Descărcați broșura (1MB)

Documentele electronice semnate cu semnătură electronică calificată (CES) au forță legală și sunt analoge complete ale documentelor pe hârtie.

Gestionarea electronică a documentelor este reglementată de Legea federală din 04/06/2011 nr. 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică”, Legea federală din 12/06/2011 „Cu privire la contabilitate”, Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 04. /25/2011 N 50n „Cu privire la aprobarea Procedurii de emitere și primire a facturilor” în formă electronică prin canale de telecomunicații cu semnătură digitală electronică.”

Tranziția la gestionarea electronică a documentelor vă permite să:

Din decembrie 2014, MMK a trecut la schimbul electronic de documente cu peste 50 de contrapartide.

Schimbul se efectuează sub formă de documente formalizate, în conformitate cu ordinele Serviciului Fiscal Federal al Rusiei: Factură, TORG-12, Certificat de muncă efectuată (servicii prestate); și documente în format excel, word, pdf care confirmă transferul mărfurilor, prestarea muncii, prestarea serviciilor.

Etapa pregătitoare include următoarele etape:

1. Selectarea unui operator EDF. Lista este publicată pe site-ul http://www.nalog.ru/opendata/7707329152-reestropereldoc/.
2. Dacă operatorul nu este SKB-Kontur, atunci verificați disponibilitatea roamingului https://kontur.ru/diadoc/roaming.
3. Contactarea Centrului de service al MMK-Informservice LLC pentru a organiza un schimb de documente de testare.
4. Înregistrarea legală a trecerii la schimbul de documente în formă electronică prin semnarea Acordului relevant.

În medie, organizarea procesului de schimb de documente electronice, inclusiv semnarea Acordului, durează de la 2 săptămâni până la 1 lună.

Configurarea roamingului pentru utilizatorii 1C-EDO

Dacă un utilizator al serviciului 1C-EDO și contrapartea sa sunt conectați la EDO prin unul dintre operatorii EDO SF incluși în 1C-EDO (lista poate fi vizualizată aici), atunci roamingul nu trebuie configurat, funcționează automat. Este suficient să urmați instrucțiunile pentru înființarea unui acord privind schimbul de documente electronice cu contrapărțile.

Dacă utilizatorul serviciului 1C-EDO este conectat prin operatorul EDO SF Kaluga Astral, iar contrapartea sa este conectată prin operatorul EDO Taxcom, atunci nu trebuie să aplicați nici pentru configurarea roaming-ului.

Este necesar să treceți la gestionarea electronică a documentelor - experiența Yandex.Money

Configurarea managementului documentelor electronice cu o astfel de contraparte se realizează folosind instrucţiuni .

Informațiile actuale despre starea roamingului prin Operatorul EDF SF Kaluga Astral cu alți operatori sunt aici.

Astăzi, utilizatorii serviciului 1C-EDO care au ales operatorul Kaluga Astral atunci când se conectează la EDO pot configura roaming la cerere cu doi operatori neincluși în lista de operatori ai serviciului 1C-EDO:

SKB Kontur

SA NIIAS*

* JSC NIIAS este un operator specializat al JSC Căile Ferate Ruse. Atenţie! Fluxul de documente electronice cu acest operator este limitat la documentul de transfer universal (funcția SChF) și documentul de ajustare universal (funcția KSChF).

Dacă utilizatorul serviciului 1C-EDO este conectat prin operatorul EDO SF Kaluga Astral, iar contrapartea sa este conectată prin unul dintre operatorii de roaming enumerați mai sus, atunci trebuie să urmați instrucțiunile:

1. Trimiteți la adresa de e-mail a liniei de consultare 1C EDF: [email protected] scrisoare cu subiectul „Cerere de roaming Denumirea organizației INN KPP».

Exemplu de linie de subiect: „Cerere pentru roaming SRL Romashka, TIN 1234567890, punct de control 123401001”

Scrisoarea trebuie să fie însoțită de un completat Aplicație pentru configurarea roaminguluiîntr-un format editabil (fișier DOC), precum și o scanare a acestei aplicații cu semnătura managerului sau a altei persoane autorizate, sigiliul organizației abonate și data semnării.

Șablon „Aplicație pentru configurarea roamingului”

Aplicația trebuie să conțină următoarele informații:

• despre abonatul 1C-EDO (Numele organizației, INN/KPP, ID participant EDF);
• despre una sau mai multe contrapărți care sunt abonați ai unui alt operator EDF SF (Numele organizației contrapartidei, INN/KPP, numele contrapărții EDF Operator SF).

Identificatorul contrapartidei în aplicația de roaming este opțional. Dar prezența sa va permite procesarea mai rapidă a cererii.

Vă rugăm să rețineți că o aplicație poate enumera contrapărțile unui singur Operator EDF. Dacă contrapărțile cu care doriți să configurați roamingul sunt conectate la diferiți Operatori EDF (adică, unii la SKB Kontur, alții la JSC NIIAS), atunci trebuie să completați două aplicații separate pentru roaming.

