Pada akhir Mei 2011, Kementerian Keuangan kembali mengambil langkah menuju penerapan pengelolaan dokumen elektronik - dikeluarkan perintah yang menyetujui tata cara penerbitan dan penerimaan faktur elektronik. Namun untuk mendapatkan dampak ekonomi yang nyata dari penggunaan teknologi tanpa kertas, penting untuk mengubah seluruh aliran dokumen* ke dalam bentuk elektronik. Perusahaan 1C siap memberikan peluang seperti itu kepada penggunanya.

Kode Pajak Federasi Rusia

Seni. 169 Kode Pajak Federasi Rusia sebagaimana telah diubah. Undang-Undang Federal 27 Juli 2010 No.229-FZ).

Undang-undang Federal No. 63-FZ tanggal 10 Januari 2002 No

tanggal 25/04/2011 No.50n

Kami bergerak menuju pertukaran dokumen elektronik dengan pihak rekanan

Kebutuhan untuk beralih ke teknologi tanpa kertas sudah lama tertunda dalam perekonomian. Pengenalan pertukaran dokumen elektronik dengan pihak rekanan memiliki efek ekonomi yang positif: mengurangi biaya organisasi untuk bahan habis pakai, layanan pos, memelihara arsip dokumen di atas kertas (biaya kertas, personel, menyewa ruang untuk arsip, dll.), mengurangi waktu pemrosesan dan pertukaran data, pengurangan jumlah kesalahan, dan kemampuan mencari dokumen yang diinginkan dengan cepat dalam arsip elektronik.

Sekarang negara sedang melakukan banyak hal ke arah ini. Pada tahun 2002, Undang-Undang “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik” diadopsi, yang menetapkan signifikansi hukum dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik. Sayangnya, ketentuan undang-undang ini tidak berlaku untuk faktur, yang terdapat ketentuan khusus dalam Kode Pajak Federasi Rusia. Pembatasan ini kini telah dicabut.

Musim panas lalu, perubahan dilakukan pada Kode Pajak Federasi Rusia yang mengatur kemungkinan pembuatan dan penerbitan faktur dalam bentuk elektronik dengan persetujuan bersama dari para pihak yang bertransaksi dan ketersediaan sarana dan kemampuan teknis untuk menerima dan memprosesnya. faktur (Pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Federal 27 Juli 2010 No. 229-FZ).

Pada tanggal 6 April 2011, Presiden Federasi Rusia menandatangani Undang-Undang Federal No. 63-FZ “Tentang Tanda Tangan Elektronik”. Undang-undang baru ini bertujuan untuk menghilangkan kekurangan Undang-undang Federal tanggal 10 Januari 2002 No. 1-FZ “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik”, serta memperluas cakupan penggunaan tanda tangan elektronik.

Dan terakhir, pada tanggal 25 Mei 2011, Keputusan Menteri Keuangan Rusia tanggal 25 April 2011 No. 50n “Atas persetujuan Tata Cara Penerbitan dan Penerimaan Faktur dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi dengan menggunakan tanda tangan digital elektronik” adalah terdaftar di Kementerian Kehakiman Rusia (nomor registrasi 20860) .

Kementerian Kehakiman Rusia telah mendaftarkan prosedur penerbitan dan penerimaan faktur elektronik

Tata cara tersebut menetapkan bahwa penerbitan dan penerimaan tagihan dalam bentuk elektronik dilakukan melalui satu atau lebih penyelenggara pengelolaan dokumen elektronik dengan sarana teknis yang sesuai. Perlu diketahui bahwa penggunaan faktur elektronik hanya diperbolehkan atas kesepakatan bersama para pihak yang bertransaksi. Dengan demikian, penggunaan dokumen elektronik merupakan hak, bukan kewajiban pihak lawan. Tata Cara tersebut menentukan hari mana yang dianggap sebagai tanggal penerbitan dan tanggal penerimaan faktur elektronik, serta mengatur tata cara melakukan koreksi.

Prosedur ini mulai berlaku sejak dipublikasikan secara resmi (klausul 2 Perintah Kementerian Keuangan Rusia tanggal 25 April 2011 No. 50n). Faktanya, ini dapat digunakan setelah munculnya operator manajemen dokumen elektronik terakreditasi* dan persetujuan oleh Layanan Pajak Federal Rusia tentang format faktur, log faktur yang diterima dan diterbitkan, buku pembelian dan buku penjualan dalam bentuk elektronik. formulir (paragraf 2 ayat 9 pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia) .

Catatan:
* Prosedur akreditasi perusahaan sebagai operator pengelolaan dokumen elektronik harus disetujui oleh Layanan Pajak Federal Rusia. Setelah akreditasi operator, mekanisme pertukaran terkait akan disepakati dengan mereka dan kemudian didukung dalam program ekonomi perusahaan 1C.

Dalam program ekonomi perusahaan 1C, kemungkinan pembuatan dan penerbitan faktur dalam bentuk elektronik akan diterapkan setelah persetujuan dokumen dan format di atas.

