkintsev: Sada moramo prilagoditi poslovne procese kompanije implementaciji elektronskog upravljanja dokumentima u radu sa izvođačima:

izradi i odobri proceduru za elektronsko upravljanje dokumentima;
imenovati odgovorne za njegovo održavanje;
organizovati elektronsku arhivu primljenih i poslatih dokumenata;
u računovodstvenoj politici propisati pravila za kreiranje, prijem i čuvanje elektronskih dokumenata, imenovati odgovorne za izradu i potpisivanje elektronskih dokumenata.

Svaki zaposlenik koji je ovlašten za potpisivanje elektronskih dokumenata mora imati elektronski potpis, jer ne možete prenijeti svoj potpis na druga lica.

Da li trebam da štampam i čuvam elektronske dokumente u papirnom obliku?

I.V. Murashkintsev: Ne, nije neophodno, iako mnogi nastavljaju da to rade na starinski način. Svi poslani i primljeni elektronski dokumenti čuvaju se u elektronskoj arhivi. A vaša elektronska arhiva treba da bude organizovana tako da po potrebi, na primer, na zahtev poreske inspekcije, možete brzo pronaći tražena dokumenta i poslati ih inspekciji elektronski, na isti način na koji se sada prenosi elektronsko prijavljivanje .

A ako poreska uprava ili revizor zatraže papirnu kopiju elektronskog dokumenta, da li će biti jasno da se radi o kopiji elektronskog dokumenta i da je elektronski dokument potpisan od strane stranaka?

I.V. Murashkintsev: Možete odštampati elektronski dokument i dobiti kopiju na papiru. Ova kopija će se automatski odštampati da je papirna kopija elektronskog dokumenta i original je elektronski potpisan od strane strana. Papirna kopija, ako je pravilno sačinjena, odnosno ovjerena potpisom i pečatom organizacije ili notarsko ovjerena, može se koristiti na isti način kao i kopija originalnog papirnog dokumenta.

Mogu li se svi dokumenti kreirati elektronskim putem?

I.V. Murashkintsev: Dokumenti se mogu kreirati u papirnom i elektronskom obliku. Ako je elektronski dokument potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, on je ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom klauzula 5 čl. 9 Zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ; klauzula 1 čl. 6 Zakona od 04.06.2011. br. 63-FZ. Postoje elektronski formati koje je odobrila Federalna porezna služba za fakturu, tovarni list TORG-12 i potvrdu o završetku radova. Ostali dokumenti se mogu kreirati u bilo kojem formatu, kao što su tekst ili pdf.

Ali postoji dokument koji se mora sastaviti na papiru. Ovo je tovarni list. Još uvijek nije moguće osigurati mogućnost elektroničkog čitanja tijekom putovanja.

Osim toga, dokumenti koji regulišu odnos između poslodavca i zaposlenog, na primjer, prijava za posao, ugovor o radu, također moraju biti sastavljeni u papirnoj formi.

Koji su zahtjevi za opremu i računare priključene na sistem elektronskog upravljanja dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Isto kao i za računare sa kojih se elektronsko prijavljivanje šalje poreskoj upravi i drugim regulatornim organima. Svako radno mjesto povezano sa sistemom za upravljanje elektronskim dokumentima mora imati stabilan internet kanal i instaliran program Crypto-Pro ili drugi sličan program za rad sa elektronskim ključevima.

Koje opasnosti mogu nastati prilikom kreiranja i slanja elektronskih dokumenata i kako ih izbjeći?

I.V. Murashkintsev: Po mom mišljenju, nema ozbiljnih opasnosti. Jedina stvar je da morate biti veoma oprezni, sve raditi na vreme i ne praviti greške u elektronskim dokumentima, posebno u fakturama. Propisi za izdavanje i slanje računa su veoma strogi. A da biste ispravili grešku u dostavljenoj fakturi, morate ponovo poslati ispravljenu fakturu.

Ali ne možete knjižiti novu fakturu koristeći datum koji je već prošao.

Kontinuirano numerisanje faktura se dešava u računovodstvenom programu. Nije bitno da li šaljete papirne ili elektronske račune i da li koristite jednog ili više operatera.

Koliki je okvirni trošak slanja i prijema elektronskog dokumenta?

I.V. Murashkintsev: Stabilna cijena ovih usluga na tržištu tek se pojavljuje. Danas se može kretati od 1 do 5 rubalja. za slanje jednog elektronskog dokumenta. Neki operateri dodatno naplaćuju pretplatu. Primanje elektronskih dokumenata je obično besplatno.

U svakom slučaju, jeftinije je od slanja dokumenata običnom poštom, posebno na velike udaljenosti. Plus smanjenje troškova za štampanje i skladištenje papirnih dokumenata.