2. După primirea unei cereri de organizare a unui schimb de roaming, Operatorul SF EDF transferă informații despre inițiator și contrapartea acestuia către al doilea Operator SF EDF.

Dacă organizația în numele căreia se întocmește „Cererea de configurare a roamingului” este înregistrată simultan atât ca abonat al operatorului Kaluga-Astral, cât și ca abonat al operatorului contrapartidă (SKB Kontur sau JSC NIIAS), este necesar pentru a trimite suplimentar o „Scrisoare pentru a selecta un operator”:

Șablon „Scrisori despre alegerea unui operator”

Exemplu de completare a „Scrisorii de selectare a unui operator”

3. Al doilea Operator EDF SF, în conformitate cu Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 174n, solicită consimțământul abonatului său de a organiza schimburi de roaming cu abonatul primului Operator EDF SF.

4. După primirea consimțământului de la cel de-al doilea participant la schimbul planificat, ambii Operatori SF EDF au înființat schimbul de roaming și își informează abonații despre implementarea schimbului de roaming printr-o scrisoare cu subiectul: „Setările au fost făcute”.

După ce a primit un răspuns pozitiv la configurare de la Operatorul EDF SF, utilizatorul programului 1C conectat la 1C-EDO sau 1C-Taksk, pentru a începe să lucreze cu EDF în roaming, trebuie să intre în meniul „Setări EDO” al programului său (Fig. 1 sau Fig. 3 ) și faceți clic pe butonul „Actualizare stări” (Fig. 2 sau Fig. 4). Starea configurației EDI cu contrapartea ar trebui să se schimbe în „Înscris”.

Fig. 1 „Setări EDO în 1C: Contabilitate 8 rev. 3.0”

Atenţie!

Pentru a configura roaming, nu trebuie să trimiteți invitații personal. Toate acțiunile necesare sunt efectuate la nivelul operatorilor EDF în cadrul aplicației.
Dacă primiți o notificare despre configurarea roamingului, dar configurarea EDF nu a fost creată în 1C, trebuie să:
· Verificați corespondența detaliilor contrapărții cu care a fost confirmată configurația de roaming și detaliile cu care contrapartea este înregistrată în directorul „Contrapărți”. În primul rând, acordați atenție punctului de control;
· Asigurați-vă că în directorul „Setări EDF” nu există nicio setare curentă cu această contraparte.

Fig. 2 „Actualizarea stării setărilor EDI în 1C: Contabilitate 8 rev. 3.0”

Fig. 3 „Setări EDO în 1C: Contabilitate 8 rev. 2.0”

Fig. 4 „Actualizarea stării setărilor EDI în 1C: Contabilitate8 rev. 3.0”

După parcurgerea acestor pași, puteți continua să lucrați (trimiterea sau primirea documentelor electronice) cu contrapartea http://its.1c.ru/edo.

Ai întrebări? Contactați asistența tehnică EDF în programele 1C:

— prin 1C-Connect, serviciul „1C-EDO: Customer Support”;

— un singur număr federal gratuit 8-800-333-93-13;

— e-mail [email protected].

Management electronic de documente cu contrapartide

„Când tipăriți o carte, există întotdeauna câteva erori care se strecoară pe care nimeni nu le va observa.”
Legea Publicatiei

Management electronic de documente cu contrapartide

Îmbunătățirea legislației ruse și dezvoltarea instrumentelor automate pentru lucrul cu documente electronice face ca sarcina trecerii la fluxul de documente fără hârtie (electronic) între organizații să fie destul de realistă.

Folosind sistemul de gestionare a documentelor ESCOM.BPM, puteți nu doar să faceți schimb de documente finale cu contrapărțile, ci și să aprobați electronic versiuni ale contractelor și acordurilor încheiate.

Cum funcționează gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile?

Pentru a utiliza gestionarea electronică a documentelor cu contrapărți, va trebui să încheiați un „Acord privind schimbul de documente electronice” cu fiecare dintre acestea.

Server electronic de gestionare a documentelor

Documentele electronice pe care doriți să le schimbați cu contrapărțile trebuie să fie plasate în depozitul de documente al serverului de sistem de documente. Un astfel de server poate fi găzduit pe echipamentul clientului sau poate fi utilizată o stocare de documente în cloud. Accesul la serverul sistemului de management al documentelor din exterior se realizează printr-o aplicație client specială, care este instalată pe stațiile de lucru ale utilizatorilor, inclusiv pe mai multe stații de lucru ale angajaților fiecăreia dintre contrapărțile dumneavoastră. Interacțiunea computerelor client cu serverul de aplicații al sistemului electronic de gestionare a documentelor se realizează prin protocolul http cu criptare folosind standardul SSL 128 Accesul la documente este posibil doar prin interfața sistemului de management electronic al documentelor numai după trecerea procedurii de autentificare.

