Τι είναι το Back Office

Πίσω γραφείοείναι ένας όρος που αναφέρεται σε εκείνο το μέρος των επιχειρηματικών λειτουργιών που στοχεύουν στην επίλυση προβλημάτων που είναι απαραίτητα για την ομαλή λειτουργία της εταιρείας. Αυτός ο ορισμός προέρχεται από την παράδοση της τοποθέτησης τεχνικών και άλλων μη δημοσίων τμημάτων στο πίσω μέρος μιας επιχειρηματικής εγκατάστασης.

Τι είναι back office, με απλά λόγια.

Με απλά λόγια, το back office είναι οι υπάλληλοι της εταιρείας που δεν αλληλεπιδρούν με το κοινό. Παρέχουν όλες τις τεχνικές δραστηριότητες της εταιρείας, οι οποίες συνήθως είναι κρυφές από τα μάτια. Παραδείγματα περιλαμβάνουν τμήματα όπως λογιστική, τμήμα πληροφορικής, εργαζόμενοι σε αποθήκες κ.λπ.

Κύρια στοιχεία της επιχείρησης.

Παραδοσιακά, σχεδόν κάθε επιχείρηση αποτελείται από διάφορους τομείς που αποτελούν μια ολιστική και λειτουργική δομή της εταιρείας. Κάθε ένας από τους τομείς εκτελεί αυστηρά τα καθήκοντά του για να εξασφαλίσει το έργο άλλων τμημάτων.

Αρχιτεκτονική της εταιρείας:

• Μπροστινό γραφείο;
• Μεσαίο γραφείο;
• Πίσω γραφείο.

Τώρα ας δούμε κάθε τομέα με περισσότερες λεπτομέρειες.

Μπροστινό γραφείοείναι ο τομέας της εταιρείας που είναι υπεύθυνος για την άμεση αλληλεπίδραση μεταξύ πελατών και πωλητών. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει: πωλητές, διευθυντές πωλήσεων, συμβούλους, μεσίτες επενδύσεων, έμπορους και ούτω καθεξής. Γενικά, αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει εκείνους τους εργαζόμενους που φέρνουν άμεσα εισόδημα στην εταιρεία, οι οποίοι, ας πούμε, βγάζουν πραγματικά χρήματα. Εκτός από συγκεκριμένες ειδικότητες, το μπροστινό γραφείο ονομάζεται συνήθως η βιτρίνα ενός εμπορικού ιστότοπου, ειδικότερα ενός ηλεκτρονικού καταστήματος.

Μεσαίο γραφείο- Αυτός είναι ο τομέας δραστηριότητας στον οποίο εργάζεται το διοικητικό και διευθυντικό προσωπικό. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει αναλυτικά τμήματα, τμήματα οικονομικής διαχείρισης, ειδικούς μάρκετινγκ και ούτω καθεξής.

Πίσω γραφείοείναι ένας τομέας που δεν δημιουργεί άμεσα έσοδα για την επιχείρηση, αλλά μάλλον παρέχει ζωτική υποστήριξη και διοίκηση. Αυτά περιλαμβάνουν: τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, λογιστική, logistics, τεχνικό προσωπικό, τμήματα ταχυδρομείου και αποθήκης, τμήμα πληροφορικής. Κατ' αναλογία με το front office, το εσωτερικό διοικητικό τμήμα του ιστότοπου, στο οποίο οι απλοί χρήστες δεν έχουν πρόσβαση, συνήθως ονομάζεται back office. Μερικές φορές υπάρχουν επιλογές για τη χρήση του όρου back office ως ορισμού ενός προσωπικού λογαριασμού σε ένα συγκεκριμένο έργο Διαδικτύου.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του front office και του back office;

Έχοντας διαβάσει τους παραπάνω σύντομους ορισμούς αυτών των τομέων απασχόλησης, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι η κύρια διαφορά έγκειται στη δημόσια αλληλεπίδραση με τους πελάτες. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι δεν υπάρχει σημαντική διαφορά στους μισθούς μεταξύ αυτών των θέσεων. Σε αυτό το θέμα παίζει σημαντικό ρόλο ένα συγκεκριμένο επάγγελμα και οι ευθύνες που ανατίθενται σε ένα άτομο.