Pengenalan faktur elektronik berfungsi sebagai insentif untuk penggunaan seluas mungkin dokumen akuntansi, pajak, dan akuntansi keuangan lainnya dalam bentuk elektronik.

Pertukaran dokumen elektronik dengan rekanan di "1C:Enterprise 8"

Saat ini, program 1C: Trade Management 8 telah mengimplementasikan kemampuan untuk bertukar dokumen, yang tata cara penukarannya tidak diatur oleh undang-undang (misalnya invoice, invoice, katalog produk, daftar harga, pesanan, termasuk dokumen dalam bentuk bebas) . Pertukaran langsung "Penjual - Pembeli" dimungkinkan dari program (melalui email atau direktori file bersama di server).

Saat mengembangkan mekanisme pertukaran dokumen elektronik di 1C:Enterprise 8, tugasnya adalah menerapkan mekanisme pengaturan dan pertukaran sederhana dengan antarmuka yang paling nyaman. Dokumen ditandatangani secara digital dan dikirim ke penerima dengan mengklik tombol. Apabila para peserta pertukaran sepakat di antara mereka sendiri bahwa tidak semua dokumen yang dikirimkan harus mempunyai arti hukum, maka untuk jenis dokumen tertentu dimungkinkan untuk tidak menggunakan tanda tangan elektronik.

Untuk kemudahan penggunaan, sistem ini memiliki sistem petunjuk bawaan (langkah demi langkah), yang memberi tahu pengguna tentang tindakan selanjutnya yang diperlukan saat bekerja dengan dokumen elektronik.

Untuk kenyamanan pengguna, program ini juga mencakup:

• konfigurasi langkah-langkah yang fleksibel dalam bekerja dengan dokumen elektronik dalam mode pengguna;
• pembuatan dokumen elektronik dalam beberapa format umum yang ditentukan oleh pengguna;
• menghubungkan sertifikat tanda tangan dengan jenis dokumen elektronik tertentu yang ditandatangani, serta memeriksa kebenaran sertifikat tanda tangan pada saat pengiriman atau penerimaan;
• pelacakan otomatis versi dokumen elektronik saat ini sesuai dengan dokumen sistem akuntansi;
• melihat daftar seluruh dokumen elektronik beserta ciri-ciri singkatnya sehubungan dengan dokumen sistem akuntansi;
• memelihara catatan rinci tentang peristiwa tindakan dengan dokumen elektronik;
• melihat isi dokumen elektronik di layar dalam bentuk cetakan yang familiar bagi pengguna, memasang tanda tangan digital atau mengirimkannya ke pembuat dokumen untuk direvisi, serta kemampuan untuk mengunggah dokumen elektronik dengan tanda tangan digital terpasang ke direktori pada disk;
• perbandingan 2 versi dokumen elektronik.
• formulir ergonomis terpisah untuk memproses dokumen elektronik yang disiapkan untuk ditandatangani, dipecah menjadi sertifikat tanda tangan dari karyawan yang bertanggung jawab dalam organisasi;
• pembuatan otomatis dokumen sistem akuntansi berdasarkan isi dokumen elektronik yang diterima.

Kedepannya, pertukaran dokumen elektronik dengan pihak rekanan akan diterapkan pada solusi lain pada platform 1C:Enterprise 8.

Sebagai kesimpulan, kami mencatat sekali lagi bahwa dengan diperkenalkannya pertukaran dokumen elektronik dengan pihak lawan, dimungkinkan untuk meningkatkan tingkat kualitas pemrosesan dan pertukaran informasi terkini, mengurangi jumlah kesalahan yang ditemui selama entri “manual”, dan juga mengurangi intensitas tenaga kerja dan waktu pemrosesan dokumen.

Sebuah sistem yang memungkinkan Anda mengoptimalkan akuntansi, transfer dan penerimaan dokumen dari mitra. Ini memastikan enkripsi dan keamanan tingkat tinggi.

Setiap organisasi wajib menyelenggarakan pencatatan akuntansi, dan jika sebelumnya hanya menggunakan dokumen faksimili (cetak), kini digantikan dengan dokumen elektronik. Alasan utama mengapa perusahaan beralih ke pertukaran dokumen elektronik dengan pihak lawan, - optimalisasi pekerjaan, minimalisasi waktu dan biaya finansial.

1. Metode transisi ke EDI dengan rekanan.
2. Apakah perusahaan Anda membutuhkan EDI?
3. Bagaimana mengatur aliran dokumen elektronik dengan rekanan.
4. Membuat perjanjian dengan operator.
5. Membeli sertifikat.
6. Koneksi rekanan.
7. Bagaimana melakukan pertukaran dokumen elektronik dengan pihak lawan.

Cara beralih ke EDI dengan rekanan

Ada dua cara untuk bertukar dokumen dengan pihak lawan.