Prema recenzijama kompanija koje su počele sa implementacijom elektronskog upravljanja dokumentima, uštede pri prelasku na razmjenu dokumenata sa drugim ugovornim stranama elektronski mogu iznositi oko 2% bruto prometa kompanije.

Trenutno, razmjena dokumenata između poslovnih subjekata i fizičkih lica postepeno prelazi sa papirne na elektronsku. Elektronski sistem upravljanja dokumentima ima niz prednosti u odnosu na jednostavan papir - štedi vrijeme i povećava efikasnost donesenih odluka. EDMS se može izgraditi kako unutar kompanije, tako i između različitih kompanija putem interneta.

Elektronsko upravljanje dokumentima je sistem procesa za obradu dokumenata u elektronskom obliku. Većina modernih računovodstvenih i kadrovskih programa može generirati elektronske dokumente u standardnom formatu utvrđenom na zakonodavnom nivou. Ali da bi takav dokument imao pravnu težinu, moraju ga potpisati obje strane elektronskim potpisom.

Elektronski tok dokumenata se može podijeliti u dva velika tipa – razmjena dokumenata unutar kompanije ili između različitih kompanija putem komunikacijskih kanala. Moguće je kombinovati ova dva sistema u jedan globalni.

Korišćenje elektronskog upravljanja dokumentima u okviru preduzeća zahteva nabavku neophodnog softverskog paketa (EDM platforma), kao i opreme za njegov rad (mrežna oprema, server i sl.).

Za razmjenu dokumenata između dvije kompanije potreban je operater elektronskog upravljanja dokumentima. Garantuje isporuku poruka, kontroliše format poslanih dokumenata, zahteva overu rada sa podacima elektronskim potpisom i čuva arhivu dokumenata.

Pažnja! Jedna od takvih usluga je. Dokumenti primljeni preko njega su pravno značajni ako nose oznaku elektronskog potpisa s obje strane toka dokumenata.

Prednosti i nedostaci EDI

Ključne prednosti

Elektronsko upravljanje dokumentima ima neosporne prednosti u odnosu na papir:

• Pojednostavljivanje kancelarijskog rada - sistem vam neće dozvoliti da dodelite isti broj različitim dokumentima, jer će se to dešavati po redosledu i automatski;
• Praćenje pozicije svakog dokumenta - u svakom trenutku možete saznati ko tačno radi sa dokumentom. Zaposleni ga neće moći oštetiti ili izgubiti. Dokument koji je slučajno ili namjerno obrisan još uvijek se može vratiti;
• Ubrzavanje obrade dokumenata - ako su odjeli kompanije raštrkani po nekoliko zgrada, onda se papirni dokument mora lično nositi tamo na odobrenje. Uz EDI, traženi dokument stiže do zaposlenika u djeliću sekunde;
• Pogodan rad sa verzijama - prilikom uređivanja, sistem sprema svaku verziju. Ako je potrebno, možete pratiti ko je izvršio izmjene u dokumentu i kada;
• 24-satni daljinski pristup - ako je potrebno, pristup EDF sistemu može se organizovati putem interneta sa bilo kog računara na svetu. Zaposleni može da radi sa dokumentima dok je na službenom putu, na godišnjem odmoru ili na bolovanju;
• Planiranje rada - navođenjem datuma kreiranja i datuma izvršenja možete planirati izvršenje dolaznih dokumenata prema redu čekanja;
• Pretraga dokumenata - možete pretraživati ​​opću bazu dokumenata koristeći ključne riječi i izraze;
• Štedi papir - nema potrebe za štampanjem svih dokumenata u potrebnoj količini.

Glavni nedostaci

Uprkos očiglednim prednostima, EDI sistemi imaju i nedostatke koji mogu spriječiti kompaniju da ih implementira.

To uključuje:

• Morate potrošiti novac na kupovinu sistema, koji, ovisno o broju korisnika, može iznositi do 100 hiljada rubalja;
• Nakon kupovine, potrebno je mnogo vremena za instalaciju, implementaciju i otklanjanje grešaka;
• Potrebno je obučiti sve korisnike koji će u to biti uključeni;
• Osiguravanje sigurnosti sistema - ograničavanje pristupa između korisnika, izdavanje potrebnih elektronskih potpisa, zaštita od prodora spolja;
• Kompanija mora imati administratora koji će pratiti funkcionisanje sistema, obavljati uslužne aktivnosti i rješavati korisničke probleme;
• U cilju zaštite informacija potrebno je napraviti sigurnosnu kopiju baze podataka dokumentima;
• Ukoliko EDI nije dostupan u partnerskim firmama, potrebno je osigurati postojanje i elektronskog i papirnog sistema.