Είναι εύκολο για εμάς να φανταστούμε πώς είναι η δουλειά σε ένα γραφείο, ακόμα κι αν εμείς οι ίδιοι δεν είχαμε ποτέ τέτοιες δραστηριότητες. Ωστόσο, καθώς η παγκοσμιοποίηση μεγαλώνει, καθημερινά μας έρχονται νέοι άγνωστοι προηγουμένως αγγλόφωνοι όροι, η σημασία των οποίων δεν είναι πάντα ξεκάθαρη. Επομένως, σήμερα θέλουμε να σας βοηθήσουμε να κατανοήσετε την ορολογία που σχετίζεται με την εργασία σε ένα γραφείο, δηλαδή τι είναι το back office, το front office και το middle office.

Τι είναι;

Το front office είναι το τμήμα της εταιρείας στο οποίο οι εργαζόμενοι είναι απασχολημένοι με τους πελάτες, τους πελάτες ή τους πελάτες αντί να εκτελούν υπηρεσίες και εσωτερικές επιχειρηματικές λειτουργίες.

Ανάλογα με την εστίαση της εταιρείας, το front office εκτελεί διαφορετικές εργασίες. Έτσι στις χρηματοπιστωτικές εταιρείες αυτή η δομική μονάδα είναι υπεύθυνη για τις πωλήσεις και τις συναλλαγές, στις τράπεζες - συμβουλευτική πελατών, άνοιγμα και κλείσιμο καταθέσεων, λήψη δανείων, στις ασφαλιστικές εταιρείες το front office είναι η άμεση σύναψη συμβολαίων για ασφαλιστικές υπηρεσίες.

Τα πράγματα είναι διαφορετικά στο back office. Το τμήμα αυτό ασχολείται με εσωτερικούς κανονισμούς, διαχείριση εταιρικών υποθέσεων και διοίκηση. Αυτό περιλαμβάνει επίσης μια υπηρεσία υποστήριξης πελατών, ένα τμήμα κενών θέσεων και απασχόλησης, εσωτερική λογιστική επιχείρησης, πληροφορική, αναλυτικά στοιχεία και λογιστική των δεδομένων προηγούμενων ετών.

Το back office διασφαλίζει το έργο όλων των τμημάτων του οργανισμού. Οι εργαζόμενοι εδώ δεν έχουν άμεση επαφή με πελάτες και πελάτες και δεν εκτελούν εργασίες που σχετίζονται με την πελατεία, αλλά ασχολούνται με εκείνες τις δραστηριότητες που επιτρέπουν στην εταιρεία να λειτουργεί σωστά.

Το μεσαίο γραφείο είναι ο σύνδεσμος μεταξύ του μπροστινού και του πίσω μέρους. Αυτό το τμήμα συνήθως δεν επικοινωνεί απευθείας με τους πελάτες, αλλά εξετάζει άμεσα και επεξεργάζεται συναλλαγές που σχετίζονται με τις εξωτερικές επαφές της εταιρείας. Για παράδειγμα, σε μια τράπεζα, το μεσαίο γραφείο ελέγχει το πιστωτικό ιστορικό και εισάγει πληροφορίες στη βάση δεδομένων.

Το μεσαίο γραφείο προέκυψε για να καλύψει το υπάρχον κενό πληροφοριών μεταξύ του μπροστινού και του πίσω τμήματος.

Από πού προήλθε το όνομα;

Είναι εύκολο να μαντέψει κανείς ότι οι όροι είναι αγγλικής προέλευσης. Το μπροστινό μέρος μεταφράζεται ως "μπροστά", το πίσω μέρος είναι πίσω και το μέσο είναι το μεσαίο. Το όνομα front office οφείλεται στο γεγονός ότι αυτό το τμήμα είναι το πρώτο με το οποίο έρχεται σε επαφή ο πελάτης, είναι δηλαδή πιο κοντά του, μπροστά από όλες τις άλλες δομές της εταιρείας. Η έννοια του back office εμφανίστηκε τις μέρες που το σχέδιο για την κατασκευή ενός κτιρίου γραφείων προέβλεπε την παρουσία χώρων για άμεση επαφή με ανθρώπους - το μπροστινό μέρος του γραφείου και η διοίκηση, οι αποθήκες και το τμήμα παραγωγής. στην πλάτη. Ο λεγόμενος χώρος γραφείων, όπου μπορούσαν να μπουν μόνο υπάλληλοι της εταιρείας. Το μεσαίο γραφείο είναι μέσο, ​​μεσαίο, επειδή βρίσκεται μεταξύ του πίσω και του μπροστινού τμήματος στη σημασία του, αλλά δεν είναι καθόλου απαραίτητο αυτό το τμήμα να βρίσκεται φυσικά μεταξύ των μπροστινών και οπίσθιων δομικών τμημάτων που αναφέρονται παραπάνω. Είναι πολύ πιθανό οι υπάλληλοι του μεσαίου γραφείου να μοιράζονται το χώρο εργασίας με το back office, αλλά να προσέχουν τη δική τους δουλειά.

