Preuzmite brošuru (1MB)

Elektronski dokumenti potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom (CES) imaju pravnu snagu i potpuni su analozi papirnih dokumenata.

Elektronski tok dokumenata regulisan je Federalnim zakonom od 04.06.2011. br. 63-FZ „O elektronskom potpisu“, Federalnim zakonom od 12.06.2011. „O računovodstvu“, Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 04. /25/2011 N 50n “O davanju saglasnosti na Proceduru izdavanja i prijema računa” u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa.”

Prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima omogućava vam da:

Od decembra 2014. MMK je prešao na elektronsku razmjenu dokumenata sa više od 50 ugovornih strana.

Razmjena se vrši kao formalizovana dokumenta, u skladu sa naredbama Federalne poreske službe Rusije: faktura, TORG-12, potvrda o obavljenim radovima (obavljenim uslugama); i dokumenti u excel, word, pdf formatu koji potvrđuju prenos robe, obavljanje poslova, pružanje usluga.

Pripremna faza uključuje sljedeće korake:

1. Odabir EDF operatera. Lista je objavljena na web stranici http://www.nalog.ru/opendata/7707329152-reestropereldoc/.
2. Ako operater nije SKB-Kontur, provjerite dostupnost rominga https://kontur.ru/diadoc/roaming.
3. Kontaktiranje Servisnog centra MMK-Informservice doo radi organizovanja probne razmene dokumenata.
4. Pravna registracija prelaska na razmjenu dokumenata u elektronskoj formi potpisivanjem odgovarajućeg Ugovora.

U prosjeku, organiziranje procesa razmjene elektronskih dokumenata, uključujući i potpisivanje Ugovora, traje od 2 sedmice do 1 mjesec.

Podešavanje rominga za korisnike 1C-EDO

Ako su korisnik usluge 1C-EDO i njegova druga strana povezani na EDO preko jednog od EDO SF operatera uključenih u 1C-EDO (lista se može pogledati ovdje), tada roaming nije potrebno konfigurirati, on radi automatski. Dovoljno je slijediti upute za sklapanje ugovora o razmjeni elektronskih dokumenata sa ugovornim stranama.

Ako je korisnik usluge 1C-EDO povezan preko EDO operatera SF Kaluga Astral, a njegova druga strana je povezana preko EDO operatera Taxcom, onda se ne biste trebali prijaviti ni za postavljanje roaminga.

Da li je potrebno prijeći na elektronsko upravljanje dokumentima - iskustvo Yandex.Money

Postavljanje elektronskog upravljanja dokumentima kod takve druge ugovorne strane vrši se korištenjem uputstva .

Aktuelne informacije o statusu rominga preko EDF operatera SF Kaluga Astral sa drugim operaterima su ovdje.

Danas korisnici usluge 1C-EDO koji su odabrali Kaluga Astral operatera prilikom povezivanja na EDO mogu postaviti roming po prijavi sa dva operatera koji nisu uključeni u listu operatera usluge 1C-EDO:

SKB Kontur

JSC NIIAS*

* JSC NIIAS je specijalizovani operater JSC Ruskih železnica. Pažnja! Elektronski tok dokumenata kod ovog operatera ograničen je na Univerzalni dokument za prijenos (funkcija SChF) i Univerzalni dokument za podešavanje (funkcija KSChF).

Ako je korisnik usluge 1C-EDO povezan preko EDO operatera SF Kaluga Astral, a njegova druga strana je povezana preko jednog od gore navedenih roaming operatera, tada morate slijediti upute:

1. Pošaljite na e-mail adresu konsultativne linije 1C EDF: [email protected] pismo sa naslovom „Zahtjev za roaming Naziv organizacije INN KPP».

Primjer teme: “Zahtjev za roaming LLC Romashka, TIN 1234567890, kontrolni punkt 123401001”

Pismo mora biti popraćeno popunjenim Aplikacija za podešavanje rominga u formatu koji se može uređivati ​​(DOC fajl), kao i skeniranu sliku ove prijave sa potpisom rukovodioca ili drugog ovlašćenog lica, pečatom pretplatničke organizacije i datumom potpisivanja.

Šablon "Aplikacija za postavljanje rominga"

Prijava mora sadržavati sljedeće podatke:

• o 1C-EDO pretplatniku (naziv organizacije, INN/KPP, ID učesnika EDF-a);
• o jednoj ili više ugovornih strana koje su pretplatnici drugog SF Operatora EDF-a (Naziv organizacije druge ugovorne strane, INN/KPP, naziv druge strane SF Operatora EDF-a).

Identifikator druge strane u aplikaciji za roming nije obavezan. Ali njegovo prisustvo će omogućiti bržu obradu aplikacije.

Imajte na umu da jedna aplikacija može navesti druge ugovorne strane samo jednog Operatora EDF-a. Ako su ugovorne strane s kojima želite podesiti roming povezane s različitim EDF operaterima (odnosno, neke na SKB Kontur, druge na JSC NIIAS), tada morate popuniti dvije odvojene prijave za roming.

2. Nakon prijema zahtjeva za organizovanje roming razmjene, SF EDF Operator prenosi podatke o pokretaču i njegovoj suprotnoj strani drugom SF EDF Operatoru.

Ako je organizacija u čije ime se sastavlja "Zahtjev za postavljanje rominga" istovremeno registrovana i kao pretplatnik operatera Kaluga-Astral i kao pretplatnik operatera druge strane (SKB Kontur ili JSC NIIAS), potrebno je da dodatno pošaljete “Pismo za odabir operatera”:

Šablon "Pisma o izboru operatera"

Uzorak popunjavanja „Pisma za izbor operatera“

3. Drugi EDF Operator SF, u skladu sa Naredbom Ministarstva finansija br. 174n, traži saglasnost svog pretplatnika za organizovanje roming razmjene sa pretplatnikom prvog SF Operatora EDF-a.

4. Nakon dobijanja saglasnosti od drugog učesnika u planiranoj razmjeni, oba SF EDF operatera postavljaju roming razmjenu i obavještavaju svoje pretplatnike o implementaciji roming razmjene pismom sa naslovom: „Postavke su napravljene“.

Nakon što dobije pozitivan odgovor o postavljanju od EDF Operatora SF, korisnik 1C programa povezan na 1C-EDO ili 1C-Taksk, da bi započeo rad sa EDF-om u romingu, mora ući u meni “EDO Settings” svog programa (Sl. 1 ili slika 3) i kliknite na dugme „Ažuriraj statuse“ (slika 2 ili slika 4). Status EDI podešavanja kod druge strane bi se trebao promijeniti u „Pridružen“.

Slika 1 "Postavke EDO u 1C: Računovodstvo 8 rev. 3.0"

Pažnja!

Da biste postavili roming, ne morate sami slati pozivnice. Sve potrebne radnje obavljaju se na nivou EDF operatera u okviru aplikacije.
Ako primite obavijest o postavljanju rominga, ali EDF postavka nije kreirana u 1C, morate:
· Provjerite korespondenciju detalja druge ugovorne strane sa kojom je potvrđeno podešavanje rominga i detalja sa kojima je druga strana zabilježena u imeniku „Counterparties“. Prije svega, obratite pažnju na kontrolni punkt;
· Uverite se da u direktorijumu “EDF Settings” nema trenutne postavke za ovu drugu stranu.