1. Secara langsung. Untuk melakukan ini, Anda perlu membuat kontrak (perjanjian), yang harus menjelaskan metode dan prosedur interaksi. Perlu diingat bahwa tidak semua surat dapat ditransfer secara langsung.
2. Melalui layanan. Layanan pertukaran dokumen elektronik bermanfaat karena, dengan terhubung ke jaringan operator, klien menerima perantara yang memiliki faktur, personel, kekuatan teknis dan hukum untuk pertukaran hukum dokumen apa pun.

Menggunakan jasa operator adalah pilihan terbaik. Ada Peraturan Menteri Keuangan No. 50n yang menyatakan bahwa transfer tagihan dalam bentuk elektronik hanya dapat dilakukan melalui operator EDI; hanya perantara tersebut yang dapat mengkonfirmasi fakta transfer kertas, jika diperlukan.

Apakah perusahaan Anda membutuhkan EDI?

Tugas utama yang diselesaikan dengan pengelolaan dokumen elektronik adalah mengoptimalkan biaya waktu dan uang untuk pertukaran kertas. Dalam sistem EDI Anda dapat dengan cepat dan mudah menemukan dokumen apa pun, mengirimkannya ke rekanan Anda, dan memantau pekerjaan karyawan Anda. Manajemen dokumen elektronik tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga sumber daya perusahaan - tidak perlu mengeluarkan uang untuk surat atau kurir.

Saat mengimplementasikan EDI, tugas-tugas berikut diselesaikan:

• Pengembangan pekerjaan otomatis untuk koordinasi dan persetujuan.
• Menyimpan semua dokumen di satu server.
• Kemampuan untuk dengan cepat melacak riwayat aliran dokumen dengan rekanan tertentu.
• Pembuatan proyek dengan sejumlah besar mitra dan peserta.
• Tingkat keamanan dan perlindungan rahasia dagang yang tinggi.

Dengan kata lain, pengelolaan dokumen elektronik diperlukan oleh perusahaan-perusahaan yang manajernya berupaya mengoptimalkan dan mengotomatiskan pekerjaan semaksimal mungkin, serta membangun model bisnis transparan yang mudah dikendalikan dari jarak jauh.

Bagaimana mengatur aliran dokumen elektronik dengan rekanan

Ada tiga langkah yang harus diikuti.

1. Buat perjanjian dengan operator.
2. Beli alat perlindungan kriptografi.
3. Lampirkan rekanan ke sistem.

Kesimpulan perjanjian dengan operator

Hal ini terkadang disebut sebagai “kepatuhan terhadap peraturan.” Dokumen ini menjelaskan semua nuansa kerjasama, ketentuan koneksi ke sistem dan biaya, dan juga menunjukkan aspek hukum interaksi.

Membeli sertifikat

Ada tiga jenis: sederhana, diperkuat tanpa pengecualian, diperkuat dengan kualifikasi. Sertifikat diperlukan agar dokumen tersebut diakui setara dengan dokumen kertasnya. - penggantian tanda tangan tulisan tangan dan stempel perusahaan. Alat perlindungan kriptografi diperlukan untuk melindungi, mengenkripsi dan mendekripsi tanda tangan elektronik (dibeli dari operator).

Koneksi rekanan

Kemungkinan besar, beberapa mitra bisnis Anda sudah menggunakan satu atau beberapa sistem EDI. Meskipun dia bukan klien Taxnet, itu tidak masalah. Dengan bantuan (teknologi yang memungkinkan Anda bertukar dokumen antara operator EDF yang berbeda), Anda dapat menjalin interaksi.

Mitra yang tidak terdaftar dalam sistem EDI mana pun harus yakin akan efektivitas cara pertukaran dokumen tersebut. Biasanya, ini bukan masalah besar, karena hampir semua pengusaha telah mendengar tentang manfaat EDI dan mengetahui cara kerja sistem ini. Anda dapat mendorong mereka mengambil keputusan positif dengan memberi mereka akses gratis ke sistem selama dua hingga tiga bulan. Anda dapat mendiskusikan poin-poin tersebut dengan pakar kami - mereka akan memberi tahu Anda cara terbaik untuk melanjutkan.

Bagaimana melakukan pertukaran dokumen elektronik dengan pihak lawan

Taxnet telah mengembangkan solusi TI untuk perusahaan selama 15 tahun, termasuk pengembangan sistem “”, yang memungkinkan Anda melakukan pertukaran dokumen elektronik dengan pihak rekanan dengan cepat, andal, mudah, dan murah. Sistem ini dipasang oleh 100.000 klien (lebih dari 700 mitra di seluruh negeri). Apa yang kami tawarkan?

1. Kami akan memastikan kekuatan hukum untuk semua dokumen yang ditransfer.
2. Interaksi cepat, pengiriman/penerimaan dokumen antara Anda dan mitra.
3. Perlindungan yang andal terhadap akses tidak sah.
4. Keamanan dokumen pada semua tahap transportasi dan selama penyimpanan.
5. Dukungan pengguna dan pelatihan staf dalam menggunakan program.

