2011.gada maija beigās Finanšu ministrija spēra vēl vienu soli ceļā uz elektronisko dokumentu pārvaldības ieviešanu - tika izdots rīkojums, kas apstiprināja elektronisko rēķinu izrakstīšanas un saņemšanas kārtību. Bet, lai no papīra tehnoloģiju izmantošanas gūtu reālu ekonomisku efektu, ir svarīgi visu dokumentu plūsmu* pārvērst elektroniskā formā. Uzņēmums 1C ir gatavs saviem lietotājiem nodrošināt šādas iespējas.

Krievijas Federācijas nodokļu kodekss

Art. 169 Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksā ar grozījumiem. 2010. gada 27. jūlija federālais likums Nr. 229-FZ).

2002. gada 10. janvāra federālais likums Nr.63-FZ Nr.1-FZ

datēts ar 25.04.2011. Nr.50n

Mēs virzāmies uz elektronisko dokumentu apmaiņu ar darījumu partneriem

Ekonomikā jau sen ir iestājusies nepieciešamība pāriet uz bezpapīra tehnoloģijām. Elektroniskās dokumentu apmaiņas ar darījumu partneriem ieviešanai ir pozitīvs ekonomisks efekts: samazinās organizāciju izmaksas par palīgmateriāliem, pasta pakalpojumiem, dokumentu arhīva uzturēšana uz papīra (papīra, personāla, arhīva telpu nomas izmaksas u.c.), samazinās. laiks datu apstrādei un apmaiņai, kļūdu skaita samazināšana un iespēja ātri meklēt vajadzīgo dokumentu elektroniskajā arhīvā.

Tagad valsts daudz dara šajā virzienā. 2002.gadā tika pieņemts likums “Par elektronisko digitālo parakstu”, kas noteica ar elektronisko parakstu parakstīto elektronisko dokumentu juridisko nozīmi. Diemžēl šī likuma noteikumi neattiecās uz rēķiniem, par kuriem Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksā bija īpašs noteikums. Tagad šis ierobežojums ir atcelts.

Pagājušajā vasarā tika veiktas izmaiņas Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksā, kas paredz iespēju ar darījuma pušu savstarpēju piekrišanu sastādīt un izrakstīt rēķinus elektroniskā formā un tehnisko līdzekļu un iespēju pieejamību šādu saņemšanai un apstrādei. rēķini (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 169. pants, kas grozīts ar 2010. gada 27. jūlija federālo likumu Nr. 229-FZ).

2011. gada 6. aprīlī Krievijas Federācijas prezidents parakstīja federālo likumu Nr. 63-FZ “Par elektroniskajiem parakstiem”. Jaunā likuma mērķis ir novērst pašreizējā federālā 2002. gada 10. janvāra likuma Nr. 1-FZ “Par elektroniskajiem ciparparakstiem” nepilnības, kā arī paplašināt elektroniskā paraksta izmantošanas jomu.

Un visbeidzot 2011.gada 25.maijā tika pieņemts Krievijas Finanšu ministrijas 2011.gada 25.aprīļa rīkojums Nr.50n “Par elektroniskā formāta rēķinu izrakstīšanas un saņemšanas kārtības apstiprināšanu, izmantojot telekomunikāciju kanālus, izmantojot elektronisko ciparparakstu”. reģistrēts Krievijas Tieslietu ministrijā (reģistrācijas numurs 20860) .

Krievijas Tieslietu ministrija ir reģistrējusi elektronisko rēķinu izrakstīšanas un saņemšanas kārtību

Kārtība nosaka, ka rēķinu izsniegšana un saņemšana elektroniskā formā tiek veikta ar viena vai vairāku elektronisko dokumentu pārvaldības operatoru starpniecību ar saderīgiem tehniskajiem līdzekļiem. Lūdzam ņemt vērā, ka elektronisko rēķinu izmantošana ir atļauta tikai pēc darījuma pušu savstarpējas vienošanās. Tādējādi elektronisko dokumentu izmantošana ir darījuma partneru tiesības, nevis pienākums. Kārtība nosaka, kura diena uzskatāma par elektronisko rēķinu izrakstīšanas un saņemšanas datumu, un reglamentē tajos labojumu izdarīšanas kārtību.

Procedūra stājas spēkā no tās oficiālās publicēšanas brīža (Krievijas Finanšu ministrijas 2011. gada 25. aprīļa rīkojuma Nr. 50n 2. punkts). Faktiski to var izmantot pēc tam, kad ir parādījušies akreditēti elektronisko dokumentu pārvaldības operatori* un Krievijas Federālais nodokļu dienests ir apstiprinājis rēķinu formātus, saņemto un izsniegto rēķinu žurnālu, pirkumu grāmatiņu un pārdošanas grāmatiņu elektroniskā formātā. veidlapa (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 169. panta 9. punkta 2. punkts) .

Piezīme:
* Uzņēmumu kā elektronisko dokumentu pārvaldības operatoru akreditācijas kārtība ir jāapstiprina Krievijas Federālajam nodokļu dienestam. Pēc operatoru akreditācijas ar viņiem tiks saskaņots attiecīgais apmaiņas mehānisms un pēc tam atbalstīts uzņēmuma 1C ekonomiskajās programmās.

