در پایان ماه مه 2011، وزارت دارایی گام دیگری در جهت اجرای مدیریت اسناد الکترونیکی برداشت - دستوری صادر شد که روش صدور و دریافت صورتحساب های الکترونیکی را تصویب کرد. اما برای به دست آوردن یک اثر اقتصادی واقعی از استفاده از فناوری‌های بدون کاغذ، مهم است که تمام جریان اسناد * به شکل الکترونیکی تبدیل شود. شرکت 1C آماده است تا چنین فرصت هایی را در اختیار کاربران خود قرار دهد.

کد مالیاتی فدراسیون روسیه

هنر 169 قانون مالیات فدراسیون روسیه اصلاح شده است. قانون فدرال 27 ژوئیه 2010 شماره 229-FZ).

قانون فدرال شماره 63-FZ از 10 ژانویه 2002 شماره 1-FZ

مورخ 25/04/2011 شماره 50ن

به سمت تبادل اسناد الکترونیکی با طرف مقابل حرکت می کنیم

نیاز به روی آوردن به فناوری‌های بدون کاغذ مدت‌هاست که در اقتصاد به تاخیر افتاده است. راه اندازی مبادله الکترونیکی اسناد با طرف مقابل دارای یک اثر اقتصادی مثبت است: کاهش هزینه های سازمان ها برای مواد مصرفی، خدمات پستی، نگهداری آرشیو اسناد روی کاغذ (هزینه های کاغذ، پرسنل، اجاره فضای بایگانی و غیره)، کاهش هزینه ها. زمان برای پردازش و تبادل داده ها، کاهش تعداد خطاها و امکان جستجوی سریع سند مورد نظر در آرشیو الکترونیکی.

اکنون دولت در این راستا اقدامات زیادی انجام می دهد. در سال 2002، قانون "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" به تصویب رسید که اهمیت حقوقی اسناد الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی را تعیین کرد. متأسفانه، مفاد این قانون در مورد فاکتورها اعمال نمی شود، که در مورد آن مقررات خاصی در قانون مالیات فدراسیون روسیه وجود دارد. اکنون این محدودیت برداشته شده است.

تابستان گذشته، تغییراتی در قانون مالیات فدراسیون روسیه ایجاد شد که امکان تنظیم و صدور فاکتورها را به صورت الکترونیکی با رضایت متقابل طرفین معامله و در دسترس بودن ابزارها و قابلیت های فنی برای دریافت و پردازش چنین مواردی فراهم کرد. فاکتورها (ماده 169 قانون مالیات فدراسیون روسیه که توسط قانون فدرال 27 ژوئیه 2010 شماره 229-FZ اصلاح شده است).

در 6 آوریل 2011، رئیس جمهور فدراسیون روسیه قانون فدرال شماره 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی" را امضا کرد. قانون جدید با هدف از بین بردن کاستی های قانون فدرال فعلی 10 ژانویه 2002 شماره 1-FZ "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" و همچنین گسترش دامنه استفاده از امضای الکترونیکی است.

و سرانجام، در 25 مه 2011، دستور وزارت دارایی روسیه مورخ 25 آوریل 2011 شماره 50n "در مورد تصویب رویه صدور و دریافت صورتحساب به صورت الکترونیکی از طریق کانال های مخابراتی با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی" صادر شد. ثبت شده در وزارت دادگستری روسیه (شماره ثبت 20860).

وزارت دادگستری روسیه روند صدور و دریافت فاکتورهای الکترونیکی را ثبت کرده است

رویه مقرر می دارد که صدور و دریافت فاکتورها به صورت الکترونیکی از طریق یک یا چند اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی با ابزارهای فنی سازگار انجام می شود. توجه داشته باشید که استفاده از فاکتورهای الکترونیکی فقط با توافق طرفین معامله مجاز است. بنابراین، استفاده از اسناد الکترونیکی حق طرفین است نه تعهد. رویه مشخص می کند که چه روزی تاریخ صدور و تاریخ دریافت صورتحساب های الکترونیکی محسوب می شود و نحوه اصلاح آنها را تنظیم می کند.

این روش از لحظه انتشار رسمی آن (بند 2 دستور وزارت دارایی روسیه مورخ 25 آوریل 2011 شماره 50n) لازم الاجرا می شود. در واقع، پس از ظاهر شدن اپراتورهای معتبر مدیریت اسناد الکترونیکی* و تأیید سازمان مالیاتی فدرال روسیه از فرمت فاکتورها، گزارش صورتحساب های دریافتی و صادر شده، دفترچه خرید و کتاب فروش به صورت الکترونیکی قابل استفاده است. فرم (بند 2 بند 9 ماده 169 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

توجه:
* روش تأیید اعتبار شرکت ها به عنوان اپراتورهای مدیریت اسناد الکترونیکی باید توسط خدمات مالیاتی فدرال روسیه تأیید شود. پس از تأیید اعتبار اپراتورها، مکانیسم تبادل مربوطه با آنها توافق شده و سپس در برنامه های اقتصادی شرکت 1C حمایت می شود.

در برنامه های اقتصادی شرکت 1C امکان تنظیم و صدور فاکتور به صورت الکترونیکی پس از تایید اسناد و فرمت های فوق اجرا می شود.

