Ce este Back Office

Back office este un termen care se referă la acea parte a operațiunilor de afaceri care vizează rezolvarea problemelor necesare funcționării normale a companiei. Această definiție provine din tradiția de a plasa departamentele tehnice și alte departamente non-publice în spatele unei unități de afaceri.

Ce este un back office, în cuvinte simple.

Cu cuvinte simple, back office-ul sunt angajații companiei care nu interacționează cu publicul. Acestea asigură toate activitățile tehnice ale companiei, care sunt de obicei ascunse vederii. Exemplele includ departamente precum contabilitate, departamentul IT, lucrătorii din depozit și așa mai departe.

Componentele principale ale afacerii.

În mod tradițional, aproape orice afacere constă din mai multe domenii care formează o structură holistică și operațională a companiei. Fiecare dintre domenii își îndeplinește cu strictețe sarcinile pentru a asigura munca altor departamente.

Arhitectura companiei:

• Front office;
• Biroul din mijloc;
• Back office.

Acum să ne uităm la fiecare sector mai detaliat.

Front office este zona companiei care este responsabilă de interacțiunea directă între clienți și vânzători. Acestea pot include: agenți de vânzări, manageri de vânzări, consultanți, brokeri de investiții, comercianți și așa mai departe. În general, în această categorie intră acei angajați care aduc direct venituri companiei, care, ca să spunem așa, câștigă bani reali. Pe lângă specialitățile specifice, front office-ul este de obicei numit vitrina unui site comercial, în special un magazin online.

Biroul din mijloc- Acesta este domeniul de activitate în care lucrează personalul administrativ și managerial. Acestea pot include departamente analitice, departamente de management financiar, specialiști în marketing și așa mai departe.

Back office este un domeniu care nu generează direct venituri pentru afacere, ci mai degrabă oferă suport și administrare vitale. Acestea includ: departamentul resurse umane, contabilitate, logistică, personal tehnic, departamente poștale și depozite, departament IT. Prin analogie cu front office-ul, partea administrativă internă a site-ului, la care utilizatorii obișnuiți nu au acces, este de obicei numită back office. Uneori există opțiuni pentru utilizarea termenului de back office ca definiție a unui cont personal într-un anumit proiect de internet.

Care este diferența dintre front office și back office?

Citind scurtele definiții de mai sus ale acestor domenii de angajare, putem concluziona că principala diferență constă în interacțiunea publică cu clienții. De remarcat că nu există o diferență semnificativă de salarii între aceste nișe. În această problemă, o anumită profesie și responsabilitățile atribuite unei persoane joacă un rol semnificativ.

Ne este ușor să ne imaginăm cum arată munca într-un birou, chiar dacă noi înșine nu am avut niciodată astfel de activități. Cu toate acestea, pe măsură ce globalizarea crește, noi termeni în limba engleză necunoscut anterior vin la noi în fiecare zi, al căror sens nu este întotdeauna clar. Prin urmare, astăzi vrem să vă ajutăm să înțelegeți terminologia asociată cu munca într-un birou, și anume ce sunt un back office, front office și middle office.

Ce este?

Front office-ul este divizia companiei în care angajații sunt ocupați să lucreze cu clienții, clienții sau clienții, mai degrabă decât să efectueze servicii și funcții interne de afaceri.

În funcție de focalizarea companiei, front office-ul efectuează lucrări diferite. Deci in companiile financiare aceasta unitate structurala este responsabila de vanzari si tranzactionare, in banci - consultanta clienti, deschiderea si inchiderea depozitelor, obtinerea de credite, in companiile de asigurare front office-ul este incheierea directa a contractelor de servicii de asigurare.

Lucrurile stau altfel în back office. Acest departament este ocupat cu reglementările interne, gestionarea afacerilor companiei și administrarea. Aceasta include, de asemenea, un serviciu de asistență pentru clienți, un departament vacant și angajare, contabilitate internă de afaceri, IT, analiză și contabilitatea datelor din anii precedenți.

Back office-ul asigură munca tuturor departamentelor organizației. Lucrătorii de aici nu au contact direct cu clienții și clienții și nu prestează activități legate de clientelă, ci sunt angajați în acele activități care permit companiei să funcționeze corect.

Biroul de mijloc este legătura dintre față și spate. Această divizie de obicei nu comunică direct cu clienții, ci revizuiește și procesează direct tranzacțiile legate de contactele externe ale companiei. De exemplu, într-o bancă, biroul central verifică istoricul de credit și introduce informații în baza de date.

Middle Office a apărut pentru a umple golul de informații existent între departamentele din față și din spate.

De unde a venit numele?