Uzņēmuma 1C ekonomiskajās programmās iespēja noformēt un izrakstīt rēķinus elektroniskā formā tiks ieviesta pēc iepriekš minēto dokumentu un formātu apstiprināšanas.

Elektronisko rēķinu ieviešana kalpoja kā stimuls pēc iespējas plašākai citu grāmatvedības, nodokļu un finanšu grāmatvedības dokumentu izmantošanai elektroniskā formā.

Elektronisko dokumentu apmaiņa ar darījumu partneriem "1C:Enterprise 8"

Jau šobrīd programmā 1C: Trade Management 8 ir ieviesta iespēja apmainīties ar dokumentiem, kuru apmaiņas procedūra nav reglamentēta likumā (piemēram, rēķini, pavadzīmes, preču katalogi, cenrāži, pasūtījumi, tostarp dokumenti brīvā formā) . Tiešā apmaiņa “Pārdevējs - Pircējs” ir iespējama no programmas (pa e-pastu vai koplietojamo failu direktoriju serverī).

Izstrādājot mehānismu elektronisko dokumentu apmaiņai 1C:Enterprise 8, uzdevums bija ieviest vienkāršu iestatīšanas un apmaiņas mehānismu ar ērtāko saskarni. Dokumenti tiek digitāli parakstīti un nosūtīti adresātam ar pogas klikšķi. Ja apmaiņas dalībnieki savā starpā vienojas, ka ne visiem nosūtītajiem dokumentiem jābūt juridiski nozīmīgiem, tad atsevišķiem dokumentu veidiem iespējams neizmantot elektronisko parakstu.

Lietošanas ērtībai sistēmā ir iebūvēta mājienu sistēma (soli pa solim), kas informē lietotāju par nākamo nepieciešamo darbību, strādājot ar elektronisku dokumentu.

Lietotāju ērtībām programma ietver arī:

• elastīga soļu konfigurēšana darbā ar elektroniskajiem dokumentiem lietotāja režīmā;
• elektroniska dokumenta ģenerēšana vairākos lietotāja noteiktos vispārpieņemtos formātos;
• paraksta sertifikāta saistīšana ar noteiktiem parakstītu elektronisko dokumentu veidiem, kā arī paraksta sertifikāta pareizības pārbaude, nosūtot vai saņemot;
• automātiska elektroniskā dokumenta pašreizējās versijas izsekošana atbilstoši grāmatvedības sistēmas dokumentam;
• apskatīt visu elektronisko dokumentu sarakstu ar to īsiem raksturojumiem saistībā ar grāmatvedības sistēmas dokumentu;
• detalizēta notikumu žurnāla uzturēšana par darbībām ar elektroniskajiem dokumentiem;
• elektroniskā dokumenta satura apskate uz ekrāna lietotājam pazīstamā drukātā veidā, digitālā paraksta uzstādīšana vai nosūtīšana dokumenta autoram pārskatīšanai, kā arī iespēja augšupielādēt elektronisku dokumentu ar uzstādītiem ciparparakstiem direktorijs diskā;
• elektronisko dokumentu 2 versiju salīdzinājums.
• atsevišķa ergonomiska forma parakstīšanai sagatavotu elektronisko dokumentu apstrādei, kas sadalīta pa organizācijas atbildīgo darbinieku paraksta sertifikātiem;
• uzskaites sistēmas dokumenta automātiska ģenerēšana, pamatojoties uz saņemtā elektroniskā dokumenta saturu.

Nākotnē elektronisko dokumentu apmaiņa ar darījuma partneriem tiks ieviesta citos risinājumos platformā 1C:Enterprise 8.

Noslēgumā vēlreiz atzīmējam, ka, ieviešot elektronisko dokumentu apmaiņu ar darījumu partneriem, kļūst iespējams uzlabot aktuālās informācijas apstrādes un apmaiņas kvalitātes līmeni, samazināt “manuālās” ievades laikā konstatēto kļūdu skaitu, kā arī samazināt. darba intensitāte un dokumentu apstrādes laiks.

Sistēma, kas ļauj optimizēt uzskaiti, dokumentu nodošanu un saņemšanu no partneriem. Tas nodrošina augstu šifrēšanas un drošības līmeni.

Katrai organizācijai ir jāveic grāmatvedības uzskaite, un, ja iepriekš tika izmantoti tikai faksimila (drukātie) dokumenti, tad tagad tie tiek aizstāti ar elektroniskajiem. Galvenie iemesli, kāpēc uzņēmumi pāriet uz elektroniska dokumentu apmaiņa ar darījumu partneriem, - darba optimizācija, laika un finanšu izmaksu samazināšana līdz minimumam.

1. Metodes pārejai uz EDI ar darījumu partneriem.
2. Vai jūsu uzņēmumam ir nepieciešama EDI?
3. Kā organizēt elektronisko dokumentu plūsmu ar darījumu partneriem.
4. Līguma slēgšana ar operatoru.
5. Sertifikāta iegāde.
6. Darījuma partneru savienojums.
7. Kā izveidot elektronisku dokumentu apmaiņu ar darījumu partneriem.

Veidi, kā pāriet uz EDI ar darījumu partneriem

Ir divi veidi, kā apmainīties ar dokumentiem ar darījumu partneriem.