معرفی صورتحساب های الکترونیکی به عنوان انگیزه ای برای استفاده گسترده از سایر اسناد حسابداری، مالیاتی و مالی به شکل الکترونیکی عمل کرد.

تبادل اسناد الکترونیکی با طرف مقابل در "1C: Enterprise 8"

در حال حاضر، برنامه 1C: Trade Management 8 قابلیت تبادل اسناد را اجرا کرده است، روش مبادله ای که توسط قانون تنظیم نشده است (به عنوان مثال، فاکتورها، فاکتورها، کاتالوگ محصولات، لیست قیمت، سفارشات، از جمله اسناد به صورت رایگان) . تبادل مستقیم "فروشنده - خریدار" از برنامه امکان پذیر است (از طریق ایمیل یا یک فهرست فایل مشترک روی سرور).

هنگام توسعه مکانیزمی برای تبادل اسناد الکترونیکی در 1C: Enterprise 8، وظیفه اجرای یک مکانیسم راه اندازی و تبادل ساده با راحت ترین رابط بود. اسناد به صورت دیجیتال امضا شده و با کلیک یک دکمه برای گیرنده ارسال می شود. اگر شرکت کنندگان در تبادل بین خود توافق کنند که همه اسناد ارسالی نباید از نظر قانونی مهم باشند، در این صورت برای انواع خاصی از اسناد امکان استفاده از امضای الکترونیکی وجود دارد.

برای سهولت استفاده، سیستم دارای یک سیستم راهنمایی داخلی (گام به گام) است که کاربر را از اقدام لازم بعدی هنگام کار با یک سند الکترونیکی مطلع می کند.

برای راحتی کاربران، این برنامه همچنین شامل موارد زیر است:

• پیکربندی انعطاف پذیر مراحل کار با اسناد الکترونیکی در حالت کاربر.
• تولید یک سند الکترونیکی در چندین فرمت پذیرفته شده عمومی که توسط کاربر مشخص شده است.
• پیوند دادن گواهی امضا به انواع خاصی از اسناد الکترونیکی امضا شده و همچنین بررسی صحت گواهی امضا هنگام ارسال یا دریافت.
• ردیابی خودکار نسخه فعلی سند الکترونیکی طبق سند سیستم حسابداری؛
• مشاهده لیستی از کلیه اسناد الکترونیکی با مشخصات مختصر آنها در ارتباط با سند سیستم حسابداری.
• حفظ یک گزارش دقیق از رویدادها در مورد اقدامات با اسناد الکترونیکی؛
• مشاهده محتویات یک سند الکترونیکی بر روی صفحه نمایش به صورت چاپی آشنا برای کاربر، نصب امضای دیجیتال یا ارسال آن به نویسنده سند برای بازبینی و همچنین امکان آپلود یک سند الکترونیکی با امضای دیجیتال نصب شده در یک دایرکتوری روی دیسک؛
• مقایسه 2 نسخه اسناد الکترونیکی.
• یک فرم ارگونومیک جداگانه برای پردازش اسناد الکترونیکی تهیه شده برای امضا، که توسط گواهی امضای کارکنان مسئول سازمان تفکیک شده است.
• تولید خودکار سند سیستم حسابداری بر اساس مندرجات سند الکترونیکی دریافتی.

در آینده، تبادل اسناد الکترونیکی با طرف مقابل در راه حل های دیگر در پلت فرم 1C:Enterprise 8 اجرا خواهد شد.

در خاتمه، بار دیگر متذکر می شویم که با معرفی مبادله الکترونیکی اسناد با طرفین، می توان سطح کیفیت پردازش و تبادل اطلاعات فعلی را بهبود بخشید، تعداد خطاهای وارد شده در هنگام ورود "دستی" را کاهش داد و همچنین کاهش داد. شدت کار و زمان پردازش اسناد.

سیستمی که به شما امکان می دهد حسابداری، انتقال و دریافت اسناد از شرکا را بهینه کنید. این امر سطح بالایی از رمزگذاری و امنیت را تضمین می کند.

هر سازمانی باید سوابق حسابداری را حفظ کند و اگر قبلا فقط از اسناد فاکس (چاپی) استفاده می شد، اکنون با اسناد الکترونیکی جایگزین شده است. دلایل اصلی تغییر شرکت ها به تبادل الکترونیکی اسناد با طرف مقابل، - بهینه سازی کار، به حداقل رساندن هزینه های زمانی و مالی.

1. روشهای تغییر به EDI با طرف مقابل.
2. آیا شرکت شما به EDI نیاز دارد؟
3. نحوه سازماندهی جریان اسناد الکترونیکی با طرف مقابل
4. انعقاد قرارداد با اپراتور.
5. خرید گواهی.
6. اتصال طرف مقابل.
7. نحوه برقراری تبادل الکترونیکی اسناد با طرف مقابل.

راه های تغییر به EDI با طرف مقابل

دو راه برای تبادل اسناد با طرف مقابل وجود دارد.

1. مستقیما برای انجام این کار، باید یک قرارداد (توافق نامه) منعقد کنید، که باید روش ها و روش های تعامل را مشخص کند. باید به خاطر داشت که همه اوراق را نمی توان مستقیماً منتقل کرد.
2. از طریق سرویس. خدمات تبادل الکترونیکی اسناد از این جهت سودمند است که مشتری با اتصال به شبکه اپراتور، واسطه ای را دریافت می کند که دارای فاکتور، پرسنل، نیروهای فنی و قانونی برای مبادله قانونی هرگونه اسناد است.