Slika 2 "Ažuriranje statusa EDI postavki u 1C: Računovodstvo 8 rev. 3.0"

Slika 3 "EDO postavke u 1C: Računovodstvo 8 rev. 2.0"

Slika 4 "Ažuriranje statusa EDI postavki u 1C: Računovodstvo 8 rev. 3.0"

Nakon što izvršite ove korake, možete nastaviti sa radom (slanje ili primanje elektronskih dokumenata) sa drugom stranom http://its.1c.ru/edo.

Imate li pitanja? Obratite se tehničkoj podršci EDF-a u 1C programima:

— preko 1C-Connect-a, usluga "1C-EDO: Korisnička podrška";

— jedinstveni besplatni savezni broj 8-800-333-93-13;

— email [email protected].

Elektronsko upravljanje dokumentima sa suradnicima

“Kada odštampate knjigu, uvijek se uvuče nekoliko grešaka koje niko neće primijetiti.”
Zakon o objavljivanju

Elektronsko upravljanje dokumentima sa suradnicima

Unapređenje ruskog zakonodavstva i razvoj automatizovanih alata za rad sa elektronskim dokumentima čini zadatak prelaska na bezpapirni (elektronski) protok dokumenata između organizacija prilično realističnim.

Koristeći ESCOM.BPM sistem za upravljanje dokumentima, ne samo da možete razmjenjivati ​​konačne dokumente sa ugovornim stranama, već i elektronski odobravati verzije zaključenih ugovora i sporazuma.

Kako funkcioniše elektronsko upravljanje dokumentima sa drugim ugovornim stranama?

Za korištenje elektronskog upravljanja dokumentima sa drugim ugovornim stranama potrebno je sa svakom od njih zaključiti „Ugovor o razmjeni elektronskih dokumenata“.

Server za elektronsko upravljanje dokumentima

Elektronski dokumenti koje želite razmjenjivati ​​sa ugovornim stranama moraju biti smješteni u skladište dokumenata servera sistema dokumenata. Takav server može biti smješten na opremi klijenta ili se može koristiti skladište dokumenata u oblaku. Pristup serveru sistema za upravljanje dokumentima izvana se vrši preko posebne klijentske aplikacije, koja je instalirana na radnim stanicama korisnika, uključujući nekoliko radnih stanica uposlenika svake od vaših suradnika. Interakcija klijentskih računara sa aplikacionim serverom sistema za elektronsko upravljanje dokumentima odvija se putem http protokola sa šifrovanjem pomoću standarda SSL 128. Pristup dokumentima je moguć samo preko interfejsa sistema za elektronsko upravljanje dokumentima tek nakon prolaska procedure autentifikacije.

Upotreba sertifikata za digitalni potpis prilikom razmene elektronskih dokumenata

Povezivanje sa serverom za upravljanje dokumentima moguće je samo sa računara koji imaju odgovarajuće sertifikate. Prilikom povezivanja na server za upravljanje dokumentima vrši se autentifikacija korisnika, koja se vrši korištenjem ličnog digitalnog certifikata (EDS). Takav sertifikat se izdaje svakom korisniku koji radi sa sistemom za elektronsko upravljanje dokumentima. Certifikat je evidentiran na elektronskom mediju tipa Token i dodatno je zaštićen PIN kodom. Nakon povezivanja, korisnik ulazi u svoj lični nalog i dobija pristup samo na vaše dokumente. Rad korisnika sa dokumentima se evidentira.
Inicijator procesa razmjene elektronskih dokumenata može biti ili menadžer vaše organizacije ili zaposlenik druge ugovorne strane zadužen za održavanje elektronskog upravljanja dokumentima. Prije slanja elektronskog dokumenta vašoj drugoj strani u sistemu upravljanja dokumentima, dokument mora biti potpisan elektronskim potpisom. Ova operacija se izvodi pomoću programa Cryptopro. Potpisani dokument se u sistemu za upravljanje dokumentima šalje primaocu - drugoj strani. Službenik druge ugovorne strane zadužen za razmjenu elektronskih dokumenata će dobiti elektronsko obavještenje o prijemu novog dokumenta. Ako prihvati dokument, onda ga potpisuje svojim digitalnim potpisom. Ako on treba da izvrši izmjene u dokumentu, onda u sistemu toka dokumenata zaposlenik druge ugovorne strane kreira novu verziju dokumenta i nakon što je uređivanje završeno, potpisuje ovu verziju svojim certifikatom za digitalni potpis. Zatim vraća ovaj dokument u sistem upravljanja dokumentima vašem zaposleniku (sistem će ga obavijestiti o prijemu nove verzije dokumenta putem obavijesti). On, zauzvrat, proučava primljenu verziju dokumenta i po potrebi je šalje na interno elektronsko odobrenje. Ako nema komentara na novu verziju, dokument se potpisuje elektronskim potpisom. Dokument potpisan digitalnim potpisom na obje strane smatra se konačnim. Ako postoje komentari na dokument, onda se ponovo kreira nova verzija, potpisuje se elektronskim digitalnim potpisom i šalje drugoj strani na potpisivanje. Sve verzije dokumenta su sačuvane i dostupne za pregled. Završnom dokumentu se dodjeljuje status „Važeći” i takav dokument ne može mijenjati nijedna strana.

Kako preći na elektronsko upravljanje dokumentima

Ako je ugovor raskinut, dodeljuje mu se status „Otkazan“.
U programu ESCOM.BPM možete razmjenjivati ​​elektronske verzije ugovora, dodatnih ugovora i aneksa, kao i druge elektronske dokumente.

Kako kupiti rješenje "Elektronsko upravljanje dokumentima sa partnerima"

Da biste automatizovali razmjenu elektronskih dokumenata sa ugovornim stranama, potrebno je kupiti jednu serversku licencu za izdanje “Standard-PROF” i potreban vam je veći broj klijentskih licenci za ovo izdanje. Broj klijentskih licenci ovisi o broju korisnika koji istovremeno koriste program.

Također će vam trebati EDS certifikati za ključeve tokena koje izdaje tijelo za izdavanje certifikata i licence za program kripto provajdera (Cryptopro CSP). Program kripto provajdera moraju instalirati samo oni korisnici koji će potpisivati ​​dokumente elektronskim digitalnim potpisom.
Za izračunavanje ukupne cijene potrebnog softvera, pišite nam. Naša email adresa [email protected]

Povratak na listu

EDF operateri i usluge elektronske razmjene dokumenata

Diadoc sistem elektronskog upravljanja dokumentima omogućava kompanijama da izvrše pravno značajan EDI u Ruskoj Federaciji i međusobno razmjenjuju dokumente putem Interneta. Za potpisivanje dokumenata u Diadocu koristi se kvalifikovani elektronski potpis, kao u elektronskom izvještavanju. EPC daje pravni značaj bez sklapanja dodatnih ugovora između ugovornih strana.

Usluga pravno značajnog elektronskog upravljanja dokumentima (USEDO) između ugovornih strana (poslovnih subjekata). YuZEDO obezbeđuje razmenu faktura i otpremnica u elektronskom obliku, kao i svih drugih vrsta dokumenata.

Međunarodni provajder EDI rješenja za optimizaciju poslovnih procesa: interno i eksterno elektronsko upravljanje dokumentima, razmjena pravno značajnih elektronskih dokumenata (elektronske fakture, otpremnice i sl.), elektronski potpis i još mnogo toga.