1. Tieši. Lai to izdarītu, jums ir jānoslēdz līgums (līgums), kurā jānorāda mijiedarbības metodes un procedūra. Jāatceras, ka ne visus papīrus var tieši pārsūtīt.
2. Caur servisu. Elektroniskās dokumentu apmaiņas pakalpojums ir izdevīgs, jo, pieslēdzoties operatora tīklam, klients saņem starpnieku, kuram ir rēķini, personāls, tehniskie un juridiskie spēki jebkādu dokumentu likumīgai apmaiņai.

Operatora pakalpojumu izmantošana ir labākā izvēle. Ir Finanšu ministrijas rīkojums Nr.50n, saskaņā ar kuru rēķinu pārsūtīšana elektroniskā veidā var tikt veikta tikai ar EDI operatora starpniecību, tikai šāds starpnieks varēs apstiprināt dokumentu nodošanas faktu, ja nepieciešams.

Vai jūsu uzņēmumam ir nepieciešama EDI?

Galvenais uzdevums, ko risina elektroniskā dokumentu pārvaldība, ir laika un naudas izmaksu optimizēšana dokumentu apmaiņai. EDI sistēmā Jūs varat ātri un ērti atrast jebkuru dokumentu, nosūtīt to savam darījuma partnerim un uzraudzīt savu darbinieku darbu. Elektroniskā dokumentu pārvaldība ietaupa ne tikai laiku, bet arī uzņēmuma resursus – nav jātērē nauda pastam vai kurjeram.

Ieviešot EDI, tiek atrisināti šādi uzdevumi:

• Automatizēta darba izstrāde saskaņošanai un apstiprināšanai.
• Visu dokumentu glabāšana vienā serverī.
• Iespēja ātri izsekot dokumentu plūsmas vēsturei ar konkrētu darījumu partneri.
• Projektu veidošana ar lielu partneru un dalībnieku skaitu.
• Augsta drošības pakāpe un komercnoslēpumu aizsardzība.

Citiem vārdiem sakot, elektroniskā dokumentu pārvaldība ir nepieciešama tiem uzņēmumiem, kuru vadītāji cenšas maksimāli optimizēt un automatizēt darbu un veidot pārskatāmu biznesa modeli, kuru ir viegli vadīt attālināti.

Kā organizēt elektronisko dokumentu plūsmu ar darījumu partneriem

Ir jāveic trīs darbības.

1. Noslēdziet līgumu ar operatoru.
2. Pērciet kriptogrāfijas aizsardzības rīkus.
3. Pievienojiet sistēmai darījumu partnerus.

Līguma noslēgšana ar operatoru

To dažreiz sauc par "noteikumu ievērošanu". Šajā dokumentā ir aprakstītas visas sadarbības nianses, pieslēgšanas nosacījumi sistēmai un izmaksas, kā arī norādīti mijiedarbības juridiskie aspekti.

Sertifikāta iegāde

Ir trīs veidi: vienkāršs, pastiprināts nekvalificēts, pastiprināts kvalificēts. Sertifikāts ir nepieciešams, lai dokumentu atzītu par līdzvērtīgu tā papīra ekvivalentam. - ar roku rakstīta paraksta un uzspiesta uzņēmuma zīmoga nomaiņa. Lai aizsargātu, šifrētu un atšifrētu elektroniskos parakstus, ir nepieciešams kriptogrāfiskās aizsardzības rīks (iegādāts no operatora).

Pievienošanās darījumu partneriem

Visticamāk, daži no jūsu biznesa partneriem jau izmanto vienu vai otru EDI sistēmu. Pat ja viņš nav Taxnet klients, tam nav nozīmes. Ar (tehnoloģijas, kas ļauj apmainīties ar dokumentiem starp dažādiem EDF operatoriem) palīdzību jūs varat izveidot mijiedarbību.

Partneriem, kuri nav reģistrēti nevienā EDI sistēmā, ir jābūt pārliecinātiem par šāda dokumentu apmaiņas līdzekļa efektivitāti. Parasti tas nav nekas liels, jo gandrīz visi uzņēmēji jau ir dzirdējuši par EDI priekšrocībām un viņiem ir priekšstats par šo sistēmu darbību. Jūs varat viņus panākt pozitīvu lēmumu, dodot viņiem bezmaksas piekļuvi sistēmai divus līdz trīs mēnešus. Jūs varat apspriest šādus punktus ar mūsu speciālistiem – viņi jums pateiks, kā vislabāk rīkoties.

Kā izveidot elektronisku dokumentu apmaiņu ar darījumu partneriem

Taxnet jau 15 gadus izstrādā IT risinājumus uzņēmumiem, tai skaitā izstrādā sistēmu “”, kas ļauj ātri, droši, ērti un lēti izveidot elektronisku dokumentu apmaiņu ar darījumu partneriem. Sistēmu uzstādīja 100 000 klientu (vairāk nekā 700 partneri visā valstī). Ko mēs piedāvājam?

1. Visiem pārsūtītajiem dokumentiem nodrošināsim juridisko spēku.
2. Ātra mijiedarbība, dokumentu nosūtīšana/saņemšana starp jums un jūsu partneriem.
3. Uzticama aizsardzība pret nesankcionētu piekļuvi.
4. Dokumentu drošība visos transportēšanas posmos un uzglabāšanas laikā.
5. Lietotāju atbalsts un personāla apmācība programmas lietošanā.