Berkat kerja yang baik, kami akan memastikan koneksi cepat ke sistem dan transisi yang lancar ke EDI. Untuk menghubungi kami, isi aplikasi di website atau hubungi 8-800-333-80-89. Pakar kami akan memberikan saran pribadi dan memberi tahu Anda tentang detail kerja sama!

Wakil Direktur Jenderal Taxkom LLC

Sebagian besar akuntan menggunakan program komputer khusus dan menyerahkan laporan elektronik ke kantor pajak dan dana. Jadi mengapa tidak berkomunikasi “secara elektronik” dengan rekanan Anda? Mengapa mencetak tumpukan kertas ketika Anda dapat membuat dan menyimpan dokumen elektronik? Kami diberitahu bagaimana melakukan ini oleh perusahaan yang menyediakan layanan pengelolaan dokumen elektronik.

Igor Vladimirovich, tolong beri tahu kami apa itu manajemen dokumen elektronik?

I.V. Murashkintsev: Manajemen dokumen elektronik adalah cara mengatur pekerjaan dengan dokumen, ketika sebagian besar dokumen aslinya dihasilkan dalam bentuk elektronik, tanpa menggunakan media kertas. Perlu diketahui bahwa dengan aliran dokumen seperti itu, dokumen asli dibuat dalam bentuk elektronik, dan bukan hanya salinan elektronik dokumen kertas. Dokumen elektronik dalam format yang disetujui dapat dikompilasi di sebagian besar program akuntansi. Namun agar suatu dokumen elektronik menjadi signifikan secara hukum, dokumen tersebut tidak hanya harus memenuhi format yang disetujui dan memiliki rincian wajib, tetapi juga ditandatangani dengan tanda tangan elektronik.

Setelah membuat dokumen, Anda dapat langsung menandatanganinya dengan tanda tangan elektronik di banyak program akuntansi, meskipun tidak semua.

Apabila suatu dokumen elektronik dikirimkan kepada pihak lawan, maka dokumen tersebut harus dikirimkan sesuai dengan tata cara pertukaran dokumen elektronik.

Prosedur pertukaran dokumen elektronik seperti apa? Jenis tanda tangan elektronik apa yang harus ditandatangani pada dokumen elektronik?

Kami berterima kasih kepada kepala akuntan LLC “Firm “ANIS-98”” untuk topik wawancara yang diusulkan Olga Vladimirovna Saltykova, Moskow.

I.V. Murashkintsev: Urutan ini akan berbeda untuk dokumen yang berbeda. Faktur elektronik memiliki persyaratan khusus dan lebih ketat. Mereka harus ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang disempurnakan dan dikirim melalui operator pengelolaan dokumen elektronik Pesan, disetujui. Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan tanggal 25 April 2011 No.50n.

Tanda tangan elektronik berkualifikasi yang disempurnakan adalah analog dari stempel organisasi bersama dengan tanda tangan orang yang bertanggung jawab. Itu disertai dengan sertifikat kunci verifikasi yang memenuhi syarat. Hanya pusat sertifikasi terakreditasi yang dapat menerbitkan tanda tangan elektronik tersebut UU 06.04.2011 No.63-FZ. Dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik berdasarkan UU EDS lama, yang tidak berlaku lagi mulai 1 Juli UU 10 Januari 2002 No.1-FZ, dianggap ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang disempurnakan dan memenuhi syarat.

Di industri tertentu, misalnya dalam produksi perhiasan, disarankan untuk mentransfer melalui operator tidak hanya dokumen eksternal, tetapi juga beberapa dokumen internal organisasi. Dokumen internal biasanya tidak perlu ditandatangani dengan tanda tangan yang disempurnakan. Berdasarkan kebijaksanaan organisasi itu sendiri, tanda tangan elektronik yang diperkuat tanpa pengecualian atau bahkan tanda tangan elektronik sederhana mungkin sudah cukup.

Tanda tangan tanpa pengecualian yang disempurnakan juga dikeluarkan oleh pusat sertifikasi, dan harganya bisa lebih murah dibandingkan tanda tangan yang memenuhi syarat. Tanda tangan sederhana adalah sandi atau kata sandi yang memungkinkan Anda mengidentifikasi pembuat dokumen. Anda dapat menambahkan tanda tangan seperti itu menggunakan program komputer, dan biayanya lebih murah dibandingkan membeli tanda tangan yang disempurnakan.

Dokumen eksternal, kecuali faktur, dapat dikirim ke rekanan melalui email sederhana. Dengan persetujuan para pihak, mereka dapat ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang disempurnakan atau tidak memenuhi syarat. Namun menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik khusus lebih nyaman, karena memungkinkan Anda langsung menerima pemberitahuan bahwa mitra Anda telah menerima dokumen. Dia, pada gilirannya, dapat segera menandatanganinya dan mengirimkannya kepada Anda.

Apa cara terbaik untuk mulai menerapkan pengelolaan dokumen elektronik?