Este ușor de ghicit că termenii sunt de origine engleză. Fața este tradus ca „față”, spatele este spate, iar mijlocul este mijlocul. Denumirea front office se datorează faptului că acest departament este primul cu care clientul intră în contact, adică este cel mai apropiat de el, înaintea tuturor celorlalte structuri ale companiei. Conceptul de back office a apărut în vremurile când planul de construcție a unei clădiri de birouri prevedea prezența unor spații pentru contactul direct cu oamenii - fața biroului, iar administrația, depozitele și partea de producție erau amplasate. in spate. Așa-zisul spațiu de birouri, în care puteau intra doar angajații companiei. Biroul de mijloc este mediu, mediu, deoarece este situat între compartimentele din spate și din față în semnificația sa, dar nu este deloc necesar ca acest departament să fie situat fizic între diviziunile structurale din față și din spate menționate mai sus. Este foarte posibil ca angajații de la middle office să împartă spațiul de lucru cu back office-ul, dar să aibă grijă de treaba lor.

Comparație de lucru în spate, față și middle office

Birourile din spate și din față sunt opuse unul față de celălalt. Front office-ul reprezintă fața companiei, deoarece comunică direct cu clienții. Sunt vizibili în mod constant succesul viitor al companiei depinde direct de competența și spiritul antreprenorial al acestora. A lucra într-un back office înseamnă a lucra în umbră. Angajații acestei divizii nu sunt văzuți de clienți, nu sunt cunoscuți din vedere. Cu toate acestea, acest departament este cel care se ocupă de bunăstarea companiei și de reglementările interne. Front office, back office și middle office îndeplinesc diferite funcții. Biroul avansat este angajat în creșterea vitezei de lucru cu clienții, oaspeții sau clienții, înregistrează tranzacțiile de cumpărare sau vânzare finalizate cu o viteză fulgerătoare și este responsabil pentru siguranța informațiilor primite și autenticitatea acestora. Back office, sau back office, este angajat în analize, inclusiv analiza tranzacțiilor finalizate și a profiturilor primite, este responsabil cu pregătirea prețurilor pentru mărfuri, înregistrează aceste date în baza de date, lucrează cu stabilirea prețurilor, controlează mișcarea mărfurilor în depozite, decide ce trebuie făcute achiziții interne pentru companie. Sarcinile back office-ului includ pregătirea documentației pentru tranzacțiile finalizate efectuate de către comercianți sau manageri „de primă linie”.

Middle Office-ul este definit de următoarele roluri de bază:

• Controlul calității produselor;
• Departamentul legal;
• Departamentul Trezoreriei;
• Managementul riscurilor.

Separarea între departamente are loc de obicei la nivel de software sau hardware. S-ar putea să nu existe o linie evidentă între ele - granița trece doar la nivelul sistemului de concepte. Cu toate acestea, este important să separăm munca din back office și din front office la nivel de management și din punct de vedere psihologic. Echipa de management trebuie să fie conștientă de faptul că departamentul responsabil cu afacerile interne ale companiei necesită munca unor profesioniști, specialiști cu o vastă experiență, deoarece li se încredințează mai multă responsabilitate și sarcini complexe.

Mulți manageri tratează back office-ul sau middle office-ul în mod mediocru, bazându-se pe lucrătorii din prima linie care sunt responsabili pentru succesul tranzacțiilor cu contacte directe. Cu toate acestea, importanța departamentelor interne trebuie luată în considerare din următoarele motive:

• Angajații back și middle office sunt responsabili pentru menținerea reputației companiei. Astfel, serviciul clienți de înaltă calitate și conversațiile telefonice cu privire la problemele de asistență spun multe despre companie și adesea schimbă foarte mult atitudinea față de aceasta.
• Controlul riscurilor este responsabilitatea middle office-ului. Echipa de management ia decizii pe baza datelor, cifrelor, calculelor și documentelor care le vin de la birouri, deci acuratețea lor este importantă. Middle Office-ul calculează posibilele riscuri și previne pierderile pe care compania le-ar putea suporta.
• Departamentul juridic nu permite unei organizații să întreprindă accidental acțiuni care contravin legii guvernamentale aplicabile.
• Datorită contabilității, afacerile interne ale companiei sunt întotdeauna într-un mod ordonat și nici un singur cost nu părăsește baza de date.

Desigur, merită să înțelegeți că toate diviziunile sunt la fel de importante. În acest articol, am putut analiza caracteristicile biroului din față, din spate și din mijloc. Pe baza acestei analize, a devenit extrem de clar că pentru a desfășura corect afacerile, este necesar să existe o împărțire clară a responsabilităților, când fiecare angajat și fiecare departament își îndeplinește sarcina și, în total, o singură funcționare neîntreruptă a organizației este obținut.