استفاده از خدمات اپراتور بهترین انتخاب است. دستور شماره 50n وزارت دارایی وجود دارد که بر اساس آن انتقال صورتحساب ها به صورت الکترونیکی فقط از طریق اپراتور EDI انجام می شود لازم است.

آیا شرکت شما به EDI نیاز دارد؟

مهمترین وظیفه ای که با مدیریت اسناد الکترونیکی حل می شود، بهینه سازی هزینه زمان و هزینه برای مبادله اوراق است. در سیستم EDI می توانید به سرعت و به راحتی هر سندی را پیدا کنید، آن را برای طرف مقابل خود ارسال کنید و بر کار کارمندان خود نظارت کنید. مدیریت اسناد الکترونیکی نه تنها در زمان، بلکه در منابع شرکت نیز صرفه جویی می کند - نیازی به صرف هزینه برای پست یا پیک نیست.

هنگام اجرای EDI، وظایف زیر حل می شود:

• توسعه کار خودکار برای هماهنگی و تایید.
• ذخیره تمام اسناد در یک سرور
• امکان ردیابی سریع تاریخچه جریان اسناد با طرف مقابل خاص.
• ایجاد پروژه ها با تعداد زیادی از شرکا و شرکت کنندگان.
• درجه بالایی از امنیت و حفاظت از اسرار تجاری.

به عبارت دیگر، مدیریت اسناد الکترونیکی مورد نیاز شرکت‌هایی است که مدیران آن‌ها تلاش می‌کنند تا حد امکان کار را بهینه و خودکار کنند و یک مدل کسب‌وکار شفاف بسازند که کنترل آن از راه دور آسان باشد.

نحوه سازماندهی جریان اسناد الکترونیکی با طرف مقابل

سه مرحله برای دنبال کردن وجود دارد.

1. با اپراتور قرارداد ببندید.
2. خرید ابزارهای حفاظتی رمزنگاری
3. طرف مقابل را به سیستم ضمیمه کنید.

انعقاد قرارداد با اپراتور

گاهی اوقات از آن به عنوان "پایبندی به مقررات" یاد می شود. این سند تمام تفاوت های ظریف همکاری، شرایط اتصال به سیستم و هزینه را توصیف می کند و همچنین جنبه های قانونی تعامل را نشان می دهد.

خرید گواهی

سه نوع وجود دارد: ساده، تقویت شده بدون صلاحیت، تقویت شده واجد شرایط. این گواهی برای اینکه سند معادل نسخه کاغذی آن شناخته شود ضروری است. - تعویض امضای دست نویس و الصاق شده مهر شرکت. ابزار حفاظت رمزنگاری برای محافظت، رمزگذاری و رمزگشایی امضاهای الکترونیکی (خریداری شده از اپراتور) مورد نیاز است.

پیوستن به طرف مقابل

به احتمال زیاد، برخی از شرکای تجاری شما در حال حاضر از یک یا آن سیستم EDI استفاده می کنند. حتی اگر مشتری Taxnet نباشد، مهم نیست. با کمک (فناوری که به شما امکان تبادل اسناد بین اپراتورهای مختلف EDF را می دهد)، می توانید تعامل برقرار کنید.

شرکایی که در هیچ سیستم EDI ثبت نشده اند باید از کارآمدی چنین ابزاری برای تبادل اسناد متقاعد شوند. به عنوان یک قاعده، این مسئله بزرگی نیست، زیرا تقریباً همه کارآفرینان قبلاً در مورد مزایای EDI شنیده اند و ایده ای از نحوه عملکرد این سیستم ها دارند. شما می توانید با دادن دسترسی رایگان به سیستم به مدت دو تا سه ماه، آنها را به یک تصمیم مثبت سوق دهید. شما می توانید چنین نکاتی را با متخصصان ما در میان بگذارید - آنها به شما می گویند بهترین روش را چگونه ادامه دهید.

نحوه برقراری تبادل الکترونیکی اسناد با طرف مقابل

Taxnet به مدت 15 سال راه حل های فناوری اطلاعات را برای شرکت ها توسعه داده است، از جمله توسعه سیستم ""، که به شما امکان می دهد تبادل الکترونیکی اسناد را با طرف مقابل به سرعت، قابل اعتماد، راحت و ارزان انجام دهید. این سیستم توسط 100000 مشتری (بیش از 700 شریک در سراسر کشور) نصب شده است. ما چه پیشنهادی داریم؟

1. ما از نیروی قانونی برای تمام اسناد منتقل شده اطمینان حاصل خواهیم کرد.
2. تعامل سریع، ارسال/دریافت اسناد بین شما و شرکایتان.
3. محافظت قابل اعتماد در برابر دسترسی غیرمجاز.
4. امنیت اسناد در تمام مراحل حمل و نقل و در حین نگهداری.
5. پشتیبانی کاربران و آموزش کارکنان در استفاده از برنامه.

به لطف کار تثبیت شده، ما اتصال سریع به سیستم و انتقال آرام به EDI را تضمین خواهیم کرد. برای تماس با ما، درخواست را در وب سایت پر کنید یا با شماره 8-800-333-80-89 تماس بگیرید. متخصصان ما مشاوره شخصی ارائه می دهند و جزئیات همکاری را به شما می گویند!