Pateicoties labi iedibinātam darbam, mēs nodrošināsim ātru pieslēgšanos sistēmai un vienmērīgu pāreju uz EDI. Lai sazinātos ar mums, aizpildiet pieteikumu vietnē vai zvaniet pa tālruni 8-800-333-80-89. Mūsu speciālisti sniegs personiskus padomus un pastāstīs par sadarbības detaļām!

Taxkom LLC ģenerāldirektora vietnieks

Lielais vairums grāmatvežu izmanto specializētas datorprogrammas un iesniedz elektroniskus pārskatus nodokļu inspekcijai un fondiem. Tātad, kāpēc gan nesazināties “elektroniski” ar saviem darījuma partneriem? Kāpēc drukāt papīra kaudzes, ja var izveidot un uzglabāt elektroniskus dokumentus? Kā to izdarīt, mums pastāstīja uzņēmums, kas sniedz elektroniskās dokumentu pārvaldības pakalpojumus.

Igor Vladimirovič, pastāstiet, lūdzu, kas ir elektroniskā dokumentu pārvaldība?

I.V. Muraškincevs: Elektroniskā dokumentu pārvaldība ir veids, kā organizēt darbu ar dokumentiem, kad lielākā daļa to oriģinālu tiek ģenerēti elektroniskā formā, neizmantojot papīra nesējus. Ņemiet vērā, ka ar šādu dokumentu plūsmu oriģināli tiek veidoti elektroniskā formā, nevis tikai papīra dokumentu elektroniskās kopijas. Elektroniskos dokumentus apstiprinātā formātā var sastādīt lielākajā daļā grāmatvedības programmu. Bet, lai elektroniskais dokuments būtu juridiski nozīmīgs, tam ir ne tikai jāatbilst apstiprinātajiem formātiem un obligāti rekvizīti, bet arī jābūt parakstītam ar elektronisko parakstu.

Pēc dokumenta izveides jūs varat to nekavējoties parakstīt ar elektronisko parakstu daudzās, lai gan ne visās, grāmatvedības programmās.

Ja darījuma partnerim tiek nosūtīts elektronisks dokuments, tas jānosūta, ievērojot elektronisko dokumentu apmaiņas kārtību.

Kāda ir elektronisko dokumentu apmaiņas procedūra? Kāda veida elektroniskais paraksts ir jāparaksta elektroniskajam dokumentam?

Pateicamies SIA “Firma “ANIS-98” galvenajai grāmatvedei par piedāvāto intervijas tēmu Olga Vladimirovna Saltykova, Maskava.

I.V. Muraškincevs:Šis pasūtījums dažādiem dokumentiem būs atšķirīgs. Elektroniskajiem rēķiniem ir īpašas, stingrākas prasības. Tie jāparaksta ar pastiprinātu kvalificētu elektronisko parakstu un jānosūta ar elektronisko dokumentu pārvaldības operatora starpniecību Pasūtījums, apstiprināts Ar Finanšu ministrijas 2011.gada 25.aprīļa rīkojumu Nr.50n.

Uzlabots kvalificēts elektroniskais paraksts ir organizācijas zīmoga analogs kopā ar atbildīgās personas parakstu. Tam ir pievienots kvalificēts verifikācijas atslēgas sertifikāts. Šādus elektroniskos parakstus var izsniegt tikai akreditēti sertifikācijas centri 2011. gada 4. jūnija likums Nr. 63-FZ. Dokumenti, kas parakstīti ar elektronisko ciparparakstu saskaņā ar veco EDS likumu, kas vairs nebūs spēkā no 1. jūlija 2002. gada 10. janvāra likums Nr.1-FZ, tiek uzskatīti par parakstītiem ar pastiprinātu kvalificētu elektronisko parakstu.

Atsevišķās nozarēs, piemēram, juvelierizstrādājumu ražošanā, ir ieteicams ar operatora starpniecību pārsūtīt ne tikai ārējos, bet arī dažus organizācijas iekšējos dokumentus. Iekšējie dokumenti parasti nav jāparaksta ar pastiprinātu kvalificētu parakstu. Pēc pašas organizācijas ieskatiem var pietikt ar pastiprinātu nekvalificētu vai pat vienkāršu elektronisko parakstu.

Uzlabotos nekvalificētos parakstus izsniedz arī sertifikācijas centri, un tie var būt lētāki nekā kvalificētie. Vienkāršs paraksts ir šifrs vai parole, kas ļauj identificēt dokumenta veidotāju. Jūs varat pievienot šādu parakstu, izmantojot datorprogrammu, un tas prasīs mazākus izdevumus nekā uzlabotā paraksta iegāde.

Ārējos dokumentus, izņemot rēķinus, darījuma partneriem var nosūtīt pa vienkāršu e-pastu. Pusēm vienojoties, tos var parakstīt ar pastiprinātu kvalificētu vai pastiprinātu nekvalificētu elektronisko parakstu. Taču ērtāk ir izmantot īpašu elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu, kas ļauj uzreiz saņemt paziņojumu, ka partneris ir saņēmis dokumentu. Viņš savukārt var to nekavējoties parakstīt un nosūtīt jums.

Kāds ir labākais veids, kā sākt ieviest elektronisko dokumentu pārvaldību?