Funkcionalnost elektronskog upravljanja dokumentima

Svaki sistem za upravljanje dokumentima mora osigurati izvršenje mnogih radnji:

• Radite sa bilo kojom vrstom dokumenata - kreirajte ih, sastavljajte, obradite ih, registrujte, pratite njihovu implementaciju, koordinirajte, itd.;
• Organizujte tokove dokumenata - odredite rute unutar kompanije, ograničite pristup između pojedinačnih korisnika, obezbedite mogućnost rada sa jednim dokumentom za više ljudi odjednom;
• Organizirajte arhivu dokumenata s mogućnošću pretraživanja i pohranjivanja.

Pažnja! Elektronsko upravljanje dokumentima treba da pruži istu mogućnost rada sa dokumentima kao i tradicionalni papir.

Veliki razvijeni sistemi pružaju mogućnost:

• Registracija svih prolaznih dokumenata – ulaznih, odlaznih, internih, sa njihovim daljim preusmjeravanjem na menadžera;
• Osigurati jedinstvenu proceduru za rad sa dokumentima u svakom odjeljenju kompanije;
• Rad sa dokumentom pojedinačno i kolektivno;
• Razmjena dokumenata između odjela i određenih zaposlenika;
• Ograničiti pristup dokumentima;
• Koristite standardne obrasce za sve dokumente;
• Kontrolisati da li će odobrenje, izvršenje i drugi poslovi sa dokumentom biti završeni na vreme;
• Generirati izvještaje - analitičko, statističko, itd.;
• Organizirati arhivsku pohranu sa snimanjem datuma i vremena pristupa korisnika.

Da li je moguće kombinovati papirni dokumentotok sa elektronskim?

Nakon prelaska na elektronski tok dokumenata u organizaciji, u početku još uvijek neće biti moguće potpuno napustiti papirnate dokumente.

To se može dogoditi iz nekoliko razloga:

• Ne koriste sve ugovorne strane EDI;
• Preduzeće već ima dosta papirnih dokumenata pohranjenih u arhivi.

Međutim, postoje fundamentalne razlike u radu sa elektronskim i papirnim dokumentima. Na primjer, papirni dokument je potrebno odštampati i donijeti menadžeru na potpis, dok se elektronski dokument mora potpisati u samom sistemu. Papirna knjigovodstvena dokumenta koja se šalju drugoj strani mogu se izgubiti u pošti prilikom otpreme, dok elektronska stignu do primaoca.

Glavna razlika između rada sa ove dvije vrste dokumenata je njihovo skladištenje. Elektronski dokumenti odmah ulaze u sistem, gdje svi korisnici mogu sa njima raditi. Za papirna dokumenta i dalje treba organizovati arhivu u kojoj će se skladištiti na uredan način. Istovremeno, nakon što stigne u kompaniju, papirni dokument se mora skenirati, a ova skenirana kopija mora biti učitana u sistem za dalji rad.

Pažnja! Dakle, rad unutar kompanije i dalje treba obavljati samo elektronski. Ako papirni dokument stigne, vide ga samo oni koji ga prime ili potpišu. Istovremeno, rad s elektronskom kopijom omogućava vam da zaštitite original od gotovo bilo kakvog gubitka i omogućuje nekoliko korisnika da rade s njim istovremeno.

Koji EDI programi postoje?

Na tržištu postoji mnogo sistema za upravljanje dokumentima, od kojih svaki ima svoje prednosti i nedostatke. Najčešći sistemi:

Interakcija elektronskog dokumenta sa drugim programima

Zauzimajući svoje mjesto u elektronskom okruženju organizacije, EDI sistem mora tokom rada slobodno podržavati druge poslovne aplikacije koje već rade u njemu. Na primjer, potrebno je slobodno obraditi knjigovodstvene dokumente - fakture, akte, fakture, punomoći i sl.

Osim toga, elektronski sistem upravljanja dokumentima mora raditi dosljedno sa svima i raditi sa istim podacima. Stoga je neophodno da sistem podržava direktorijume koji se koriste u elektronskom okruženju i da može da ažurira podatke u njima.

Osim toga, potrebno je voditi računa o radu sa eksternim podacima - e-mail, trgovačke platforme itd.

Prilikom odabira elektronskog sistema za upravljanje dokumentima potrebno je obratiti pažnju na mogućnosti njegove interakcije sa drugim alatima i izvorima podataka koji su dostupni u preduzeću. Tipično, popularni, a samim tim i aktivno razvijajući sistemi, uključuju mnoge module za najpopularnije programe - 1C, Parus, Oracle i mnoge druge.

Na primjer, program za upravljanje elektroničkim dokumentima 1C može vam omogućiti generiranje, primanje i slanje elektroničkih računovodstvenih dokumenata direktno iz njega, dok ih potvrđujete kvalificiranim potpisom.