معاون مدیر کل Taxkom LLC

اکثریت قریب به اتفاق حسابداران از برنامه های کامپیوتری تخصصی استفاده می کنند و گزارش های الکترونیکی را به اداره مالیات و صندوق ها ارائه می کنند. پس چرا با طرف مقابل خود به صورت "الکترونیکی" ارتباط برقرار نمی کنید؟ وقتی می توانید اسناد الکترونیکی ایجاد و ذخیره کنید، چرا پشته های کاغذ را چاپ کنید؟ نحوه انجام این کار توسط یک شرکت ارائه دهنده خدمات مدیریت اسناد الکترونیکی به ما گفته شد.

ایگور ولادیمیرویچ، لطفا به ما بگویید مدیریت اسناد الکترونیکی چیست؟

I.V. موراشکینتسف:مدیریت اسناد الکترونیکی روشی برای سازماندهی کار با اسناد است، زمانی که بخش عمده ای از اصل آنها به صورت الکترونیکی و بدون استفاده از رسانه های کاغذی تولید می شود. لطفاً توجه داشته باشید که با چنین جریان اسنادی، نسخه‌های اصلی به شکل الکترونیکی ایجاد می‌شوند، نه فقط کپی‌های الکترونیکی اسناد کاغذی. اسناد الکترونیکی در قالب های تایید شده در اکثر برنامه های حسابداری قابل جمع آوری است. اما برای اینکه یک سند الکترونیکی از نظر قانونی دارای اهمیت باشد، نه تنها باید با فرمت های مصوب و دارای جزئیات اجباری باشد، بلکه باید با امضای الکترونیکی نیز امضا شود.

پس از ایجاد یک سند، می توانید بلافاصله آن را با امضای الکترونیکی در بسیاری از برنامه های حسابداری، هرچند نه همه، امضا کنید.

اگر سند الکترونیکی برای طرف مقابل ارسال شود، باید با رعایت رویه مبادله اسناد الکترونیکی ارسال شود.

این چه نوع روشی برای تبادل اسناد الکترونیکی است؟ یک سند الکترونیکی چه نوع امضای الکترونیکی باید امضا شود؟

ما از حسابدار ارشد LLC "شرکت "ANIS-98" برای موضوع پیشنهادی مصاحبه تشکر می کنیم. اولگا ولادیمیرونا سالتیکوا،مسکو.

I.V. موراشکینتسف:این ترتیب برای اسناد مختلف متفاوت خواهد بود. فاکتورهای الکترونیکی الزامات ویژه و سخت گیرانه تری دارند. آنها باید با امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته امضا شده و از طریق اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی ارسال شوند سفارش، تایید شده به دستور وزارت مالیه مورخ 25 آوریل 2011 شماره 50ن.

امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته، مشابه مهر سازمان به همراه امضای شخص مسئول است. همراه با گواهی کلید تایید واجد شرایط است. فقط مراکز صدور گواهینامه معتبر می توانند چنین امضاهای الکترونیکی را صادر کنند قانون 04/06/2011 شماره 63-FZ. اسنادی که بر اساس قانون EDS قدیمی با امضای دیجیتال الکترونیکی امضا شده اند و از اول ژوئیه دیگر معتبر نخواهد بود. قانون 10 ژانویه 2002 شماره 1-FZ، در نظر گرفته می شوند که با امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته امضا شده اند.

در صنایع خاص، به عنوان مثال در تولید طلا و جواهر، توصیه می شود که از طریق یک اپراتور نه تنها اسناد خارجی، بلکه برخی اسناد داخلی سازمان نیز منتقل شود. اسناد داخلی معمولاً نیازی به امضای امضای واجد شرایط پیشرفته ندارند. بنا به صلاحدید خود سازمان، یک امضای غیرقابل صلاحیت تقویت شده یا حتی یک امضای الکترونیکی ساده ممکن است کافی باشد.

امضاهای بدون صلاحیت تقویت شده نیز توسط مراکز صدور گواهینامه صادر می شوند و می توانند ارزان تر از امضاهای واجد شرایط باشند. یک امضای ساده یک رمز یا رمز عبور است که به شما امکان می دهد خالق سند را شناسایی کنید. شما می توانید چنین امضایی را با استفاده از یک برنامه کامپیوتری اضافه کنید و هزینه کمتری نسبت به خرید یک امضای پیشرفته نیاز دارد.

اسناد خارجی به جز فاکتورها را می توان از طریق ایمیل ساده برای طرف مقابل ارسال کرد. با توافق طرفین، آنها را می توان با امضای الکترونیکی واجد شرایط یا تقویت شده بدون صلاحیت امضا کرد. اما استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی ویژه راحت‌تر است، زیرا به شما امکان می‌دهد فوراً اعلان دریافت سند را دریافت کنید. او نیز به نوبه خود می تواند بلافاصله آن را امضا کرده و برای شما ارسال کند.