Rješenje od 1C koje osigurava razmjenu pravno značajnih dokumenata, elektronskih računa i drugih elektronskih dokumenata direktno iz 1C:Enterprise, bez korištenja drugih programa preko jednog od operatera za upravljanje elektronskim dokumentima (EDF) koji podržavaju 1C-EDO tehnologiju.

Usluga elektronske razmjene dokumenata. Isporučit će sve dokumente vašim partnerima u roku od nekoliko sekundi, uključujući fakture, fakture i ugovore. Nećete zavisiti od pošte i kurirskih službi, zaboravićete na kašnjenja i greške, a moći ćete da brzo pripremite dokumente za slanje regulatornim organima.

Usluga vam omogućava da putem interneta organizujete razmjenu elektronskih računa i drugih primarnih dokumenata sa svojim klijentima, dobavljačima, partnerima i odjelima.

Pružalac elektronske razmjene pravno značajnih elektronskih dokumenata između kompanija

InfoTeX

Ruski operater pravno značajnog elektronskog upravljanja dokumentima, elektronskog izveštavanja i akreditovanog centra za sertifikaciju.

Electronic Express

Servis za pripremu i prenos elektronskog izvještavanja.

Elektronsko upravljanje dokumentima sa suradnicima: prednosti i kako se prebaciti

Kvalifikovani elektronski potpis za rad na vladinim i korporativnim portalima. Elektronski potpis za učešće na aukcijama na državnim i komercijalnim platformama.

Sistem međukorporativne razmjene pravno značajnih dokumenata. Omogućava vam razmjenu finansijskih i ekonomskih dokumenata direktno iz korisničkog sučelja ERP sistema u potpunosti u skladu sa važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.

SISLINK svojim klijentima pruža usluge za: osiguranje pravno značajnog dokumenta o prometu (DOCLINK), kontrolu distribucije (DTS), elektronsko trgovanje (ETP) i automatizaciju mobilne trgovine (SFA), za bilo koju djelatnost.

Transkript

Sistem za razmjenu elektronskih dokumenata putem Interneta sa ugovornim stranama i partnerima. Formalni i neformalni dokumenti se prenose putem transkripta. Roaming radi sa drugim EDI operaterima. Za integraciju su predviđeni API i modul za rad u 1C.

EDI sa drugim ugovornim stranama

ŠTA JE EDI sa drugim ugovornim stranama

Platforma LeraData vam omogućava razmjenu EDI i USD dokumenata sa vašim poslovnim partnerima.
Da biste pokrenuli elektronsko upravljanje dokumentima potrebno je napraviti samo jedan korak!
Potrebno je da svog partnera u svom ličnom nalogu „pozovete“ da razmenjuje elektronske dokumente tako što ćete izabrati odgovarajuću stavku menija.

ZAŠTO MI OVO TREBA?

Kada povežete ovu uslugu, efikasnost u interakciji sa vašim partnerima se eksponencijalno povećava:

01. Valjanost informacija - uvijek pouzdana informacija više nije moguće jednostrano ispraviti i promijeniti;

Povežite se sa elektronskim protokom dokumenata sa drugim stranama

02. 100% dostava dokumenta primaocu. Nema argumenata za neuspjeh isporuke zbog “ljudskog faktora”. Niko od učesnika se neće pozivati ​​na činjenicu da nije primio pismo ili da je pismo završilo u „spamu“, a primalac to nije primijetio!
03. Integracija. Automatizacija poslovnih procesa. Smanjite vremenske troškove (do 80%) i eliminišite „greške u unosu“ automatskim unosom podataka u računovodstveni sistem partnera prilikom korišćenja integracionog modula.
04. Nema grešaka. Prilikom slanja dokumenta automatski se provjerava valjanost informacija koje sadrži.
05. Značajno smanjenje troškova održavanja ureda do 80 - 90% (održavanje kancelarijske opreme, kertridža, papira).

06. Nema potrebe za održavanjem arhive dokumenata, uključujući iznajmljivanje prostorija za arhivu, osoblje za održavanje, zaštitu od požara. Arhiva dokumenata dostupna je na platformi 24/7.
07. Trenutna pretraga svih arhivskih i tekućih dokumenata.
08. Trenutna isporuka zaključnih pravno značajnih dokumenata (UZD - Račun/Račun, Torg12, Potvrda o završetku) partneru. Kao rezultat toga, ne postoje posrednici u isporuci papirnih dokumenata u vidu ekspresne dostave, ruske pošte i sl., pa se javljaju problemi sa gubitkom, neisporukom ili kašnjenjem u isporuci van razumnog roka (posebno tokom obračunski izvještajni periodi) USD su eliminisani.
09. Trenutna razmjena aktuelnih cjenovnika
10. Pristup putem web platforme s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme.
11. Potpuna kontrola nad lancem od „porudžbine“ do „isporuke“, kako na web interfejsu tako i odmah u računovodstvenom sistemu, ukoliko se implementira integraciono rešenje.

Kao rezultat toga, pojednostavljenje interakcije između partnera, značajno povećanje brzine poslovnih procesa i povećanje profitabilnosti preduzeća!

Ova usluga se pruža u okviru elektronskog toka dokumenata između poslovnih partnera, osim mogućnost razmjene elektronskih dokumenata sa maloprodajnim lancima, distributivnim centrima itd.
Za detalje, kontaktirajte naše menadžere pozivom na 8 800 555 96 26 (besplatno u Rusiji) ili putem e-pošte: [email protected]

Često se mnogo govori o elektronskom upravljanju dokumentima, ali je teško snaći se u velikom broju novih pojmova, a još teže razumjeti kako sve to funkcionira. Kako započeti razmjenu? Kako raditi sa primarnim izvještajima i podnositi izvještaje elektronskim putem?

U prvom poglavlju ćemo govoriti o tome kako preći na elektronsku interakciju sa drugim ugovornim stranama i šta je potrebno za pokretanje razmene.

Pogled odozgo: da li je potrebna promjena?

Računovodstvo je neraskidivo povezano sa izradom različite dokumentacije. Šeme toka dokumenata na papiru su se usavršavale decenijama, ali danas papirna dokumenta zamjenjuju elektronski.

Pogledajmo trenutnu situaciju odozgo: mnoge kompanije djelimično ili potpuno automatizuju svoje interne poslovne procese implementacijom informacionih sistema. Ali funkcionisanje organizacije nije ograničeno na interne procese, takođe je neophodna interakcija sa partnerima.

Na primjer, nakon završetka poslovne transakcije, računovođa sastavlja izvještaj o završenom poslu u svom računovodstvenom sistemu, štampa ga i šalje poštom ili kurirskom službom. Druga strana, nakon što dobije akt, skenira ga i unosi u informacioni sistem, ako je dostupan. Zatim računovođa ručno vrši unose u računovodstveni sistem i bez greške čuva original papira. Udoban?

Situacija je paradoksalna: interni procesi su optimizirani, a eksterni ne, a upravo eksterni procesi koji su racionalizirani dovode do realne minimizacije troškova, materijalnih i vremenskih. Dostava papirnih dokumenata traje dragocjene dane i sedmice, dok se elektronski dokumenti prenose u roku od nekoliko minuta.