I.V. Muraškincevs: Parasti uzņēmumi, kuriem ir daudz darījumu partneru un liela ārējā dokumentu plūsma, nolemj pāriet uz elektronisko dokumentu izmantošanu. Tā kā elektronisko dokumentu, jo īpaši rēķinu, apmaiņa ir iespējama tikai pēc pušu savstarpējas vienošanās 1. punkts art. 169 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss, tad vispirms ar pastāvīgajiem darījumu partneriem ir jāapspriež iespēja pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību. Tad jāizvēlas elektroniskās dokumentu pārvaldības operators un jānoslēdz ar viņu līgums. Federālā nodokļu dienesta uzticības tīklā iekļauto elektronisko dokumentu pārvaldības operatoru saraksts ir publicēts Federālā nodokļu dienesta vietne .

Kādi kritēriji jāņem vērā, izvēloties operatoru?

I.V. Muraškincevs: Parasti elektronisko dokumentu pārvaldības operatori testa režīmā nodrošina iespēju apmainīties ar elektroniskajiem dokumentiem ar vairākiem darījumu partneriem. Šādas “izmēģinājuma darbības” laikā varēsi saprast, kurš interfeiss tev ir ērtāks un vai būs viegli apvienot savu grāmatvedības programmu ar operatora dokumentu vadības sistēmu.

Jo grūtāk būs apvienot grāmatvedības programmu ar elektronisko dokumentu vadības sistēmu, jo lielākas būs sistēmas ieviešanas izmaksas. Lūdzam pievērst uzmanību arī elektronisko dokumentu nosūtīšanas cenai. Parasti par pārsūtīšanu maksā tāpat kā mobilajos sakaros: maksā “zvanītājs”, tas ir, elektroniskā dokumenta sūtītājs. Elektroniskie dokumenti bieži vien ir jānosūta komplektā. Šajā gadījumā var būt jāmaksā par dokumentu paketes nosūtīšanu, piemēram, rēķinu un sertifikātu par darbu izpildi vai rēķinu.

Vai vienlaikus ir jāslēdz līgums ar sertifikācijas centru - organizāciju, kas izsniedz elektroniskos parakstus?

I.V. Muraškincevs: Tas ir obligāti ārējai dokumentu plūsmai. Sertifikācijas centram jānodrošina visi dokumentu plūsmas dalībnieki ar elektroniskajiem parakstiem. Uzņēmumi, kas iesniedz pārskatus elektroniski, šādus līgumus jau ir noslēguši. Ja izmantojat tikai iekšējo dokumentu plūsmu, tas ir atkarīgs no jūsu vēlmes. Iekšējos dokumentus var parakstīt ar vienkāršu elektronisko parakstu, un šajā gadījumā nav jāslēdz līgums ar sertifikācijas iestādi.

Vai darījuma partneri var izmantot dažādas elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas? Vai arī dokumentus ir iespējams saņemt tikai tad, ja partneris tos nosūtīja caur to pašu operatoru?

I.V. Muraškincevs: Pašlaik diemžēl nav iekšējās viesabonēšanas starp operatoriem. Līdz ar to, lai saņemtu dokumentus, ir jāpieslēdzas tam pašam operatoram, kurš nosūta dokumentus. Tātad, ja jūsu darījuma partneri strādā ar dažādu operatoru starpniecību, lai apmainītos ar dokumentiem ar darījumu partneriem, jums būs jānoslēdz līgums ar katru no operatoriem.

Ceram, ka šī gada laikā viesabonēšana darbosies un tad varēs pieņemt caur citiem operatoriem nosūtītos dokumentus.

Vai līgumos ar darījuma partneriem ir nepieciešams atsevišķi atrunāt elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas izmantošanu?

I.V. Muraškincevs: Nē, jums tas nav jādara. Pietiek ar parastajiem e-pastiem (tie nav jāapliecina ar elektroniskajiem parakstiem) vai papīra vēstulēm pa faksu, kur tiek apstiprināta piekrišana elektronisko dokumentu lietošanai Finanšu ministrijas 01.08.2011 vēstule Nr.03-07-09/26. Vai, piemēram, viens no darījuma partneriem var uzaicināt otru ar sava operatora starpniecību, kā tas notiek, aicinot “draugus” sociālajos tīklos, bet otrs var pieņemt šo uzaicinājumu. Tomēr, ja jūsu darījuma partneris nevēlas saņemt dokumentus elektroniski, jums būs jāturpina viņam sūtīt papīra dokumentus.

Nu mēs vienojāmies ar saviem partneriem, izvēlējāmies operatoru vai pat vairākus operatorus. Ko darīt tālāk?

I.V. Muraškincevs: Tagad mums ir jāpielāgo uzņēmuma biznesa procesi elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešanai, strādājot ar darbuzņēmējiem:

izstrādā un apstiprina elektronisko dokumentu pārvaldības kārtību;
ieceļ atbildīgos par tā uzturēšanu;
organizēt saņemto un nosūtīto dokumentu elektronisko arhīvu;
nosaka grāmatvedības politikā elektronisko dokumentu veidošanas, saņemšanas un uzglabāšanas noteikumus, nosaka atbildīgos par elektronisko dokumentu ģenerēšanu un parakstīšanu.