بهترین راه برای شروع پیاده سازی مدیریت اسناد الکترونیکی چیست؟

I.V. موراشکینتسف:به طور معمول، شرکت هایی که طرف مقابل زیادی دارند و حجم زیادی از جریان اسناد خارجی دارند، تصمیم می گیرند از اسناد الکترونیکی استفاده کنند. از آنجایی که مبادله اسناد الکترونیکی، به ویژه فاکتورها، تنها با توافق طرفین امکان پذیر است ماده 1 169 کد مالیاتی فدراسیون روسیه، سپس ابتدا باید در مورد امکان تغییر به مدیریت اسناد الکترونیکی با طرف مقابل عادی خود صحبت کنید. سپس باید یک اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی را انتخاب کنید و با او قرارداد ببندید. لیست اپراتورهای مدیریت اسناد الکترونیکی موجود در شبکه اعتماد خدمات مالیاتی فدرال در پست شده است وب سایت خدمات مالیاتی فدرال .

هنگام انتخاب اپراتور باید به چه معیارهایی توجه کرد؟

I.V. موراشکینتسف:به عنوان یک قاعده، اپراتورهای مدیریت اسناد الکترونیکی امکان تبادل اسناد الکترونیکی با چندین طرف مقابل را در حالت آزمایشی فراهم می کنند. در طول چنین "عملیات آزمایشی" می توانید درک کنید که کدام رابط برای شما راحت تر است و آیا ترکیب برنامه حسابداری شما با سیستم مدیریت اسناد اپراتور آسان خواهد بود.

هرچه ترکیب یک برنامه حسابداری با یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی دشوارتر باشد، هزینه اجرای سیستم بیشتر خواهد بود. لطفا به قیمت ارسال مدارک الکترونیکی نیز توجه فرمایید. به طور معمول، حمل و نقل به همان روشی که در ارتباطات سیار انجام می شود پرداخت می شود: "تماس گیرنده" پرداخت می کند، یعنی فرستنده سند الکترونیکی. اسناد الکترونیکی اغلب باید به صورت مجموعه ارسال شوند. در این صورت ممکن است برای ارسال یک بسته مدارک هزینه ای وجود داشته باشد، مثلاً فاکتور و گواهی پایان کار یا فاکتور.

آیا لازم است به طور همزمان با یک مرکز صدور گواهینامه - سازمانی که امضای الکترونیکی صادر می کند، قرارداد ببندید؟

I.V. موراشکینتسف:این برای جریان اسناد خارجی اجباری است. مرکز صدور گواهینامه باید امضای الکترونیکی را به همه شرکت کنندگان در جریان اسناد ارائه دهد. شرکت هایی که گزارش های خود را به صورت الکترونیکی ارائه می کنند قبلاً چنین قراردادهایی را منعقد کرده اند. اگر فقط از جریان اسناد داخلی استفاده می کنید، به میل شما بستگی دارد. اسناد داخلی را می توان با یک امضای الکترونیکی ساده امضا کرد و در این صورت نیازی به انعقاد قرارداد با مرجع صدور گواهینامه نیست.

آیا طرف مقابل می تواند از سیستم های مختلف مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده کند؟ یا فقط در صورتی امکان دریافت مدارک وجود دارد که شریک شما از طریق همان اپراتور ارسال کرده باشد؟

I.V. موراشکینتسف:در حال حاضر متاسفانه رومینگ داخلی بین اپراتورها وجود ندارد. بنابراین برای دریافت مدارک باید به همان اپراتور شرکت ارسال کننده مدارک متصل شوید. بنابراین اگر طرف مقابل شما از طریق اپراتورهای مختلف کار می کند، برای تبادل اسناد با طرف مقابل، باید با هر یک از اپراتورها قرارداد ببندید.

امیدواریم رومینگ در سال جاری راه اندازی شود و پس از آن امکان پذیرش مدارک ارسالی از طریق اپراتورهای دیگر فراهم شود.

آیا لازم است در قرارداد با طرف مقابل، استفاده از سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به طور جداگانه پیش بینی شود؟

I.V. موراشکینتسف:نه، شما مجبور نیستید این کار را انجام دهید. کافی است ایمیل‌های معمولی (نیازی به تأیید امضای الکترونیکی آنها نباشد) یا نامه‌های کاغذی از طریق فکس، جایی که موافقت با استفاده از اسناد الکترونیکی تأیید می‌شود، مبادله کنید. نامه وزارت مالیه به تاریخ 1390/08/01 به شماره 26/07/03. یا مثلاً یکی از طرفین می‌تواند از طریق اپراتور خود دیگری را دعوت کند، همانطور که در هنگام دعوت از «دوستان» در شبکه‌های اجتماعی اتفاق می‌افتد و دیگری می‌تواند این دعوت را بپذیرد. با این حال، اگر طرف مقابل شما نمی خواهد اسناد را به صورت الکترونیکی دریافت کند، باید به ارسال اسناد کاغذی برای آنها ادامه دهید.

خوب، ما با شرکای خود به توافق رسیدیم، یک اپراتور یا حتی چندین اپراتور را انتخاب کردیم. بعد چه باید کرد؟

I.V. موراشکینتسف:اکنون باید هنگام کار با پیمانکاران، فرآیندهای تجاری شرکت را با اجرای مدیریت اسناد الکترونیکی تطبیق دهیم:

توسعه و تصویب روشی برای مدیریت اسناد الکترونیکی؛
تعیین کسانی که مسئول نگهداری آن هستند؛
آرشیو الکترونیکی اسناد دریافتی و ارسالی را سازماندهی کنید.
قوانین ایجاد، دریافت و ذخیره اسناد الکترونیکی را در خط مشی حسابداری تجویز می کند، مسئول تولید و امضای اسناد الکترونیکی را تعیین می کند.