Metode za razmjenu elektronskih dokumenata

• Dakle, odlučili ste da počnete sa razmjenom elektronskih dokumenata. Ugovorne strane samostalno odlučuju kako će biti strukturirana elektronska interakcija. Postoje dvije glavne vrste razmjene:
• Razmijenite direktno sa drugom stranom Možete započeti sklapanjem predugovora, u kojem se detaljno preciziraju procedura i uslovi razmjene. Ako obje ugovorne strane koriste poboljšani kvalifikovani elektronski potpis, tada se ne mora zaključiti ugovor, s drugim vrstama elektronskih potpisa je neophodan sporazum; Očigledna prednost ove opcije je da ne morate plaćati operaterima za slanje dokumenata, možete koristiti običnu e-poštu. Ali ne mogu se svi dokumenti poslati direktno drugoj strani.
• Druga opcija je razmjena faktura preko operatera elektronskog upravljanja dokumentima (EDO operater SF). Ova metoda je bolja, makar samo zato što se jednom povežete na mrežu operatera, pridružite se propisima razmjene i radite u servisu. SF EDI operateri imaju tehnološke, kadrovske i pravne mogućnosti da osiguraju legitimnu razmjenu svih elektronskih dokumenata i, što je najvažnije, faktura.

Često nas pitaju zašto nam je potreban operater ako možemo direktno zamijeniti. Prva i najvažnija stvar je da pri direktnoj razmjeni elektronskih dokumenata, odnosno bez učešća operatera, nećete moći razmjenjivati ​​elektronske račune. Prema Naredbi Ministarstva finansija Ruske Federacije br. 50n, razmjena elektronskih faktura (ESF) mora se vršiti preko EDI operatera SF, jer, ako je potrebno, operater može potvrditi činjenicu izdavanja ili primanja EIF-a. i druga dokumenta.

Karina Kassis,analitičarSynerdocs

Tri jednostavna koraka do EDI-ja

• povežite se sa operaterom;
• nabavka sertifikata elektronskog potpisa i kriptografskih zaštitnih sredstava (CIPF);
• povežite druge ugovorne strane (ako je potrebno) koristeći operatera

Povezivanje sa operaterom

Prije svega, kontaktirajte operatera, razgovarajte o cijeni i uvjetima povezivanja. Prilikom pokretanja razmjene, potrebno je da potpišete ugovor sa operaterom;

Pravilnik je dokument koji detaljno opisuje principe rada, zadatke službe i pravne aspekte.

Kupovina sertifikata elektronskog potpisa i sredstava kriptografske zaštite

Sertifikat elektronskog potpisa možete dobiti od bilo kojeg centra za sertifikaciju akreditovanog od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije (Lista akreditovanih CA). Operatori toka e-dokumenta SF često su sami CA ili pružaju usluge za dobijanje sertifikata preko svojih partnera.

Prema saveznom zakonuN63 „O elektronskom potpisu“, sertifikat elektronskog potpisa koji koristi privredno društvo (pravno lice) takođe identifikuje određenog pojedinca, ali nastupa u ime kompanije na osnovu Povelje ili punomoćja. Naravno, sertifikati se ne mogu prenositi na druga lica. Ne možete dati da vam neko potpisuje autogram na dokumentima.

Karina Kassis,analitičarSynerdocs

Elektronski potpis (ES) je određeni niz znakova koji je priložen dokumentu. Postoje tri vrste potpisa: jednostavni, poboljšani nekvalifikovani, poboljšani kvalifikovani.

Prema Federalnom zakonu br. 63 “O elektronskim potpisima”, elektronski dokument potpisan jednostavnim ili poboljšanim nekvalifikovanim elektronskim potpisom priznaje se kao ekvivalent papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom.

Poboljšani kvalifikovani potpis na elektronskom dokumentu analogan je svojeručnom potpisu i pečatu na papirnom dokumentu. Federalna poreska služba priznaje pravnu snagu samo onih dokumenata koji su potpisani kvalifikovanim potpisom .

Alat za kriptografsku zaštitu informacija (CIPF) je poseban program koji šifrira i dešifruje prenesene informacije. CIPF u uslugama razmjene je neophodan za kreiranje i provjeru elektronskog potpisa. Licenca za pravo korištenja može se kupiti preko operatera.

Povezivanje ugovornih strana

Naravno, možete razmjenjivati ​​elektronske dokumente samo sa onim suradnicima koji su već povezani na uslugu razmjene. Slično je i sa društvenim mrežama: nema smisla registrirati se ako tamo nema prijatelja. Međutim, drugi mogu pratiti vašu kompaniju u eksperimentiranju. Postoje situacije kada je ugovornim stranama potrebna samo dodatna motivacija, preferencijalni ili slobodan pristup neko vrijeme. EDO SF operater će vam pomoći da riješite sva vaša pitanja, jer je i sam zainteresiran za kvalitetnu podršku svojim korisnicima i povezivanje novih pretplatnika.

Nije bitno koji EDF operater koristi SF operater - možete biti povezani na jednog operatera, a druga strana na drugog. Danas brojni vodeći operateri razvijaju i testiraju tehnologiju rominga. Dok je tehnologija u fazi razvoja, možete koristiti druge opcije za organiziranje interakcije s drugim stranama.

Prva opcija je rad sa nekoliko operatera . Učesnicima na burzi niko ne zabranjuje da koriste usluge nekoliko EDF operatera. Vi se sami možete povezati s nekoliko operatera ili ponuditi ovaj način rada drugoj strani, naravno, ako je prikladno.

Ako ste vi i vaša druga strana povezani na različite usluge, a iz nekog razloga ne želite koristiti usluge nekoliko operatera za upravljanje elektronskim dokumentima, obratite pažnju na druga opcija je da možete kontaktirati svoje operatere s prijedlogom za uspostavljanje razmjene između njih.

Umjesto zaključka

Da rezimiramo ukratko: šta vi, kao računovođa, trebate znati o tome kako započeti razmjenu elektronskih dokumenata sa drugim ugovornim stranama? Prvo, pravna snaga dokumenta je obezbeđena poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom. Drugo, EDF operater SF garantuje brzu isporuku i integritet elektronskog dokumenta. Treće, da biste započeli razmjenu preko operatera, dovoljno je pristupiti propisima, kao i kupiti certifikat za elektronički potpis i alat za kriptografsku zaštitu. Rešavanje ostalih pitanja zapravo pada na ramena operatera (www.klerk.ru).

Organizacija nije nova. Ali uprkos činjenici da su mnoga velika i srednja preduzeća obuhvaćena njime, još uvek ne razumeju svi suštinu procesa koji se dešavaju u okviru EDI. U ovom članku pokušat ćemo jednostavnim jezikom prenijeti važne informacije o automatiziranom procesu rada s dokumentima. Šta treba da uradim da bih započeo razmenu? Kako organizovati rad sa osnovnom? Kako podnijeti izvještaje putem interneta? U nastavku pročitajte odgovore na najhitnija i najzanimljivija pitanja.

Sa vanjske perspektive: kako implementirati elektronsko upravljanje dokumentima u organizaciji

Računovodstvo je neraskidivo povezano sa izradom mnogih dokumenata. Prije samo 10 godina računovodstvo je radilo s papirom, ali je došlo vrijeme da se pređe na novi poredak.