I.V. Murashkintsev: Biasanya, perusahaan yang memiliki banyak rekanan dan aliran dokumen eksternal dalam jumlah besar memutuskan untuk beralih menggunakan dokumen elektronik. Karena pertukaran dokumen elektronik, khususnya invoice, hanya dapat dilakukan atas kesepakatan bersama para pihak ayat 1 seni. 169 Kode Pajak Federasi Rusia, maka pertama-tama Anda perlu mendiskusikan kemungkinan beralih ke manajemen dokumen elektronik dengan rekanan tetap Anda. Maka Anda harus memilih operator pengelolaan dokumen elektronik dan membuat perjanjian dengannya. Daftar operator manajemen dokumen elektronik yang termasuk dalam Jaringan Perwalian Layanan Pajak Federal diposting di Situs web Layanan Pajak Federal .

Kriteria apa yang harus Anda perhatikan ketika memilih operator?

I.V. Murashkintsev: Sebagai aturan, operator pengelolaan dokumen elektronik memberikan kesempatan untuk bertukar dokumen elektronik dengan beberapa pihak dalam mode uji. Selama “operasi percobaan” tersebut, Anda akan dapat memahami antarmuka mana yang lebih nyaman bagi Anda dan apakah akan mudah untuk menggabungkan program akuntansi Anda dengan sistem manajemen dokumen operator.

Semakin sulit menggabungkan program akuntansi dengan sistem pengelolaan dokumen elektronik, semakin tinggi biaya penerapan sistem tersebut. Mohon diperhatikan juga harga pengiriman dokumen elektronik. Biasanya, penerusan dibayar dengan cara yang sama seperti dalam komunikasi seluler: “penelepon”, yaitu pengirim dokumen elektronik, membayar. Dokumen elektronik seringkali perlu dikirim sebagai satu set. Dalam hal ini, mungkin ada biaya untuk pengiriman paket dokumen, misalnya invoice dan sertifikat penyelesaian pekerjaan atau invoice.

Apakah perlu secara bersamaan membuat perjanjian dengan pusat sertifikasi - organisasi yang menerbitkan tanda tangan elektronik?

I.V. Murashkintsev: Ini wajib untuk aliran dokumen eksternal. Pusat sertifikasi harus memberikan tanda tangan elektronik kepada semua peserta aliran dokumen. Perusahaan yang menyampaikan laporan secara elektronik telah menandatangani perjanjian tersebut. Jika Anda hanya menggunakan aliran dokumen internal, maka itu tergantung keinginan Anda. Dokumen internal dapat ditandatangani dengan tanda tangan elektronik sederhana, dan dalam hal ini tidak perlu membuat perjanjian dengan otoritas sertifikasi.

Bisakah pihak lawan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik yang berbeda? Atau apakah dokumen bisa diterima hanya jika pasangan Anda mengirimkannya melalui operator yang sama?

I.V. Murashkintsev: Sayangnya saat ini belum ada roaming internal antar operator. Oleh karena itu, untuk menerima dokumen, Anda perlu terhubung ke operator yang sama dengan perusahaan pengirim dokumen. Jadi jika rekanan Anda bekerja melalui operator yang berbeda, untuk bertukar dokumen dengan rekanan, Anda harus membuat perjanjian dengan masing-masing operator.

Kami berharap roaming dapat berfungsi dalam tahun ini dan kemudian dokumen yang dikirim melalui operator lain dapat diterima.

Apakah perlu diatur secara terpisah penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik dalam kontrak dengan pihak lawan?

I.V. Murashkintsev: Tidak, kamu tidak perlu melakukan ini. Cukup dengan bertukar email biasa (tidak perlu disahkan dengan tanda tangan elektronik) atau surat kertas melalui fax, yang sudah dipastikan persetujuan untuk menggunakan dokumen elektronik. Surat Kementerian Keuangan tanggal 01.08.2011 No.03-07-09/26. Atau, misalnya, salah satu pihak dapat mengundang pihak lain melalui operatornya, seperti yang terjadi ketika mengundang “teman” di jejaring sosial, dan pihak lainnya dapat menerima undangan ini. Namun, jika rekanan Anda tidak ingin menerima dokumen secara elektronik, Anda harus terus mengirimkan dokumen kertas kepada mereka.

Ya, kami sepakat dengan mitra kami, memilih satu operator atau bahkan beberapa operator. Apa yang harus dilakukan selanjutnya?

I.V. Murashkintsev: Kini kita perlu menyesuaikan proses bisnis perusahaan dengan penerapan pengelolaan dokumen elektronik saat bekerja sama dengan kontraktor:

menyusun dan menyetujui prosedur pengelolaan dokumen elektronik;
menunjuk mereka yang bertanggung jawab atas pemeliharaannya;
mengatur arsip elektronik dokumen yang diterima dan dikirim;
menetapkan dalam kebijakan akuntansi aturan untuk membuat, menerima dan menyimpan dokumen elektronik, menunjuk mereka yang bertanggung jawab atas pembuatan dan penandatanganan dokumen elektronik.