هر کارمندی که مجاز به امضای اسناد الکترونیکی است باید دارای امضای الکترونیکی باشد، زیرا نمی توانید امضای خود را به افراد دیگر منتقل کنید.

آیا باید اسناد الکترونیکی را به صورت کاغذی چاپ و ذخیره کنم؟

I.V. موراشکینتسف:نه، لازم نیست، اگرچه بسیاری به روش قدیمی این کار را ادامه می دهند. کلیه اسناد الکترونیکی ارسالی و دریافتی در یک آرشیو الکترونیکی ذخیره می شود. و آرشیو الکترونیکی شما باید به گونه ای سازماندهی شود که در صورت لزوم، به عنوان مثال، به درخواست سازمان بازرسی مالیاتی، بتوانید به سرعت اسناد درخواستی را پیدا کنید و به صورت الکترونیکی به بازرسی ارسال کنید، همانطور که اکنون گزارش الکترونیکی منتقل می شود. .

و اگر اداره مالیات یا ممیز درخواست کپی کاغذی از سند الکترونیکی داشته باشد مشخص می شود که این کپی از سند الکترونیکی است و سند الکترونیکی به امضای طرفین رسیده است؟

I.V. موراشکینتسف:می توانید سند الکترونیکی را چاپ کنید و یک نسخه کاغذی دریافت کنید. این نسخه به طور خودکار چاپ می شود که یک نسخه کاغذی از یک سند الکترونیکی است و اصل آن به صورت الکترونیکی توسط طرفین امضا شده است. یک نسخه کاغذی در صورتی که به درستی اجرا شده باشد، یعنی به امضا و مهر سازمان رسیده باشد یا محضری باشد، می تواند مانند کپی اصل سند کاغذی مورد استفاده قرار گیرد.

آیا می توان تمام اسناد را به صورت الکترونیکی ایجاد کرد؟

I.V. موراشکینتسف:اسناد را می توان هم به صورت کاغذی و هم به صورت الکترونیکی ایجاد کرد. اگر یک سند الکترونیکی با امضای الکترونیکی واجد شرایط امضا شده باشد، معادل یک سند کاغذی است که با دست امضا شده است. ماده 5 9 قانون 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ؛ ماده 1 6 قانون 04/06/2011 شماره 63-FZ. فرمت های الکترونیکی تأیید شده توسط خدمات مالیاتی فدرال برای فاکتور، بارنامه TORG-12 و گواهی پایان کار وجود دارد. اسناد دیگر را می توان در هر قالبی مانند متن یا pdf ایجاد کرد.

اما سندی وجود دارد که باید روی کاغذ تنظیم شود. این یک بارنامه است. هنوز امکان ارائه قابلیت خواندن الکترونیکی آن در سفر وجود ندارد.

علاوه بر این، اسناد تنظیم کننده روابط بین کارفرما و کارمند، به عنوان مثال، درخواست کار، قرارداد کار، نیز باید به صورت کاغذی تنظیم شود.

تجهیزات و کامپیوترهای متصل به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی چه الزاماتی دارد؟

I.V. موراشکینتسف:مانند رایانه هایی که از آنها گزارش الکترونیکی به اداره مالیات و سایر مراجع نظارتی ارسال می شود. هر محل کار متصل به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید یک کانال اینترنتی پایدار داشته باشد و برنامه Crypto-Pro یا برنامه مشابه دیگری برای کار با کلیدهای الکترونیکی نصب شود.

چه خطراتی در هنگام ایجاد و ارسال اسناد الکترونیکی ممکن است ایجاد شود و چگونه از آنها اجتناب کنیم؟

I.V. موراشکینتسف:به نظر من هیچ خطر جدی وجود ندارد. تنها نکته این است که باید بسیار مراقب باشید، همه کارها را به موقع انجام دهید و در اسناد الکترونیکی به خصوص فاکتورها اشتباه نکنید. مقررات صدور و ارسال فاکتور بسیار سختگیرانه است. و برای رفع خطا در فاکتور ارسالی باید فاکتور اصلاح شده را مجددا ارسال کنید.

اما نمی توانید با استفاده از تاریخی که قبلاً گذشته است، فاکتور جدیدی ارسال کنید.

شماره گذاری مستمر فاکتورها در برنامه حسابداری اتفاق می افتد. فرقی نمی کند که فاکتورهای کاغذی یا الکترونیکی ارسال می کنید و از یک یا چند حامل استفاده می کنید.

هزینه تقریبی ارسال و دریافت سند الکترونیکی چقدر است؟

I.V. موراشکینتسف:قیمت ثابت در بازار برای این خدمات هنوز در حال ظهور است. امروز می تواند از 1 تا 5 روبل متغیر باشد. برای ارسال یک سند الکترونیکی برخی از اپراتورها علاوه بر این هزینه اشتراک را دریافت می کنند. دریافت اسناد الکترونیکی معمولا رایگان است.

در هر صورت، از ارسال اسناد از طریق پست معمولی، به خصوص در مسافت های طولانی، ارزان تر است. به علاوه، کاهش هزینه چاپ و ذخیره اسناد کاغذی.