Σύγκριση εργασιών στο πίσω, μπροστινό και μεσαίο γραφείο

Τα πίσω και τα μπροστινά γραφεία είναι το αντίθετο του άλλου. Το front office αντιπροσωπεύει το πρόσωπο της εταιρείας, καθώς επικοινωνεί απευθείας με τους πελάτες. Είναι συνεχώς ορατές η μελλοντική επιτυχία της εταιρείας εξαρτάται άμεσα από την ικανότητα και την επιχειρηματικότητά τους. Το να δουλεύεις σε back office είναι να δουλεύεις στη σκιά. Οι υπάλληλοι αυτού του τμήματος δεν φαίνονται από τους πελάτες. Ωστόσο, αυτό το τμήμα είναι που ασχολείται με την ευημερία της εταιρείας και τους εσωτερικούς κανονισμούς. Το front office, το back office και το middle office εκτελούν διαφορετικές λειτουργίες. Το προηγμένο γραφείο δραστηριοποιείται στην αύξηση της ταχύτητας της εργασίας με πελάτες, επισκέπτες ή πελάτες, καταγράφει ολοκληρωμένες συναλλαγές αγοράς ή πώλησης με αστραπιαία ταχύτητα και είναι υπεύθυνο για την ασφάλεια των πληροφοριών που λαμβάνονται και τη γνησιότητά τους. Το back office, ή back office, ασχολείται με αναλυτικά στοιχεία, συμπεριλαμβανομένης της ανάλυσης ολοκληρωμένων συναλλαγών και κερδών που λαμβάνονται, είναι υπεύθυνο για την προετοιμασία των τιμών για τα αγαθά, καταγράφει αυτά τα δεδομένα στη βάση δεδομένων, λειτουργεί με την τιμολόγηση, ελέγχει την κίνηση των αγαθών στις αποθήκες, αποφασίζει τι πρέπει να γίνουν εσωτερικές αγορές για την εταιρεία. Τα καθήκοντα του back office περιλαμβάνουν την προετοιμασία τεκμηρίωσης για ολοκληρωμένες συναλλαγές που πραγματοποιούνται από εμπόρους ή διευθυντές «πρώτης γραμμής».

Το μεσαίο γραφείο ορίζεται από τους ακόλουθους βασικούς ρόλους:

• Έλεγχος ποιότητας προϊόντων.
• Νομικό τμήμα;
• Υπουργείο οικονομικών;
• Διαχείριση κινδύνων.

Ο διαχωρισμός μεταξύ των τμημάτων γίνεται συνήθως σε επίπεδο λογισμικού ή υλικού. Μπορεί να μην υπάρχει μια προφανής γραμμή μεταξύ τους - τα σύνορα περνούν μόνο στο επίπεδο του συστήματος των εννοιών. Ωστόσο, είναι σημαντικό να διαχωρίσουμε τις εργασίες στο back office και στο front office σε επίπεδο διοίκησης και από ψυχολογική άποψη. Η ομάδα διαχείρισης πρέπει να γνωρίζει ότι το τμήμα που είναι υπεύθυνο για τις εσωτερικές υποθέσεις της εταιρείας απαιτεί τη δουλειά επαγγελματιών, ειδικών με μεγάλη εμπειρία, επειδή τους ανατίθενται περισσότερες υπευθυνότητες και πολύπλοκα καθήκοντα.

Πολλοί διευθυντές αντιμετωπίζουν το back office ή το μεσαίο γραφείο μέτρια, βασιζόμενοι σε εργαζόμενους πρώτης γραμμής που είναι υπεύθυνοι για την επιτυχία των συναλλαγών με άμεσες επαφές. Ωστόσο, η σημασία των εσωτερικών τμημάτων πρέπει να λαμβάνεται υπόψη για τους ακόλουθους λόγους:

• Οι υπάλληλοι του back and middle office είναι υπεύθυνοι για τη διατήρηση της φήμης της εταιρείας. Έτσι, η υψηλής ποιότητας εξυπηρέτηση πελατών και οι τηλεφωνικές συνομιλίες σχετικά με θέματα υποστήριξης λένε πολλά για την εταιρεία και συχνά αλλάζουν πολύ τη στάση απέναντί ​​της.
• Ο έλεγχος κινδύνου είναι ευθύνη του μεσαίου γραφείου. Η ομάδα διαχείρισης λαμβάνει αποφάσεις βάσει δεδομένων, αριθμών, υπολογισμών και εγγράφων που της έρχονται από τα γραφεία, επομένως η ακρίβειά τους είναι σημαντική. Το μεσαίο γραφείο υπολογίζει πιθανούς κινδύνους και αποτρέπει τις ζημίες που μπορεί να υποστεί η εταιρεία.
• Το Νομικό Τμήμα δεν επιτρέπει σε έναν οργανισμό να προβεί κατά λάθος σε ενέργειες που είναι αντίθετες με την ισχύουσα κυβερνητική νομοθεσία.
• Χάρη στη λογιστική, οι εσωτερικές υποθέσεις της εταιρείας είναι πάντα σε τάξη και ούτε ένα κόστος δεν φεύγει από τη βάση δεδομένων.

Φυσικά, αξίζει να καταλάβουμε ότι όλα τα τμήματα είναι εξίσου σημαντικά. Σε αυτό το άρθρο, μπορέσαμε να αναλύσουμε τα χαρακτηριστικά του μπροστινού, του πίσω και του μεσαίου γραφείου. Με βάση αυτή την ανάλυση, έγινε εξαιρετικά σαφές ότι για τη σωστή διεξαγωγή των εργασιών, είναι απαραίτητο να υπάρχει σαφής κατανομή αρμοδιοτήτων, όταν κάθε υπάλληλος και κάθε τμήμα εκτελεί το καθήκον του και συνολικά, μια ενιαία αδιάλειπτη λειτουργία του οργανισμού είναι λαμβάνεται.

Στο οικονομικό περιβάλλον, μπορείτε να συναντήσετε πολλούς διαφορετικούς όρους, η σημασία των οποίων είναι άγνωστη στους περισσότερους ανθρώπους, ειδικά σε απλούς ανθρώπους που δεν έχουν καμία εξειδικευμένη γνώση στον τομέα των οικονομικών. Το θέμα μας σήμερα είναι το back office. Γιατί χρειάζεται, τι σημαίνει αυτός ο όρος και πώς ακριβώς χρησιμοποιείται το back office στις σύγχρονες οικονομικές συναλλαγές; Σε αυτές τις ερωτήσεις θα δοθούν πλήρεις και λεπτομερείς απαντήσεις.

Το back office είναι μια ειδική λειτουργική και λογιστική μονάδα που διασφαλίζει τη λειτουργία και τη λειτουργία διαφόρων τμημάτων (τμημάτων) που εμπλέκονται στη διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων της εταιρείας, καθώς και ασκούν δραστηριότητες στις χρηματοπιστωτικές αγορές.

Ποιο είναι το κύριο καθήκον του back office; Η κύρια αποστολή του back office θεωρείται συνήθως η τεκμηριωμένη και ηλεκτρονική εκτέλεση (καθώς και η υποστήριξη) συναλλαγών σε χρηματοπιστωτικές αγορές που συνάπτονται από αντιπροσώπους (ονομάζονται επίσης traders) του front office. Επιπλέον, παρόμοιες συναλλαγές πραγματοποιούνται και από άλλους συμμετέχοντες σε χρηματοπιστωτικές αγορές. Επιπλέον, ένα back office είναι επίσης απαραίτητο για την υποστήριξη αναλυτικών (εσωτερικών) συναλλαγών μεταξύ διαφόρων τμημάτων της εταιρείας κατά τη λειτουργία του συστήματος ανακατανομής οικονομικών πόρων.

Το back office βρίσκεται συνήθως σε κάποια απόσταση από το κεντρικό γραφείο της εταιρείας, δηλαδή όπου η τιμή ενοικίασης για το γραφείο και το κόστος εργασίας είναι σημαντικά χαμηλότερα. Αυτό είναι απαραίτητο για την εξοικονόμηση και τη βελτιστοποίηση όλων των οικονομικών εξόδων. Επιπλέον, σε ορισμένες περιπτώσεις, λειτουργίες υποστήριξης μπορεί να εκτελούνται από άλλους οργανισμούς. Επίσης, το back office μπορεί να δοθεί σχεδόν εξ ολοκλήρου στο λεγόμενο «outsourcing». Αυτό γίνεται επίσης για να εξοικονομηθεί χρόνος και προσπάθεια για το προσωπικό των κεντρικών γραφείων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε επίσης να εξοικονομήσετε σημαντικούς οικονομικούς πόρους.