Setiap pegawai yang berwenang menandatangani dokumen elektronik harus diberikan tanda tangan elektronik, karena tanda tangannya tidak dapat dialihkan kepada orang lain.

Apakah saya perlu mencetak dan menyimpan dokumen elektronik dalam bentuk kertas?

I.V. Murashkintsev: Tidak, itu tidak perlu, meski banyak yang terus melakukannya dengan cara lama. Semua dokumen elektronik yang dikirim dan diterima disimpan dalam arsip elektronik. Dan arsip elektronik Anda harus diatur sedemikian rupa sehingga, jika perlu, misalnya, atas permintaan inspektorat pajak, Anda dapat dengan cepat menemukan dokumen yang diminta dan mengirimkannya ke inspektorat secara elektronik, dengan cara yang sama seperti pelaporan elektronik sekarang dikirimkan. .

Dan jika kantor pajak atau pemeriksa meminta salinan dokumen elektronik dalam bentuk kertas, apakah jelas bahwa itu adalah salinan dokumen elektronik dan dokumen elektronik tersebut ditandatangani oleh para pihak?

I.V. Murashkintsev: Anda dapat mencetak dokumen elektronik dan menerima salinan kertas. Salinan ini secara otomatis akan dicetak menjadi salinan kertas dari dokumen elektronik dan aslinya ditandatangani secara elektronik oleh para pihak. Salinan kertas, jika dibuat dengan benar, yaitu disertifikasi dengan tanda tangan dan stempel organisasi atau diaktakan, dapat digunakan dengan cara yang sama seperti salinan dokumen kertas asli.

Bisakah semua dokumen dibuat secara elektronik?

I.V. Murashkintsev: Dokumen dapat dibuat baik dalam bentuk kertas maupun elektronik. Jika suatu dokumen elektronik ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat, maka itu setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tangan ayat 5 seni. 9 Undang-Undang 6 Desember 2011 Nomor 402-FZ; ayat 1 seni. 6 UU 06.04.2011 No.63-FZ. Ada format elektronik yang disetujui oleh Layanan Pajak Federal untuk faktur, catatan konsinyasi TORG-12 dan sertifikat penyelesaian pekerjaan. Dokumen lain dapat dibuat dalam format apa pun, seperti teks atau pdf.

Namun ada dokumen yang harus dibuat di atas kertas. Ini adalah waybill. Belum memungkinkan untuk memberikan kemampuan membacanya secara elektronik saat bepergian.

Selain itu, dokumen-dokumen yang mengatur hubungan antara pemberi kerja dan pekerja, misalnya lamaran kerja, kontrak kerja, juga harus dibuat dalam bentuk kertas.

Apa persyaratan peralatan dan komputer yang terhubung ke sistem manajemen dokumen elektronik?

I.V. Murashkintsev: Sama seperti komputer tempat pelaporan elektronik dikirim ke kantor pajak dan otoritas pengatur lainnya. Setiap tempat kerja yang terhubung ke sistem manajemen dokumen elektronik harus memiliki saluran Internet yang stabil dan program Crypto-Pro atau program serupa lainnya untuk bekerja dengan kunci elektronik harus diinstal.

Bahaya apa saja yang mungkin timbul saat membuat dan mengirimkan dokumen elektronik dan bagaimana cara menghindarinya?

I.V. Murashkintsev: Menurut saya, tidak ada bahaya yang serius. Hanya saja Anda harus sangat berhati-hati, melakukan semuanya tepat waktu dan tidak membuat kesalahan dalam dokumen elektronik, terutama invoice. Peraturan penerbitan dan pengiriman invoice sangat ketat. Dan untuk memperbaiki kesalahan pada invoice yang dikirimkan, Anda harus mengirimkan ulang invoice yang telah diperbaiki tersebut.

Namun Anda tidak dapat memposting invoice baru menggunakan tanggal yang sudah lewat.

Penomoran faktur secara terus menerus terjadi dalam program akuntansi. Tidak masalah apakah Anda mengirim faktur kertas atau elektronik dan apakah Anda menggunakan satu atau lebih operator.

Berapa perkiraan biaya pengiriman dan penerimaan dokumen elektronik?

I.V. Murashkintsev: Harga yang stabil di pasar untuk layanan ini masih baru muncul. Saat ini harganya bisa berkisar dari 1 hingga 5 rubel. untuk mengirim satu dokumen elektronik. Beberapa operator juga membebankan biaya berlangganan. Penerimaan dokumen elektronik biasanya gratis.

Bagaimanapun, ini lebih murah daripada mengirim dokumen melalui pos biasa, terutama melalui jarak jauh. Ditambah lagi, mengurangi biaya pencetakan dan penyimpanan dokumen kertas.

Berdasarkan review dari perusahaan-perusahaan yang sudah mulai menerapkan pengelolaan dokumen elektronik, penghematan saat beralih ke pertukaran dokumen dengan pihak rekanan secara elektronik dapat mencapai sekitar 2% dari omzet kotor perusahaan.