Katrs darbinieks, kurš ir pilnvarots parakstīt elektroniskos dokumentus, ir jānodrošina ar elektronisko parakstu, jo jūs nevarat nodot savu parakstu citām personām.

Vai man ir jādrukā un jāuzglabā elektroniskie dokumenti papīra formātā?

I.V. Muraškincevs: Nē, tas nav nepieciešams, lai gan daudzi turpina to darīt vecmodīgi. Visi nosūtītie un saņemtie elektroniskie dokumenti tiek glabāti elektroniskajā arhīvā. Un savu elektronisko arhīvu vajadzētu sakārtot tā, lai nepieciešamības gadījumā, piemēram, pēc nodokļu inspekcijas pieprasījuma varētu ātri atrast pieprasītos dokumentus un nosūtīt tos inspekcijai elektroniski, tāpat kā tagad tiek pārraidīta elektroniskā atskaite. .

Un, ja nodokļu iestāde vai revidents pieprasa elektroniskā dokumenta kopiju papīra formātā, vai būs skaidrs, ka tā ir elektroniskā dokumenta kopija un elektronisko dokumentu paraksta puses?

I.V. Muraškincevs: Jūs varat izdrukāt elektronisko dokumentu un saņemt papīra kopiju. Šī kopija tiks automātiski izdrukāta, ka tā ir elektroniska dokumenta papīra kopija un oriģinālu puses ir parakstījušas elektroniski. Papīra kopiju, ja tā ir pareizi noformēta, tas ir, apliecināta ar organizācijas parakstu un zīmogu vai notariāli apliecināta, var izmantot tāpat kā papīra dokumenta oriģināla kopiju.

Vai visus dokumentus var izveidot elektroniski?

I.V. Muraškincevs: Dokumentus var veidot gan papīra, gan elektroniskā formā. Ja elektroniskais dokuments ir parakstīts ar kvalificētu elektronisko parakstu, tas ir līdzvērtīgs papīra dokumentam, kas parakstīts ar roku 5. klauzula art. 9 2011.gada 6.decembra likuma Nr.402-FZ; 1. punkts art. 6. 2011. gada 4. jūnija likuma Nr. 63-FZ. Ir Federālā nodokļu dienesta apstiprināti elektroniskie formāti rēķinam, pavadzīmei TORG-12 un darba pabeigšanas sertifikātam. Citus dokumentus var izveidot jebkurā formātā, piemēram, teksta vai pdf.

Bet ir dokuments, kas jāsastāda uz papīra. Šī ir preču pavadzīme. Pagaidām nav iespējams nodrošināt iespēju to lasīt elektroniski ceļojuma laikā.

Turklāt papīra formā ir jānoformē arī darba devēja un darba ņēmēja attiecības regulējošie dokumenti, piemēram, darba pieteikums, darba līgums.

Kādas ir prasības elektroniskajai dokumentu pārvaldības sistēmai pievienotajām iekārtām un datoriem?

I.V. Muraškincevs: Tas pats, kas datoriem, no kuriem tiek nosūtīta elektroniskā atskaite nodokļu inspekcijai un citām regulējošām iestādēm. Katrā darba vietā, kas pieslēgta elektroniskajai dokumentu pārvaldības sistēmai, jābūt stabilam interneta kanālam un jāuzstāda programma Crypto-Pro vai cita līdzīga programma darbam ar elektroniskajām atslēgām.

Kādas briesmas var rasties, veidojot un nosūtot elektroniskos dokumentus un kā no tām izvairīties?

I.V. Muraškincevs: Manuprāt, nopietnu apdraudējumu nav. Vienīgais, jābūt ļoti uzmanīgam, jādara viss laicīgi un nedrīkst kļūdīties elektroniskajos dokumentos, īpaši rēķinos. Rēķinu izrakstīšanas un nosūtīšanas noteikumi ir ļoti stingri. Un, lai labotu kļūdu iesniegtajā rēķinā, atkārtoti jānosūta labotais rēķins.

Taču jūs nevarat izrakstīt jaunu rēķinu, izmantojot datumu, kas jau ir pagājis.

Grāmatvedības programmā notiek nepārtraukta rēķinu numerācija. Nav svarīgi, vai sūtāt papīra vai elektroniskus rēķinus un vai izmantojat vienu vai vairākus pārvadātājus.

Kādas ir aptuvenās elektroniskā dokumenta nosūtīšanas un saņemšanas izmaksas?

I.V. Muraškincevs:Šo pakalpojumu stabila cena tirgū vēl tikai veidojas. Šodien tas var svārstīties no 1 līdz 5 rubļiem. viena elektroniska dokumenta nosūtīšanai. Daži operatori papildus iekasē abonēšanas maksu. Elektronisko dokumentu saņemšana parasti ir bez maksas.

Jebkurā gadījumā tas ir lētāk nekā dokumentu sūtīšana pa parasto pastu, īpaši lielos attālumos. Turklāt papīra dokumentu drukāšanas un uzglabāšanas izmaksu samazināšana.

Saskaņā ar atsauksmēm no uzņēmumiem, kuri sākuši ieviest elektronisko dokumentu pārvaldību, ietaupījums, pārejot uz dokumentu apmaiņu ar darījumu partneriem elektroniski, var sasniegt aptuveni 2% no uzņēmuma bruto apgrozījuma.