U mnogim preduzećima interni poslovni procesi su već automatizovani kroz delimičnu ili potpunu implementaciju informacionih i računovodstvenih sistema. Ali aktivnosti kompanije nisu ograničene na interne procese. Istovremeno, postoji i eksterna interakcija sa drugim ugovornim stranama.

Pogledajmo primjer. Kada je poslovna transakcija završena, računovođa priprema relevantne dokumente. Potvrde o obavljenom poslu unosi u računovodstveni sistem preduzeća, ispisuje ih i šalje drugoj strani, uz plaćanje poštanskih ili kurirskih usluga. Na strani izvođača, dokument se skenira i unosi u sistem. Šta radi računovođa? Ručno izvodi papirnati dokument i unosi ga u arhivu. Ovo je tipična procedura ako ne postoji korporativni informacioni sistem. Da li je zgodno?

Situacija je kontradiktorna. Optimiziraju se samo interni poslovni procesi, eksterni ostaju nepromijenjeni. Međutim, pojednostavljivanjem eksternih procesa možete dodatno smanjiti troškove – vremenske i finansijske. Dakle, za isporuku papirne korespondencije potrebni su dani, pa čak i sedmice, ali se prijenos informacija u digitalnom obliku završava za nekoliko minuta.

Vrste elektronskog toka dokumenata između organizacija

Recimo da ste spremni za digitalizaciju interakcije s partnerima. Možete odabrati bilo koju od dvije vrste razmjene.

1. Razmjena dokumenata putem emaila. Savjetujemo vam da jasno uključite ovaj način interakcije u ugovor između strana, navodeći adrese e-pošte koje će biti uključene u razmjenu. Učesnici mogu koristiti bilo koju vrstu elektronskog potpisa ako se slažu oko toga, međutim, prilikom potpisivanja dokumenata sa poboljšanim kvalifikovanim potpisom, dodatni ugovori neće biti potrebni.
   Stop faktor: Razumijete da se sva dokumentacija ne može poslati e-poštom.
2. Šaljite i primajte račune (Fakture), kao i drugu dokumentaciju preko operatera za elektronsko upravljanje dokumentima (EDO SF). Za to je potrebno samo jednokratno povezivanje na mrežu operatera i poštivanje propisa o razmjeni, nakon čega možete slobodno koristiti funkcionalnost tzv. Zahvaljujući širokom spektru mogućnosti – tehnoloških, kadrovskih i pravnih – operater osigurava apsolutno legitimnu razmjenu između organizacija.

Počnimo raditi sa EDI-jem

Pogledajmo bliže proceduru razmjene koristeći EDI operator SF. Za pravilan rad potrebno je izvršiti tri jednostavna koraka:

• Kupite certifikat za elektronički potpis i alat za kriptografsku zaštitu (CIPF).
• Povežite se sa operaterom koji vas zanima.
• Pozovite druge strane sa kojima redovno radite na razmjenu.

Ostala organizaciona pitanja će rješavati stručnjaci operatera EDF-a. Njihov glavni zadatak je da korisnicima omoguće ugodne uslove za rad.

Za 7 minuta naučićete sve o eksternom sistemu elektronskog upravljanja dokumentima u organizaciji na primeru servisa Synerdocs. Video će vam reći o proceduri razmjene u web klijentu: kako ih preuzeti iz lokalne memorije i kreirati u servisu, kako pozvati druge strane itd.

Pogledajte video i procijenite jednostavnost korištenja Synerdocs web klijenta.

Povežite se sa servisom razmene. Procedura

Da biste pokrenuli EDF, morate kontaktirati predstavnike operatera i razgovarati o dvije točke:

1. koliko kosta veza?
2. u kom vremenskom roku će biti završena.

Tek nakon toga se sklapa ugovor sa operaterom, a vi se pridružujete propisima o razmjeni, koji detaljno opisuju zadatke koje servis rješava, pravila njegovog rada i bitna pravna pitanja.

Dobijanje sertifikata o zaštiti digitalnog potpisa i kriptografskih informacija

Sertifikat izdaje bilo koji centar za sertifikaciju koji je akreditovan od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije (lista akreditovanih CA). Često sami operateri toka e-dokumenta Sjeverne flote obavljaju funkcije takvih centara i izdaju certifikate preko svoje partnerske mreže.

Nekoliko riječi o. To je skup znakova ispisanih određenim redoslijedom koji je priložen dokumentu i potvrđuje njegovu autentičnost. Postoje tri vrste potpisa: jednostavni, poboljšani nekvalifikovani i poboljšani kvalifikovani.

Savezni zakon br. 63 “O elektronskim potpisima” navodi da se dokument ovjeren jednostavnim ili poboljšanim nekvalifikovanim elektronskim potpisom može smatrati ekvivalentnim papirnom sa pravim potpisom. Međutim, jednostavan elektronski potpis možda neće biti dovoljan za osnovno elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija.

Što se tiče dokumenta sa pojačanim kvalifikovanim elektronskim potpisom, on se smatra analogom papirnog dokumenta sa svojeručnim potpisom i pečatom. Federalna poreska služba priznaje kao pravno značajne samo one ED koje su potpisane kvalifikovanim sertifikatom.

Za kreiranje i provjeru elektroničkih potpisa koristi se alat za kriptografsku zaštitu informacija (CIPF), koji je poseban program za šifriranje i dešifriranje prenesenih podataka.

O povezivanju ugovornih strana

Moguće je prenijeti interkorporativni tok dokumenata u digitalno „polje“ samo sa onim suradnicima koji su već povezani sa EDF operaterom. Naravno, neće biti više od polovine ovih. Često je stranama potrebna dodatna motivacija da donesu odluku u korist prelaska na novi format interakcije. Sa svoje strane, operater je spreman ponuditi mali bonus u obliku besplatne ili povlaštene razmjene za određeni period. Pomaže i u rješavanju svih problema vezanih za , budući da je direktno zainteresiran za kvalifikovanu podršku postojećim pretplatnicima i dodavanje novih.

Nije bitno kojeg EDF operatera koristi vaš izvođač. S njim možete razmjenjivati ​​koristeći tehnologiju rominga. Možete i na druge načine organizirati interakciju sa drugim stranama.

Jedna opcija je povezivanje na nekoliko servisa (sistema) istovremeno. Ova metoda elektronskog protoka dokumenata između organizacija naziva se višeoperaterska. Možete ga odabrati za sebe ili ponuditi svom partneru (ako je prikladno).

Šta ako vi i vaša druga strana koristite različite usluge, a nijedno od vas ne želi to promijeniti? U takvoj situaciji optimalna je druga opcija, kada zajedno kontaktirate svoje operatere i pozovete ih da međusobno uspostave razmjenu.

Hajde da sumiramo

Hajde da sumiramo. Prije prelaska na digitalni format interakcije s drugim stranama, računovođa treba zapamtiti tri detalja:

1. Poboljšani kvalifikovani elektronski potpis daje dokumentu pravni značaj.
2. Operater garantuje brzu i besprekornu isporuku elektronskih dokumenata.
3. Da biste počeli da koristite uslugu, potrebno je da se pridružite propisima, kupite ES sertifikat i CIPF. O ostalim pitanjima odlučivat će operater sam.