Saat ini pertukaran dokumen antara badan usaha dan perorangan secara bertahap berpindah dari kertas ke elektronik. Sistem manajemen dokumen elektronik memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan sistem manajemen dokumen kertas sederhana - sistem ini menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi pengambilan keputusan. EDMS dapat dibangun baik di dalam satu perusahaan maupun antar perusahaan yang berbeda melalui Internet.

Manajemen dokumen elektronik adalah suatu sistem proses pengolahan dokumen dalam bentuk elektronik. Sebagian besar program akuntansi dan personalia modern dapat menghasilkan dokumen elektronik dalam format standar yang ditetapkan di tingkat legislatif. Namun agar dokumen tersebut mempunyai bobot hukum, maka harus ditandatangani oleh kedua belah pihak dengan tanda tangan elektronik.

Aliran dokumen elektronik dapat dibagi menjadi dua jenis besar - pertukaran dokumen dalam suatu perusahaan atau antar perusahaan yang berbeda melalui saluran komunikasi. Kedua sistem ini dapat digabungkan menjadi satu sistem global.

Penggunaan manajemen dokumen elektronik dalam suatu perusahaan memerlukan pembelian paket perangkat lunak yang diperlukan (platform EDW), serta peralatan untuk pengoperasiannya (peralatan jaringan, server, dll).

Untuk pertukaran dokumen antara dua perusahaan, diperlukan operator pengelolaan dokumen elektronik. Ini menjamin pengiriman pesan, mengontrol format dokumen yang dikirim, memerlukan sertifikasi pekerjaan dengan data dengan tanda tangan elektronik, dan menyimpan arsip dokumen.

Perhatian! Salah satu layanan tersebut adalah. Dokumen-dokumen yang diterima melaluinya mempunyai arti hukum jika mempunyai tanda tanda tangan elektronik kedua belah pihak dalam alur dokumen.

Kelebihan dan kekurangan EDI

Manfaat Utama

Manajemen dokumen elektronik memiliki keunggulan yang tidak dapat disangkal dibandingkan kertas:

• Memperlancar pekerjaan kantor - sistem tidak akan mengizinkan Anda menetapkan nomor yang sama ke dokumen yang berbeda, karena ini akan terjadi secara berurutan dan otomatis;
• Melacak posisi setiap dokumen - kapan saja Anda dapat mengetahui siapa sebenarnya yang mengerjakan dokumen tersebut. Seorang karyawan tidak akan dapat merusak atau kehilangannya. Dokumen yang terhapus secara tidak sengaja atau sengaja masih dapat dipulihkan;
• Mempercepat pemrosesan dokumen - jika departemen perusahaan tersebar di beberapa gedung, maka dokumen kertas harus dibawa sendiri ke sana untuk disetujui. Dengan EDI, dokumen yang diperlukan sampai ke karyawan dalam sepersekian detik;
• Pekerjaan yang mudah dengan versi - saat mengedit, sistem menyimpan setiap versi. Jika perlu, Anda dapat melacak siapa yang membuat perubahan pada dokumen dan kapan;
• Akses jarak jauh 24 jam - jika perlu, akses ke sistem EDF dapat diatur melalui Internet dari komputer mana pun di dunia. Seorang karyawan dapat bekerja dengan dokumen saat dalam perjalanan bisnis, berlibur atau cuti sakit;
• Perencanaan kerja - dengan menentukan tanggal pembuatan dan tanggal pelaksanaan, Anda dapat merencanakan pelaksanaan dokumen masuk sesuai antrian;
• Pencarian dokumen - Anda dapat mencari database dokumen umum menggunakan kata kunci dan ekspresi;
• Menghemat kertas - tidak perlu mencetak semua dokumen dalam jumlah yang dibutuhkan.

Kerugian utama

Terlepas dari keuntungan yang jelas, sistem EDI juga memiliki kelemahan yang dapat menghentikan perusahaan untuk menerapkannya.

Ini termasuk:

• Anda perlu mengeluarkan uang untuk membeli sistem, yang, bergantung pada jumlah pengguna, dapat berjumlah hingga 100 ribu rubel;
• Setelah pembelian, diperlukan waktu lama untuk menginstal, mengimplementasikan, dan melakukan debug;
• Penting untuk melatih semua pengguna yang akan terlibat di dalamnya;
• Memastikan keamanan sistem - membatasi akses antar pengguna, mengeluarkan tanda tangan elektronik yang diperlukan, melindungi dari penetrasi luar;
• Perusahaan harus memiliki staf administrator yang akan memantau fungsi sistem, melakukan aktivitas layanan, dan menyelesaikan masalah pengguna;
• Untuk melindungi informasi, database perlu dicadangkan dengan dokumen;
• Jika EDI tidak tersedia dari perusahaan mitra, maka perlu dipastikan keberadaan sistem elektronik dan kertas.