Šobrīd dokumentu apmaiņa starp komersantiem un privātpersonām pamazām pāriet no papīra uz elektronisko. Elektroniskajai dokumentu pārvaldības sistēmai ir vairākas priekšrocības salīdzinājumā ar vienkāršu papīru – tā ietaupa laiku un palielina pieņemto lēmumu efektivitāti. EDMS var izveidot gan uzņēmuma ietvaros, gan starp dažādiem uzņēmumiem, izmantojot internetu.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība ir procesu sistēma dokumentu apstrādei elektroniskā formā. Lielākā daļa mūsdienu grāmatvedības un personāla programmu var ģenerēt elektroniskus dokumentus standarta formātā, kas noteikts likumdošanas līmenī. Bet, lai šādam dokumentam būtu juridisks spēks, tas ir jāparaksta abām pusēm ar elektronisko parakstu.

Elektronisko dokumentu plūsmu var iedalīt divos lielos veidos – dokumentu apmaiņa uzņēmuma iekšienē vai starp dažādiem uzņēmumiem pa komunikācijas kanāliem. Šīs divas sistēmas ir iespējams apvienot vienā globālā sistēmā.

Elektroniskās dokumentu pārvaldības izmantošanai uzņēmuma ietvaros ir jāiegādājas nepieciešamā programmatūras pakotne (EDM platforma), kā arī aprīkojums tās darbībai (tīkla aprīkojums, serveris u.c.).

Lai apmainītos ar dokumentiem starp diviem uzņēmumiem, nepieciešams elektroniskās dokumentu pārvaldības operators. Tas garantē ziņojumu piegādi, kontrolē nosūtīto dokumentu formātu, pieprasa darbu ar datiem apliecināt ar elektronisko parakstu un glabā dokumentu arhīvu.

Uzmanību! Viens no šādiem pakalpojumiem ir. Ar to saņemtie dokumenti ir juridiski nozīmīgi, ja uz tiem ir atzīme no abu dokumentu plūsmas pušu elektroniskā paraksta.

EDI priekšrocības un trūkumi

Galvenās priekšrocības

Elektroniskajai dokumentu pārvaldībai ir nenoliedzamas priekšrocības salīdzinājumā ar papīru:

• Biroja darba racionalizēšana - sistēma neļaus jums piešķirt vienu un to pašu numuru dažādiem dokumentiem, jo ​​tas notiks kārtībā un automātiski;
• Katra dokumenta atrašanās vietas izsekošana - jebkurā laikā varat uzzināt, kas tieši strādā ar dokumentu. Darbinieks to nevarēs sabojāt vai pazaudēt. Nejauši vai ar nolūku izdzēstu dokumentu joprojām var atjaunot;
• Dokumentu apstrādes paātrināšana - ja uzņēmuma nodaļas ir izkaisītas pa vairākām ēkām, tad papīra dokuments ir personīgi jānes tur saskaņošanai. Izmantojot EDI, nepieciešamais dokuments pie darbinieka nonāk sekundes daļā;
• Ērts darbs ar versijām – rediģējot, sistēma saglabā katru versiju. Ja nepieciešams, varat izsekot, kurš un kad veicis izmaiņas dokumentā;
• Diennakts attālinātā piekļuve - nepieciešamības gadījumā piekļuvi EDF sistēmai var organizēt ar interneta starpniecību no jebkura datora pasaulē. Darbinieks var strādāt ar dokumentiem, atrodoties komandējumā, atvaļinājumā vai slimības atvaļinājumā;
• Darba plānošana - norādot izveides datumu un izpildes datumu, var plānot ienākošo dokumentu izpildi atbilstoši rindai;
• Dokumentu meklēšana – var meklēt vispārīgajā dokumentu datubāzē, izmantojot atslēgvārdus un izteicienus;
• Taupiet papīru – nav nepieciešams izdrukāt visus dokumentus vajadzīgajā daudzumā.

Galvenie trūkumi

Neskatoties uz acīmredzamajām priekšrocībām, EDI sistēmām ir arī trūkumi, kas var atturēt uzņēmumu no to ieviešanas.

Tie ietver:

• Sistēmas iegādei ir jātērē nauda, ​​​​kas atkarībā no lietotāju skaita var sasniegt 100 tūkstošus rubļu;
• Pēc iegādes ir nepieciešams ilgs laiks, lai instalētu, ieviestu un atkļūdotu;
• Nepieciešams apmācīt visus lietotājus, kuri tajā iesaistīsies;
• Sistēmas drošības nodrošināšana - piekļuves ierobežošana starp lietotājiem, nepieciešamo elektronisko parakstu izsniegšana, aizsardzība pret iekļūšanu no ārpuses;
• Uzņēmumam jābūt personālam administratoram, kurš uzraudzīs sistēmas darbību, veiks apkalpošanas darbības un risinās lietotāju problēmas;
• Lai aizsargātu informāciju, ir nepieciešams izveidot datubāzes dublējumu ar dokumentiem;
• Ja partnerfirmās EDI nav pieejams, ir jānodrošina gan elektroniskās, gan papīra sistēmas esamība.