Danas hrabro upada u naše živote elektronsko upravljanje dokumentima, danas gotovo sve kompanije koriste elektronske dokumente, koriste e-mail, elektronske deklaracije, tim više što su za oporezivanje PDV-a zakonom utvrđena obavezna prijava. Neko je prešao i koristi sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima u svakodnevnom životu i konvertovao je sve izveštajne i primarne dokumente u elektronski oblik.

Koncept elektronskog upravljanja dokumentima i prednosti elektronskog upravljanja dokumentima

Elektronsko upravljanje dokumentima ima svoje prednosti i nedostatke.

Table
Prednosti i mane elektronskog upravljanja dokumentima

Istovremeno, elektronsko upravljanje dokumentima se sve više razvija. A za to postoje preduslovi.

Prvo, elektronsko upravljanje dokumentima je predviđeno poreskim zakonodavstvom. Na primjer, pri podnošenju izvještaja o premijama osiguranja ili porezu na dohodak, mora se dostaviti elektronski ako preduzeće ima više od 25 zaposlenih. Podnošenje izvještaja elektronskim putem. Potrebno je dostaviti deklaraciju u elektronskom obliku. Osim toga, u 2017. godini morat će se dati i objašnjenja da li se izvještavanje podnosi elektronskim putem.

Drugo, u računovodstvu je usvojeno elektronsko upravljanje dokumentima. Prema Zakonu br. 402-FZ „O računovodstvu“, primarni računovodstveni dokument se sastavlja na papiru i (ili) u obliku elektronskog dokumenta potpisanog elektronskim potpisom.
Treće, u 2017. elektronsko upravljanje dokumentima će dobiti još veći razvoj u pravnim postupcima. Tako su mnogi navikli da se sudske odluke objavljuju elektronski na internetu. Prema članu 4 Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, tužba, prijava, pritužba, prezentacija i drugi dokumenti mogu se podnijeti sudu na papiru ili u elektronskom obliku, uključujući i u obliku elektronskog dokumenta potpisanog sa elektronski potpis na način utvrđen zakonodavstvom Ruske Federacije, popunjavanjem obrasca objavljenog na službenoj web stranici suda na Internetu. Slične odredbe su uspostavljene iu parničnom postupku.

Četvrto, elektronske tehnologije postale su sastavni dio naših života u smislu korištenja elektronskog upravljanja dokumentima u tenderskoj dokumentaciji i elektronskim aukcijama. Prema članu Federalnog zakona od 04.05.2013. br. 44-FZ (sa izmjenama i dopunama od 03.07.2016.) „O sistemu ugovora u oblasti nabavke roba, radova, usluga za ispunjavanje državnih i općinskih potrebe“, aukcija u elektronskom obliku (elektronska aukcija) se podrazumijeva kao aukcija, u kojoj naručilac informacije o nabavci saopštava neograničenom broju osoba objavljivanjem obavještenja o takvoj aukciji i dokumentacije o njoj u jedinstvenom informacioni sistem, jedinstveni zahtevi i dodatni zahtevi su predstavljeni učesnicima u nabavci, održavanje takve aukcije obezbeđuje njen operater na elektronskoj platformi.

Peti razlog je činjenica da danas mnoge kompanije posluju u različitim regionima, sa različitim gradovima, pa je za efikasno organizovanje poslovanja potrebno ubrzati tok dokumenata i pojednostaviti odnos između strana. U tom smislu, intuitivno, mnoge kompanije uvode elektronsko upravljanje dokumentima.

Kako uvesti elektronsko upravljanje dokumentima?

U drugoj fazi morate odabrati koji će potpis kompanija koristiti prilikom sastavljanja dokumenata.

Jednostavan elektronski potpis je elektronski potpis koji upotrebom kodova, lozinki ili na drugi način potvrđuje činjenicu formiranja elektronskog potpisa od strane određene osobe.

Nekvalifikovani elektronski potpis je elektronski potpis koji:

1. dobiveni kao rezultat kriptografske transformacije informacija pomoću ključa za elektronski potpis;
2. omogućava vam da identifikujete osobu koja je potpisala elektronski dokument;
3. omogućava vam da otkrijete činjenicu unošenja izmjena u elektronski dokument nakon njegovog potpisivanja;
4. kreiran pomoću alata za elektronski potpis.

1. ključ za verifikaciju elektronskog potpisa naveden je u kvalifikovanom sertifikatu;
2. Za kreiranje i provjeru elektronskog potpisa koriste se alati za elektronski potpis koji imaju potvrdu o usklađenosti sa zahtjevima (član 5. Federalnog zakona od 6. aprila 2011. br. 63-FZ (sa izmjenama i dopunama od 30. decembra 2015.) „O elektronskim Potpisi.“ Međutim, u mnogim slučajevima su potrebni dokumenti iz sigurnosnih razloga, to je pojačan kvalifikovani potpis.

U četvrtoj fazi potrebno je obezbijediti dokumentaciju za zaključivanje ugovora.

Peta faza je zaključivanje ugovora sa sertifikacionim centrom. Prema članu 2 Federalnog zakona od 6. aprila 2011. br. 63-FZ (sa izmjenama i dopunama od 30. decembra 2015.) „O elektronskim potpisima“, centar za sertifikaciju je pravno lice, individualni preduzetnik ili državni organ ili organ lokalne samouprave. koja obavlja funkcije kreiranja i izdavanja sertifikata ključeva verifikacije elektronskih potpisa, kao i druge funkcije.

Šesta faza je uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću, organizovanje specifične razmjene elektronskih dokumenata. Računi se sastavljaju u elektronskoj formi uz zajednički dogovor učesnika u transakciji i ukoliko imaju kompatibilna tehnička sredstva i mogućnosti za prijem i obradu ovih računa u skladu sa odobrenim formatom.

Šta treba da sadrži ugovor sa sertifikacionim tijelom?

Prilikom sklapanja ugovora sa sertifikacionim centrom važno je obratiti pažnju na predmet ugovora. Prema članu 432 Građanskog zakonika Ruske Federacije, ovi uslovi su obavezni za ugovore ove vrste. Sporazum se smatra zaključenim ako se između stranaka, u formi koja je potrebna u odgovarajućim slučajevima, postigne sporazum o svim bitnim uslovima sporazuma. Odnosno, važno je što jasnije navesti predmet ugovora.

Predmet ugovora proizilazi iz Zakona o elektronskom potpisu.

Certifikacijski centar:

1. kreira sertifikate za ključeve za verifikaciju elektronskog potpisa i izdaje takve sertifikate;
2. utvrđuje rokove važenja sertifikata ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa;
3. poništava certifikate ključa za verifikaciju elektronskog potpisa koje je izdao ovaj centar za sertifikaciju;
4. izdaje sredstva elektronskog potpisa na zahtjev podnosioca zahtjeva;
5. vodi registar sertifikata ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa izdatih i opozvanih od strane ovog centra za sertifikaciju;
6. utvrđuje postupak vođenja registra sertifikata;
7. kreira ključeve elektronskog potpisa i ključeve za verifikaciju elektronskog potpisa na zahtjev podnosioca zahtjeva;
8. provjerava jedinstvenost ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa u registru certifikata;
9. vrši provjeru elektronskih potpisa na zahtjeve učesnika u elektronskoj interakciji;
10. obavlja i druge poslove u vezi sa upotrebom elektronskog potpisa.