Fungsionalitas manajemen dokumen elektronik

Setiap sistem manajemen dokumen harus memastikan pelaksanaan banyak tindakan:

• Bekerja dengan semua jenis dokumen - membuatnya, menyusunnya, memprosesnya, mendaftarkannya, memantau implementasinya, mengoordinasikannya, dll.;
• Mengatur alur dokumen - menentukan rute dalam perusahaan, membatasi akses antar pengguna individu, memberikan kemampuan untuk bekerja dengan satu dokumen untuk beberapa orang sekaligus;
• Atur arsip dokumen dengan kemampuan untuk mencari dan menyimpannya.

Perhatian! Manajemen dokumen elektronik harus memberikan kemampuan yang sama untuk bekerja dengan dokumen seperti kertas tradisional.

Sistem besar yang dikembangkan memberikan peluang:

• Pendaftaran semua dokumen yang lewat - masuk, keluar, internal, dengan pengalihan lebih lanjut ke manajer;
• Memastikan keseragaman prosedur pengerjaan dokumen di setiap divisi perusahaan;
• Bekerja dengan dokumen tersebut baik secara individu maupun kolektif;
• Pertukaran dokumen antar departemen dan karyawan tertentu;
• Batasi akses ke dokumen;
• Gunakan formulir standar untuk semua dokumen;
• Mengontrol bahwa persetujuan, pelaksanaan, dan pekerjaan lain dengan dokumen akan diselesaikan tepat waktu;
• Hasilkan pelaporan - analitis, statistik, dll.;
• Atur penyimpanan arsip dengan pencatatan tanggal dan waktu akses pengguna.

Apakah mungkin untuk menggabungkan aliran dokumen kertas dengan aliran dokumen elektronik?

Setelah beralih ke pengelolaan dokumen elektronik dalam suatu organisasi, pada awalnya dokumen kertas masih belum bisa sepenuhnya ditinggalkan.

Hal ini dapat terjadi karena beberapa alasan:

• Tidak semua rekanan menggunakan EDI;
• Perusahaan sudah memiliki banyak dokumen kertas yang disimpan dalam arsip.

Namun, terdapat perbedaan mendasar dalam bekerja dengan dokumen elektronik dan kertas. Misalnya, dokumen kertas perlu dicetak dan dibawa ke pengelola untuk ditandatangani, sedangkan dokumen elektronik harus ditandatangani di sistem itu sendiri. Dokumen akuntansi kertas yang dikirim ke rekanan mungkin hilang melalui pos selama pengiriman, sedangkan dokumen elektronik sampai ke penerima.

Perbedaan utama antara bekerja dengan kedua jenis dokumen ini adalah penyimpanannya. Dokumen elektronik segera masuk ke sistem, di mana semua pengguna dapat bekerja dengannya. Untuk dokumen kertas, tetap harus ada arsip yang dapat disimpan secara tertib. Pada saat yang sama, setelah sampai di perusahaan, dokumen kertas harus dipindai, dan salinan pindaian ini harus dimuat ke dalam sistem untuk pekerjaan lebih lanjut.

Perhatian! Oleh karena itu, pekerjaan di dalam perusahaan tetap harus dilakukan hanya secara elektronik. Jika dokumen kertas tiba, hanya mereka yang menerima atau menandatanganinya yang dapat melihatnya. Pada saat yang sama, bekerja dengan salinan elektronik memungkinkan Anda melindungi dokumen asli dari hampir semua kehilangan, dan memungkinkan beberapa pengguna untuk mengerjakannya secara bersamaan.

Program EDI apa yang ada?

Ada banyak sistem manajemen dokumen di pasaran, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Sistem yang paling umum:

Interaksi dokumen elektronik dengan program lain

Bertempat di lingkungan elektronik organisasi, sistem EDI harus, selama operasi, secara bebas mendukung aplikasi bisnis lain yang sudah beroperasi di dalamnya. Misalnya, perlu untuk secara bebas memproses dokumen akuntansi - faktur, akta, faktur, surat kuasa, dll.

Selain itu, sistem pengelolaan dokumen elektronik harus bekerja secara konsisten dengan semua orang dan beroperasi dengan data yang sama. Oleh karena itu, diperlukan sistem yang dapat mendukung direktori yang digunakan dalam lingkungan elektronik dan mampu memperbaharui data yang ada di dalamnya.

Selain itu, perlu mempertimbangkan penggunaan data eksternal - email, platform perdagangan, dll.

Saat memilih sistem manajemen dokumen elektronik, Anda perlu memperhatikan kemungkinan interaksinya dengan alat dan sumber data lain yang tersedia di perusahaan. Biasanya, sistem yang populer, dan karenanya secara aktif berkembang, menyertakan banyak modul untuk program paling populer - 1C, Parus, Oracle, dan banyak lainnya.

Misalnya, program manajemen dokumen elektronik 1C memungkinkan Anda membuat, menerima, dan mengirim dokumen akuntansi elektronik langsung darinya, sekaligus mengonfirmasinya dengan tanda tangan yang memenuhi syarat.