Elektroniskā dokumentu pārvaldības funkcionalitāte

Jebkurai dokumentu pārvaldības sistēmai ir jānodrošina daudzu darbību izpilde:

• Strādāt ar jebkura veida dokumentiem - veidojiet tos, noformējiet, apstrādājiet, reģistrējiet, uzraugiet to izpildi, saskaņojiet utt.;
• Organizēt dokumentu plūsmas - noteikt maršrutus uzņēmuma iekšienē, ierobežot piekļuvi starp atsevišķiem lietotājiem, nodrošināt iespēju strādāt ar vienu dokumentu vairākiem cilvēkiem vienlaikus;
• Organizējiet dokumentu arhīvu ar iespēju tos meklēt un uzglabāt.

Uzmanību! Elektroniskajai dokumentu pārvaldībai jānodrošina tāda pati spēja strādāt ar dokumentiem kā tradicionālajam papīram.

Lielas izstrādātas sistēmas sniedz iespējas:

• Visu pārejošo dokumentu reģistrēšana - ienākošo, izejošo, iekšējo, ar to tālāku novirzīšanu pārvaldniekam;
• Nodrošināt vienotu kārtību darbam ar dokumentiem katrā uzņēmuma nodaļā;
• Strādāt ar dokumentu gan individuāli, gan kolektīvi;
• Apmainīties ar dokumentiem starp nodaļām un konkrētiem darbiniekiem;
• Ierobežot piekļuvi dokumentiem;
• Izmantojiet standarta veidlapas visiem dokumentiem;
• Kontrolēt, lai saskaņošana, izpilde un citi darbi ar dokumentu tiktu pabeigti laikā;
• Ģenerēt atskaites - analītiskos, statistiskos utt.;
• Organizējiet arhīvu glabāšanu, ierakstot lietotāja piekļuves datumu un laiku.

Vai ir iespējams apvienot papīra dokumentu plūsmu ar elektronisko?

Pēc pārejas uz elektronisko dokumentu plūsmu organizācijā, sākotnēji joprojām nevarēs pilnībā atteikties no papīra dokumentiem.

Tas var notikt vairāku iemeslu dēļ:

• Ne visi darījuma partneri izmanto EDI;
• Uzņēmuma arhīvā jau glabājas daudz papīra dokumentu.

Tomēr pastāv būtiskas atšķirības darbā ar elektroniskajiem un papīra dokumentiem. Piemēram, papīra dokuments ir jāizdrukā un jānogādā vadītājam parakstīšanai, savukārt elektroniskais dokuments jāparaksta pašā sistēmā. Papīra grāmatvedības dokumenti, kas nosūtīti darījuma partnerim, nosūtīšanas laikā var pazust pa pastu, savukārt elektroniskie nonāk līdz adresātam.

Galvenā atšķirība darbā ar divu veidu dokumentiem ir to glabāšana. Elektroniskie dokumenti nekavējoties nonāk sistēmā, kur visi lietotāji var ar tiem strādāt. Papīra dokumentiem joprojām ir jāorganizē arhīvs, kurā tie tiks kārtīgi uzglabāti. Vienlaikus pēc nonākšanas uzņēmumā papīra dokuments ir jāskenē, un šī ieskenētā kopija jāielādē sistēmā turpmākajam darbam.

Uzmanību! Tādējādi darbs uzņēmumā joprojām būtu jāveic tikai elektroniski. Ja pienāk papīra dokuments, to redz tikai tie, kas to saņem vai paraksta. Tajā pašā laikā darbs ar elektronisko kopiju ļauj aizsargāt oriģinālu no gandrīz jebkādiem zaudējumiem un ļauj ar to strādāt vienlaikus vairākiem lietotājiem.

Kādas EDI programmas pastāv?

Tirgū ir daudz dokumentu pārvaldības sistēmu, katrai no tām ir savas priekšrocības un trūkumi. Visizplatītākās sistēmas:

Elektroniskā dokumenta mijiedarbība ar citām programmām

Ieņemot savu vietu organizācijas elektroniskajā vidē, EDI sistēmai darbības laikā ir brīvi jāatbalsta citas tajā jau esošās biznesa lietojumprogrammas. Piemēram, ir nepieciešams brīvi apstrādāt grāmatvedības dokumentus - rēķinus, aktus, rēķinus, pilnvaras utt.

Turklāt elektroniskajai dokumentu pārvaldības sistēmai ir jāstrādā konsekventi ar visiem un jādarbojas ar tiem pašiem datiem. Līdz ar to ir nepieciešams, lai sistēma spētu atbalstīt elektroniskajā vidē izmantotos direktorijus un spētu tajos atjaunināt datus.

Turklāt ir jāņem vērā darbs ar ārējiem datiem - e-pastu, tirdzniecības platformām utt.

Izvēloties elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu, jāpievērš uzmanība tās mijiedarbības iespējām ar citiem uzņēmumā pieejamajiem rīkiem un datu avotiem. Parasti populārās un līdz ar to arī aktīvi attīstošās sistēmas ietver daudzus moduļus populārākajām programmām - 1C, Parus, Oracle un daudzām citām.

Piemēram, elektroniskā dokumentu pārvaldības programma 1C var ļaut ģenerēt, saņemt un nosūtīt elektroniskos grāmatvedības dokumentus tieši no tās, vienlaikus apstiprinot tos ar kvalificētu parakstu.