بر اساس بررسی‌های شرکت‌هایی که اجرای مدیریت اسناد الکترونیکی را آغاز کرده‌اند، صرفه‌جویی در هنگام تبدیل به مبادله اسناد با طرف مقابل به صورت الکترونیکی می‌تواند حدود 2 درصد از گردش مالی ناخالص شرکت باشد.

در حال حاضر تبادل اسناد بین واحدهای تجاری و افراد به تدریج از کاغذی به الکترونیکی می رود. یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی چندین مزیت نسبت به کاغذ ساده دارد - باعث صرفه جویی در زمان و افزایش کارایی تصمیمات می شود. EDMS می تواند هم در داخل یک شرکت و هم بین شرکت های مختلف از طریق اینترنت ساخته شود.

مدیریت اسناد الکترونیکیسیستمی از فرآیندهای پردازش اسناد به صورت الکترونیکی است. اکثر برنامه های حسابداری و پرسنلی مدرن می توانند اسناد الکترونیکی را در قالب استاندارد ایجاد شده در سطح قانونگذاری تولید کنند. اما برای اینکه چنین سندی وزن قانونی داشته باشد باید با امضای الکترونیکی به امضای طرفین برسد.

جریان اسناد الکترونیکی را می توان به دو نوع بزرگ تقسیم کرد - تبادل اسناد در یک شرکت یا بین شرکت های مختلف از طریق کانال های ارتباطی. ترکیب این دو سیستم در یک سیستم جهانی امکان پذیر است.

استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی در یک شرکت مستلزم خرید بسته نرم افزاری لازم (پلتفرم EDM) و همچنین تجهیزات عملیاتی آن (تجهیزات شبکه، سرور و غیره) است.

جهت تبادل اسناد بین دو شرکت به اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی نیاز است. تحویل پیام ها را تضمین می کند، قالب اسناد ارسال شده را کنترل می کند، نیاز به گواهی کار با داده ها با امضای الکترونیکی دارد و آرشیو اسناد را ذخیره می کند.

توجه!یکی از این خدمات است. اسنادی که از طریق آن دریافت می شود، در صورتی دارای اهمیت قانونی هستند که دارای علامتی از امضای الکترونیکی دو طرف جریان سند باشند.

مزایا و معایب EDI

مزایای کلیدی

مدیریت اسناد الکترونیکی مزایای غیر قابل انکاری نسبت به کاغذ دارد:

• ساده کردن کار اداری - سیستم به شما اجازه نمی دهد که همان تعداد را به اسناد مختلف اختصاص دهید، زیرا این به ترتیب و به طور خودکار اتفاق می افتد.
• ردیابی موقعیت هر سند - در هر زمان می توانید متوجه شوید که دقیقاً چه کسی با سند کار می کند. یک کارمند نمی تواند به آن آسیب برساند یا آن را از دست بدهد. سندی که به طور تصادفی یا عمدی حذف شده است همچنان قابل بازیابی است.
• تسریع در پردازش اسناد - اگر دپارتمان های شرکت در چندین ساختمان پراکنده هستند، سند کاغذی باید شخصاً برای تأیید به آنجا منتقل شود. با EDI، سند مورد نیاز در کسری از ثانیه به دست کارمند می رسد.
• کار راحت با نسخه ها - هنگام ویرایش، سیستم هر نسخه را ذخیره می کند. در صورت لزوم، می توانید ردیابی کنید که چه کسی و چه زمانی در سند تغییرات ایجاد کرده است.
• دسترسی 24 ساعته از راه دور - در صورت لزوم، دسترسی به سیستم EDF را می توان از طریق اینترنت از هر رایانه ای در جهان سازماندهی کرد. یک کارمند می تواند در سفر کاری، در تعطیلات یا مرخصی استعلاجی با اسناد کار کند.
• برنامه ریزی کار - با تعیین تاریخ ایجاد و تاریخ اجرا می توانید اجرای اسناد دریافتی را با توجه به صف برنامه ریزی کنید.
• جستجوی سند - می توانید پایگاه داده اسناد عمومی را با استفاده از کلمات کلیدی و عبارات جستجو کنید.
• صرفه جویی در کاغذ - نیازی به چاپ تمام اسناد به مقدار لازم نیست.

معایب اصلی

با وجود مزایای آشکار، سیستم های EDI دارای معایبی نیز هستند که می تواند یک شرکت را از اجرای آنها باز دارد.

این موارد عبارتند از:

• برای خرید سیستم باید پول خرج کنید که بسته به تعداد کاربران می تواند تا 100 هزار روبل باشد.
• پس از خرید، نصب، پیاده سازی و اشکال زدایی زمان زیادی طول می کشد.
• آموزش تمامی کاربرانی که درگیر آن خواهند شد ضروری است.
• تضمین امنیت سیستم - محدود کردن دسترسی بین کاربران، صدور امضای الکترونیکی لازم، محافظت در برابر نفوذ خارجی.
• شرکت باید یک مدیر در کارکنان داشته باشد که بر عملکرد سیستم نظارت کند، فعالیت های خدماتی را انجام دهد و مشکلات کاربران را حل کند.
• برای محافظت از اطلاعات، لازم است از پایگاه داده با اسناد پشتیبان تهیه شود.
• اگر EDI در شرکت های همکار در دسترس نباشد، لازم است از وجود سیستم الکترونیکی و کاغذی اطمینان حاصل شود.