În mediul financiar, puteți întâlni mulți termeni diferiți, al căror sens este necunoscut pentru majoritatea oamenilor, în special pentru oamenii obișnuiți care nu au cunoștințe de specialitate în domeniul finanțelor. Subiectul nostru de astăzi este back office-ul. De ce este nevoie, ce înseamnă acest termen și cum exact este folosit back office-ul în tranzacțiile financiare moderne? Aceste întrebări vor primi răspunsuri complete și detaliate.

Back office-ul este o unitate operațională și contabilă specială care asigură funcționarea și funcționarea diferitelor divizii (departamente) care sunt implicate în gestionarea activelor și pasivelor companiei, dar și desfășoară activități pe piețele financiare.

Care este sarcina principală a back office-ului? Misiunea principală a back office-ului este de obicei considerată a fi execuția documentară și electronică (precum și suport) a tranzacțiilor pe piețele financiare care sunt încheiate de dealerii (numiți și comercianți) din front office. În plus, tranzacții similare sunt încheiate și de către alți participanți pe piețele financiare. Mai mult, este necesar și un back office pentru a susține tranzacțiile analitice (interne) între diverse departamente ale companiei în timpul funcționării sistemului de redistribuire a resurselor financiare.

Back office-ul este de obicei situat la o oarecare distanță de sediul principal al companiei, și anume acolo unde prețul de închiriere pentru birou și costul forței de muncă sunt semnificativ mai mici. Acest lucru este necesar pentru a economisi și optimiza toate cheltuielile financiare. În plus, în unele cazuri, funcțiile de back office pot fi îndeplinite de alte organizații. De asemenea, back office-ul poate fi acordat aproape în totalitate așa-numitei „externalizări”. Acest lucru se face și pentru a economisi timp și efort pentru personalul sediului central. În acest fel, puteți economisi și resurse financiare semnificative.

Back office și front office

Conceptele de back office și front office au multe în comun. Pentru o mai bună înțelegere, nu va fi de prisos să vă familiarizați cu modul în care back office și front office interacționează între ele.

Așadar, front office-ul este cel mai adesea folosit pentru a se referi la departamentele care se ocupă direct cu clienții și clienții. Aici, interacțiunea dintre back office și front office joacă un rol deosebit, deoarece acesta din urmă trebuie să aibă doar date proaspete, verificate, altfel clienții care primesc informații inexacte pot merge cu ușurință la concurenți.

De obicei, front office-urile pot primi informații direct de la back office, dar acest lucru nu se întâmplă întotdeauna, mai ales când vine vorba de companii mari.

Există adesea cazuri când conceptul de front office este folosit ca contrast cu conceptul de back office. Cert este că unii oameni înțeleg funcțiile back office-ului doar ca desfășurarea de activități de suport, dar funcțiile back office-ului (precum și front office-ului) pot fi incomparabil mai largi. În unele cazuri, se folosește un alt termen - middle office. Desemnează diviziile și departamentele care sunt angajate în verificarea și procesarea diferitelor tranzacții primite de la clienți.

Importanța back office-ului pe piața financiară

După cum știți, ceea ce se întâmplă pe piețele financiare nu este altceva decât mobilizarea capitalului, precum și acordarea de împrumuturi și implementarea diferitelor tranzacții valutare și monetare + plasarea de resurse financiare în producția oricărui produs. Este totalitatea cererii și ofertei de fonduri de la creditori și debitori din diferite țări și state care formează ceea ce numim piața financiară.

Back office-ul joacă un rol critic în funcționarea întregului sistem de piețe financiare globale.

Back office și piața de capital

Piața de capital este un alt domeniu al activităților de back office, deoarece piața de capital este una dintre componentele pieței financiare. Pe această piață circulă așa-numiții „bani pe termen lung”. „Bani pe termen lung” sunt bani care circulă mai mult de un an calendaristic. Cu o perioadă atât de lungă, nevoia unui back office crește de multe ori. De asemenea, pe piața de capital există (într-o oarecare măsură) o redistribuire a banilor gratuiti, precum și investiția acestora în orice active financiare și economice profitabile.

Merită adăugat că formele de circulație a resurselor financiare pot fi foarte diferite. În fiecare caz individual, back office-ul își joacă rolul.

Pentru a rezuma, putem remarca importanța mare a back office-ului pe piața modernă a serviciilor financiare. Din păcate, în unele țări, importanța back office-ului este încă subestimată, dar această tendință se estompează treptat, deoarece este absolut evident pentru orice finanțator competent că back office-ul este un instrument de încredere pentru nivelarea diferitelor tipuri de riscuri care pot amenința bunăstarea financiară chiar a unei companii prospere.