1. neispunjavanje ili neispravno ispunjavanje obaveza koje proizilaze iz ugovora o pružanju usluga od strane sertifikacionog centra;
2. neispunjavanje ili nepravilno obavljanje dužnosti (član 3. člana 13. Federalnog zakona od 06.04.2011. br. 63-FZ (sa izmjenama i dopunama od 30.12.2015.) „O elektronskom potpisu“).

Kako organizovati elektronski protok dokumenata unutar kompanije?

Priprema, izvođenje i odobravanje nacrta elektronskih dokumenata vrši se prema opštim pravilima kancelarijskog rada utvrđenim za slična dokumenta na papiru. Elektronski dokument mora imati sve podatke utvrđene za sličan dokument na papiru, osim otiska pečata, jer pečat nije obavezan detalj. Unutar kompanije se mogu koristiti metode za potvrđivanje radnji sa elektronskim dokumentima u kojima se ne koristi elektronski digitalni potpis. Na primjer, dokumenti se mogu predati na kontrolu bez elektronskog digitalnog potpisa.

Ako želite da organizujete tok dokumenata sa svojim ugovornim stranama, onda morate da uključite odgovarajuće odredbe u ugovor sa drugom stranom.

Dokumenti se generišu i potpisuju elektronski. Alati za elektronski digitalni potpis koji se koriste moraju biti sertifikovani na propisan način.

Najlakši način je organizirati elektronski tok dokumenata kod organa vlasti, na primjer, kod poreske službe. Da biste to učinili, također morate nabaviti elektronski potpis i sklopiti ugovor sa certifikacijskim centrom. Poreski obveznici najčešće daju izjave, objašnjenja i fakture poreskoj upravi. Kao „povratnu informaciju“, poreski organi generišu dokumente u skladu sa Naredbom Federalne poreske službe Rusije od 15. aprila 2015. br. MMV-7-2 /149@ „O odobravanju Procedure za slanje dokumenata koju koristi poreskim organima prilikom vršenja svojih ovlašćenja u odnosima uređenim poreskim zakonodavstvom i taksama, u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala i o priznavanju nevažećih pojedinih odredbi naredbe Federalne poreske službe od 17. februara 2011. godine broj MMV-7-2 /169@.”

Takvi dokumenti uključuju:

1. zahtjevi za davanje objašnjenja;
2. obavještenja kontrolisanih stranih kompanija;
3. obavještenja o pozivu poreskog obveznika (obveznik naknade, poreski agent);
4. poresko obaveštenje;
5. odluke o obustavi transakcija na računima poreskog obveznika (obveznika naknade, poreskog agenta) u banci i prenosa njegovih elektronskih sredstava;
6. odluke o poništavanju obustave transakcija na računima poreskog obveznika (obveznika naknade, poreskog agenta) u banci i prenosa njegovih elektronskih sredstava;
7. odluke o sprovođenju poreske kontrole na licu mjesta;
8. drugi dokumenti.

Kako organizovati skladištenje elektronskih dokumenata?

Kako treba čuvati dokumente?

Prvo, potrebno je pripremiti listu poslova za određenu organizaciju. Raspon slučajeva će varirati u zavisnosti od kompanije i oblasti delatnosti.

Nomenklatura predmeta služi za grupisanje izvršenih dokumenata u predmete, sistematizaciju i evidentiranje predmeta, određivanje perioda njihovog čuvanja i traženje dokumenata. Nomenklatura dosijea je osnova za sastavljanje inventara trajnog i privremenog (preko 10 godina) skladištenja, kao i za evidentiranje privremenog (do zaključno 10 godina) skladištenja.

Drugo, potrebno je formulisati slučajeve. Da biste to učinili, potrebno je izvršiti ispitivanje vrijednosti dokumenata koji će se čuvati elektronski. Podsjetimo da postoje regulatorni rokovi čuvanja pojedinačnih dokumenata. Na primjer, računovodstveni dokumenti se čuvaju 5 godina, a porezni dokumenti 4 godine.

Treće, potrebno je označiti da se podaci pohranjuju elektronski u nomenklaturi datoteka. Na primjer, „Rasporedi radnog vremena. Elektronski dokumenti".

Četvrto, potrebno je da arhivirate dokumente.

Prije pohranjivanja elektronske datoteke, ona mora:
— preuzimanje iz elektronskog sistema (ako je dokument kreiran u nekom posebnom softverskom proizvodu);
— zaštitite od mogućih promjena tako što ćete sačuvati u odgovarajućem formatu;
— pisati na medij za skladištenje.

Općeprihvaćeni format za čuvanje i arhiviranje elektronskih dokumenata je PDF/A. Treba ga razlikovati od uobičajenog PDF-a, sa svakim ažuriranjem koje se pojavljuju nove mogućnosti za rad s datotekama. PDF/A je dizajniran za nešto drugo: to je format za dugotrajno arhivsko skladištenje elektronskih dokumenata.

Peti korak je priprema zaliha. Popis obuhvata sve elektronske fajlove koji su generisani u vezi sa elektronskim dokumentima. Međutim, umjesto broja listova koji je naznačen pri kreiranju papirnih datoteka, naznačuje se obim elektronskih dokumenata.

Format inventara može izgledati ovako:

U nekim slučajevima potrebno je uništiti dokumente. Na primjer, službene bilješke su dugo bile pohranjene, rok skladištenja je istekao i potrebno ih je uništiti. U tom slučaju se vrši ispitivanje vrijednosti dokumenata. Takav pregled može obaviti posebna komisija. Na osnovu rezultata ispitivanja sastavlja se akt o dodjeli dokumenata za uništavanje. Obrazac takvog akta kompanija razvija samostalno. A na osnovu akta, diskovi ili drugi mediji za skladištenje jednostavno se uništavaju.

U zaključku, treba napomenuti da, naravno, budućnost pripada elektronskim dokumentima. Međutim, važno je pravilno organizirati elektronski tok dokumenata. Mnoge kompanije se suočavaju sa problemima nepravilne organizacije toka dokumenata, kada je samo jedno radno mesto u odeljenju ili čak odeljenju povezano sa elektronskim protokom dokumenata, kada se većina dokumenata još uvek vodi na papiru. Dakle, sva pitanja vezana za elektronsko upravljanje dokumentima moraju se rješavati na kopnu u fazi implementacije sistema.

Šta kompanija treba da uradi ako odluči da pređe na elektronsko upravljanje dokumentima? Koji je algoritam akcija, odakle početi?

Prvo što treba učiniti je razmisliti o tome kakve rezultate kompanija želi postići. Trenutno postoje dvije oblasti rada. Ovo je B2G tok dokumenata, odnosno između preduzeća i vladinih agencija. I B2B, odnosno razmjena papira između preduzeća. Što se tiče B2G-a, radi se o povezivanju sa neophodnim državnim agencijama za dato preduzeće, u zavisnosti od specifičnosti njegove delatnosti. Sve naše kompanije prijavljuju se poreskoj upravi.

Onda sve zavisi od oblasti delatnosti – na primer, jedna kompanija se bavi trgovinom alkoholnim pićima, druga na ovaj ili onaj način utiče na životnu sredinu tokom proizvodnje, treća se bavi uslugama osiguranja, tržištem hartija od vrednosti i tako dalje. Moramo pogledati šta drugi organi zahtijevaju prijavljivanje. Nakon što se utvrdi lista odjela kojima ćemo izvještavati, treba da pogledamo koje prijedloge operater elektronskog upravljanja dokumentima može dati. U zavisnosti od toga, kompanija bira odgovarajući tarifni plan. Zatim se sklapa ugovor, sastavlja potreban broj elektronskih potpisa, instalira se potreban softver i održavaju seminari za učenje rada sa ovim softverom. To je sve - odvija se protok dokumenata sa vladinim agencijama.