قابلیت مدیریت اسناد الکترونیکی

هر سیستم مدیریت اسناد باید از اجرای بسیاری از اقدامات اطمینان حاصل کند:

• با هر نوع سندی کار کنید - آنها را ایجاد کنید ، آنها را تهیه کنید ، آنها را پردازش کنید ، آنها را ثبت کنید ، بر اجرای آنها نظارت کنید ، آنها را هماهنگ کنید و غیره.
• سازماندهی جریان اسناد - تعیین مسیرهای درون شرکت، محدود کردن دسترسی بین کاربران فردی، ارائه توانایی کار با یک سند برای چندین نفر به طور همزمان.
• آرشیو اسناد را با قابلیت جستجو و ذخیره آنها سازماندهی کنید.

توجه!مدیریت اسناد الکترونیکی باید همان توانایی کاغذ سنتی را برای کار با اسناد فراهم کند.

سیستم های توسعه یافته بزرگ فرصت هایی را فراهم می کنند:

• ثبت کلیه اسناد عبوری - ورودی، خروجی، داخلی، با هدایت مجدد آنها به مدیر.
• اطمینان از یک رویه یکسان برای کار با اسناد در هر بخش شرکت؛
• کار با سند به صورت فردی و جمعی؛
• تبادل اسناد بین بخش ها و کارمندان خاص؛
• محدود کردن دسترسی به اسناد؛
• از فرم های استاندارد برای همه اسناد استفاده کنید.
• کنترل کنید که تأیید، اجرا و سایر کارهای مربوط به سند به موقع انجام شود.
• ایجاد گزارش - تحلیلی، آماری و غیره؛
• ذخیره سازی بایگانی را با ضبط تاریخ و زمان دسترسی کاربر سازماندهی کنید.

آیا می توان جریان اسناد کاغذی را با الکترونیکی ترکیب کرد؟

پس از تغییر به جریان الکترونیکی اسناد در یک سازمان، در ابتدا هنوز امکان رها کردن کامل اسناد کاغذی وجود نخواهد داشت.

این ممکن است به چند دلیل اتفاق بیفتد:

• همه طرف‌ها از EDI استفاده نمی‌کنند.
• شرکت در حال حاضر اسناد کاغذی زیادی را در بایگانی ذخیره کرده است.

با این حال، تفاوت های اساسی در کار با اسناد الکترونیکی و کاغذی وجود دارد. به عنوان مثال، یک سند کاغذی باید چاپ شود و برای امضا به مدیر آورده شود، در حالی که یک سند الکترونیکی باید در خود سیستم امضا شود. اسناد حسابداری کاغذی ارسال شده به طرف مقابل ممکن است در حین حمل و نقل از طریق پست گم شوند، در حالی که اسناد الکترونیکی به دست مخاطب می رسد.

تفاوت اصلی کار با این دو نوع سند در ذخیره سازی آنهاست. اسناد الکترونیکی بلافاصله وارد سیستم می شوند و همه کاربران می توانند با آنها کار کنند. برای اسناد کاغذی، همچنان باید یک بایگانی سازماندهی شود که در آن به شیوه ای منظم ذخیره شوند. ضمناً پس از رسیدن به شرکت، سند کاغذی باید اسکن شود و این نسخه اسکن شده برای کارهای بعدی در سیستم بارگذاری شود.

توجه!بنابراین، کار در شرکت هنوز باید فقط به صورت الکترونیکی انجام شود. اگر سند کاغذی برسد، فقط کسانی که آن را دریافت کرده یا امضا می کنند، آن را می بینند. در عین حال، کار با یک کپی الکترونیکی به شما امکان می دهد از نسخه اصلی تقریباً از هرگونه ضرر محافظت کنید و به چندین کاربر امکان می دهد همزمان با آن کار کنند.

چه برنامه های EDI وجود دارد؟

سیستم های مدیریت اسناد زیادی در بازار وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. رایج ترین سیستم ها:

تعامل یک سند الکترونیکی با سایر برنامه ها

سیستم EDI با قرار گرفتن در محیط الکترونیکی سازمان، باید در حین کار، آزادانه از سایر برنامه های تجاری که قبلاً در آن فعال هستند پشتیبانی کند. به عنوان مثال، پردازش آزادانه اسناد حسابداری - فاکتورها، اعمال، فاکتورها، وکالتنامه ها و غیره ضروری است.

علاوه بر این، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید به طور مداوم با همه کار کند و با داده های یکسان عمل کند. بنابراین ضروری است که سیستم بتواند دایرکتوری های مورد استفاده در محیط الکترونیکی را پشتیبانی کند و بتواند داده ها را در آنها به روز کند.

علاوه بر این، لازم است کار با داده های خارجی - ایمیل، پلت فرم های تجاری و غیره را نیز در نظر بگیرید.

هنگام انتخاب یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، باید به امکانات تعامل آن با سایر ابزارها و منابع داده موجود در سازمان توجه کنید. به طور معمول، سیستم های محبوب و در نتیجه به طور فعال در حال توسعه، شامل بسیاری از ماژول ها برای محبوب ترین برنامه ها هستند - 1C، Parus، Oracle و بسیاری دیگر.

به عنوان مثال، برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی 1C به شما امکان می دهد اسناد حسابداری الکترونیکی را مستقیماً از آن تولید، دریافت و ارسال کنید، در حالی که آنها را با امضای واجد شرایط تأیید کنید.