Back office και front office

Οι έννοιες του back office και του front office έχουν πολλά κοινά. Για καλύτερη κατανόηση, δεν θα είναι περιττό να εξοικειωθείτε με το πώς αλληλεπιδρούν μεταξύ τους το back office και το front office.

Έτσι, το front office χρησιμοποιείται συχνότερα για να αναφέρεται σε τμήματα που ασχολούνται απευθείας με πελάτες και πελάτες. Εδώ, η αλληλεπίδραση μεταξύ του back office και του front office παίζει ιδιαίτερο ρόλο, επειδή το τελευταίο πρέπει να έχει μόνο φρέσκα, επαληθευμένα δεδομένα, διαφορετικά οι πελάτες που λαμβάνουν ανακριβείς πληροφορίες μπορούν εύκολα να πάνε στους ανταγωνιστές.

Συνήθως, τα front offices μπορούν να λαμβάνουν πληροφορίες απευθείας από το back office, αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντα, ειδικά όταν πρόκειται για μεγάλες εταιρείες.

Υπάρχουν συχνά περιπτώσεις που η έννοια του front office χρησιμοποιείται ως αντίθεση με την έννοια του back office. Γεγονός είναι ότι μερικοί άνθρωποι κατανοούν τις λειτουργίες του back office αποκλειστικά ως την εκτέλεση δραστηριοτήτων υποστήριξης, αλλά οι λειτουργίες του back office (καθώς και του front office) μπορεί να είναι ασύγκριτα ευρύτερες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, χρησιμοποιείται ένας άλλος όρος - μεσαίο γραφείο. Υποδηλώνει τα τμήματα και τα τμήματα που ασχολούνται με τον έλεγχο και την επεξεργασία διαφόρων συναλλαγών που λαμβάνονται από πελάτες.

Η σημασία του back office στην χρηματοπιστωτική αγορά

Όπως γνωρίζετε, αυτό που συμβαίνει στις χρηματοπιστωτικές αγορές δεν είναι τίποτα άλλο από την κινητοποίηση κεφαλαίων, καθώς και την παροχή δανείων και την πραγματοποίηση διαφόρων συναλλαγών και νομισματικών συναλλαγών + την τοποθέτηση οικονομικών πόρων στην παραγωγή οποιουδήποτε προϊόντος. Είναι το σύνολο της προσφοράς και της ζήτησης για κεφάλαια από δανειστές και δανειολήπτες διαφόρων χωρών και κρατών που σχηματίζει αυτό που ονομάζουμε χρηματοπιστωτική αγορά.

Το back office διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στη λειτουργία ολόκληρου του συστήματος των παγκόσμιων χρηματοπιστωτικών αγορών.

Back office και κεφαλαιαγορά

Η κεφαλαιαγορά είναι ένα άλλο πεδίο για δραστηριότητες back office, επειδή η κεφαλαιαγορά είναι ένα από τα συστατικά στοιχεία της χρηματοπιστωτικής αγοράς. Σε αυτή την αγορά κυκλοφορεί το λεγόμενο «μακροπρόθεσμο χρήμα». «Μακροπρόθεσμο χρήμα» είναι το χρήμα που κυκλοφορεί για περισσότερο από ένα ημερολογιακό έτος. Με μια τόσο μεγάλη περίοδο, η ανάγκη για back office αυξάνεται πολλαπλάσια. Επίσης στην κεφαλαιαγορά υπάρχει (σε ​​κάποιο βαθμό) αναδιανομή του ελεύθερου χρήματος, καθώς και η επένδυσή τους σε τυχόν κερδοφόρα χρηματοοικονομικά περιουσιακά στοιχεία.

Αξίζει να προστεθεί ότι οι μορφές κυκλοφορίας των οικονομικών πόρων μπορεί να είναι πολύ διαφορετικές. Σε κάθε μεμονωμένη περίπτωση, το back office παίζει τον ρόλο του.

Συνοψίζοντας, μπορούμε να σημειώσουμε την υψηλή σημασία του back office στη σύγχρονη αγορά χρηματοοικονομικών υπηρεσιών. Δυστυχώς, σε ορισμένες χώρες η σημασία του back office εξακολουθεί να υποτιμάται, αλλά αυτή η τάση σταδιακά εξασθενεί, επειδή είναι απολύτως προφανές σε κάθε αρμόδιο χρηματοδότη ότι το back office είναι ένα αξιόπιστο εργαλείο για την ισοπέδωση διαφόρων ειδών κινδύνων που μπορούν να απειλήσουν την οικονομική ευημερία ακόμη και ευημερούσας εταιρείας.