- Recite nam više o B2B?

Ovo je, kao što sam rekao, druga vrsta razmjene digitalnih dokumenata. Organizuje se između privrednih subjekata. Sve zavisi od konkretnog preduzeća. Ne postoji opšti recept za početak slanja dokumenata. Postoje situacije kada je preduzeće jednostavno obavezno da pređe na elektronsko upravljanje dokumentima sa svojim partnerima samo da bi preživjelo.

U vezi sa stupanjem na snagu nove norme od 1. januara 2014. godine, svi korisnici digitalnog potpisa, bez izuzetka, moraće da se obrate sertifikacionom centru radi zamene sertifikata ključeva. Za sada se svi virtuelni papiri potpisani važećim sertifikatom priznaju kao dokumenti ovjereni kvalifikovanim elektronskim potpisom.

Na primjer: jedan od velikih trgovačkih lanaca nedavno je počeo raditi sa svojim dobavljačima, razmjenjujući isključivo digitalne papire. Dakle, da bi svojim proizvodima opskrbio ovu mrežu, poljoprivrednik mora prijeći na elektronsko upravljanje dokumentima.

Prednosti EDI

Ima li koristi od prelaska na EDI za mala i srednja preduzeća? Čini se da je do sada “digitalno” moglo donijeti stvarnu korist samo velikim organizacijama.

Za mala i srednja preduzeća prelazak na elektronski tok dokumenata sada nije veliki zadatak. Ali možete ga izbliza pogledati, "osjetiti". Brzina protoka dokumenata - to će biti prednost. Ali upotreba EDI-ja se ne odnosi samo na odnose sa drugim ugovornim stranama. To uključuje odnose sa vladinim agencijama, a ovdje će privrednici biti primorani da se presele, nema opcija.

Još jedna vrlo važna stvar koju mala i srednja preduzeća trebaju zapamtiti je da je korištenje elektronskog potpisa na trgovačkim platformama način da prošire svoje poslovanje. Od 2014. do 2015. 15 posto vladinih narudžbi morat će se plasirati među mala i srednja preduzeća. Sada je u toku ozbiljan rad na privlačenju ovih kompanija da ispune vladine narudžbe. A ovo je prava prilika da proširite svoje poslovanje. Ko bi odbio da primi ugovor za 100-200 hiljada rubalja uz garantovano plaćanje?

Postoje li neke pogodnosti za mala preduzeća pri plaćanju usluga elektronskog upravljanja dokumentima? Uostalom, mnoge organizacije ne prelaze na EDI zbog straha od visokih tarifa.

Dao sam primjer danas na seminaru: 995 rubalja - cijeli niz usluga za upravljanje dokumentima s vladinim agencijama. Ako troškove putovanja po Moskvi u javnom prevozu izračunate nekoliko puta godišnje u organu gde treba da predate dokumente, i to u oba smera, onda će iznos troškova biti vrlo blizu trošku koji sam najavio.

Ako računovođa nije prilagođen računaru, da li je moguće pogriješiti? Općenito, koliko je teško raditi s takvim programima?

Postoje elementi formata i logičke kontrole. Ako prilikom kreiranja dokumenta nema zlonamjerne namjere, gotovo je nemoguće promašiti. Pa ako se nešto radi namjerno ili je korisnik nepažljiv, nijedan program nije osiguran da će osoba umjesto 1000 unijeti 1.000.000.

Digitalni potpis

Zašto, po Vašem mišljenju, prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima još nije postao široko rasprostranjen? Šta plaši kompanije?

Da li je zaista strašno? Pogledajmo, u našem 63. [Savezni zakon od 04.06.2011. br. 63-FZ “O elektronskim potpisima” - pribl. ur.] zakon formuliše koncept tri vrste digitalnog potpisa. Ovo je jednostavno, zapravo je kombinacija login i lozinke. Ojačani je potpis koji koristi kriptografsku zaštitu. I elektronski potpis je kvalifikovan, onaj koji izdaje akreditovani sertifikacioni centar. 90 posto ljudi u našoj zemlji koristi login i lozinku. Bilo na bankomatima, bilo na društvenim mrežama ili putem e-maila. Odnosno, možemo reći da gotovo svi koriste jednostavan potpis.

Toliki broj digitalnih potpisa koji se danas koristi nije nezgodan ni za sertifikacione centre, ni za informacione sisteme, ni za korisnike. Nadam se da ćemo tokom 2014-2015 imati uniformnost i da će se smanjiti broj potpisa.

Što se tiče kvalifikovanog potpisa, on se još uvijek koristi na nekoliko mjesta. Ali koristi se, na primjer, na portalu. I što više usluga može da pruži, to će više ljudi koristiti ovaj potpis. Njegova upotreba je ograničena ne toliko strahom ljudi koliko nedostatkom resursa na koje se može koristiti.

Još je lakše u korporativnom sektoru. Sada oko polovina preduzeća koristi sisteme elektronskog izvještavanja, a svi su implementirani elektronskim potpisom. A ove kompanije zapošljavaju iste ljude koji se, čini se, plaše preći na elektronsko upravljanje dokumentima. Dakle, ovaj strah više liči na mit nego na stvarnost.

- Treba li očekivati ​​neke značajnije izmjene zakonodavstva u oblasti elektronskog toka dokumenata?

Uostalom, mnogi sada govore o nesavršenosti pravne oblasti u ovoj oblasti... Ne bih to nazvao nesavršenošću, to je normalan proces razvoja zakonodavstva. Zapravo, aktivna upotreba elektronskih potpisa u Rusiji je dobra ako postoji pet godina. Naravno, jednostavno je nemoguće formirati dobro uspostavljen regulatorni okvir u takvom periodu, uzimajući u obzir razvoj tehnologije. Trenutno je u toku sistematski proces razvoja zakonodavstva. Od onoga što vrijedi čekati: ovo je konačno stupanje na snagu 63. zakona o elektronskim potpisima i ukidanje 1. zakona [Savezni zakon od 10. januara 2002. br. 1-FZ „O elektronskim digitalnim potpisima“. Ova norma je postala nevažeća od 1. jula ove godine - cca. ur.]. Zakon je, inače, sasvim adekvatan i kompetentan. U njemu nema očiglednih praznina. Prilično je strukturiran. Nadamo se da će se njegovim uvođenjem smanjiti broj vrsta digitalnih potpisa. Sada mnoge vladine agencije i informacioni sistemi postavljaju sopstvene zahteve za elektronskim potpisima, koji nisu uvek u skladu sa zakonom.

Prisustvo ovolikog broja digitalnih potpisa nije nezgodno ni za sertifikacione centre, ni za informacione sisteme, ni za korisnike. Zamislite da imate pet potpisa koji visi na vašem privjesku za ključeve, ali morate zapamtiti da je jedan za poreznu upravu, drugi za trgovačku platformu, treći za Rosreestr i tako dalje. Nadam se da ćemo tokom 2014-2015 imati uniformnost i da će se smanjiti broj potpisa.