Utilizarea certificatelor de semnătură digitală la schimbul de documente electronice

Conectarea la serverul de gestionare a documentelor este posibilă numai de pe computere care au certificatele corespunzătoare. La conectarea la serverul de gestionare a documentelor, utilizatorul este autentificat, ceea ce se realizează cu ajutorul unui certificat digital personal (EDS). Un astfel de certificat este eliberat fiecărui utilizator care lucrează cu sistemul electronic de gestionare a documentelor. Certificatul este înregistrat pe un suport electronic de tip Token și este protejat suplimentar de un cod PIN. După conectare, utilizatorul intră în contul său personal și obține acces doar documentelor dvs. Lucrarea utilizatorului cu documentele este înregistrată.
Inițiatorul procesului de schimb de documente electronice poate fi fie managerul organizației dumneavoastră, fie un angajat al contrapărții responsabil cu menținerea managementului documentelor electronice. Înainte de a trimite un document electronic către contrapartea dumneavoastră în sistemul de management al documentelor, documentul trebuie să fie semnat cu semnătură electronică. Această operație se realizează folosind programul Cryptopro. Documentul semnat este trimis în sistemul de gestionare a documentelor către destinatar - contraparte. Angajatul contraparte responsabil cu schimbul de documente electronice va primi o notificare electronică de primire a unui nou document. Dacă acceptă documentul, atunci semnează documentul cu semnătura sa digitală. Dacă trebuie să facă modificări documentului, atunci în sistemul de flux de documente angajatul contrapartidei creează o nouă versiune a documentului iar după ce editarea este finalizată, semnează această versiune cu certificatul său de semnătură digitală. Apoi returnează acest document în sistemul de gestionare a documentelor angajatului dumneavoastră (sistemul îl va anunța despre primirea unei noi versiuni a documentului folosind o notificare). El, la rândul său, studiază versiunea primită a documentului și, dacă este necesar, o trimite spre aprobare electronică internă. Dacă nu există comentarii cu privire la noua versiune, atunci documentul este semnat cu o semnătură electronică. Un document semnat cu semnătură digitală pe ambele părți este considerat definitiv. Dacă există comentarii la document, atunci este creată din nou o nouă versiune, semnată cu o semnătură digitală electronică și trimisă către contrapartidă pentru semnare. Toate versiunile documentului sunt salvate și disponibile pentru vizualizare. Documentului final i se atribuie statutul „Valid” și un astfel de document nu poate fi modificat de niciuna dintre părți.

Cum se trece la gestionarea electronică a documentelor

Dacă contractul este reziliat, i se atribuie statutul „Anulat”.
În programul ESCOM.BPM puteți face schimb de versiuni electronice ale contractelor, acorduri suplimentare și anexe, precum și alte documente electronice.

Cum să cumpărați soluția „Gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile”

Pentru a automatiza schimbul de documente electronice cu contrapărțile, trebuie să achiziționați o licență de server pentru ediția „Standard-PROF” și aveți nevoie de un număr de licențe client pentru această ediție. Numărul de licențe client depinde de numărul de utilizatori care utilizează simultan programul.

De asemenea, veți avea nevoie de certificate EDS pentru cheile Token emise de Autoritatea de Certificare și de licențe pentru programul de furnizor de cripto (Cryptopro CSP). Programul furnizorului de criptografii trebuie instalat doar de acei utilizatori care vor semna documente cu semnătură digitală electronică.
Pentru a calcula costul total al software-ului necesar, scrieți-ne. Adresa noastră de e-mail [email protected]

Înapoi la listă

Operatorii EDF și serviciile de schimb electronic de documente

Sistemul electronic de gestionare a documentelor Diadoc permite companiilor să efectueze EDI semnificative din punct de vedere juridic în Federația Rusă și să schimbe orice documente între ele prin Internet. Pentru a semna documente în Diadoc, se folosește o semnătură electronică calificată, ca în raportarea electronică. EPC oferă semnificație juridică fără a încheia acorduri suplimentare între contrapărți.

Serviciu de gestionare a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic (USEDO) între contrapărți (entitati comerciale). YuZEDO asigură schimbul de facturi și bonuri de livrare în formă electronică, precum și orice alte tipuri de documente.

Furnizor internațional de soluții EDI pentru optimizarea proceselor de afaceri: managementul documentelor electronice interne și externe, schimb de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic (facturi electronice, bonuri de livrare etc.), semnătură electronică și multe altele.

O soluție de la 1C care asigură schimbul de documente semnificative din punct de vedere juridic, facturi electronice și alte documente electronice direct de la 1C:Enterprise, fără a utiliza alte programe prin intermediul unuia dintre operatorii de management electronic al documentelor (EDF) care suportă tehnologia 1C-EDO.

Serviciu de schimb electronic de documente. Acesta va livra orice documente către contrapărțile dvs. în câteva secunde, inclusiv facturi, facturi și contracte. Nu vei depinde de serviciile de poștă și de curierat, vei uita de întârzieri și erori și vei putea pregăti rapid documente pentru a le trimite autorităților de reglementare.

Serviciul vă permite să organizați schimbul de facturi electronice și alte documente primare prin internet cu clienții, furnizorii, partenerii și departamentele dumneavoastră.

Furnizor de schimb electronic de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic între companii

InfoTeX

Operator rus de gestionare a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic, raportare electronică și centru de certificare acreditat.

Express electronic

Serviciu de pregatire si transmitere de raportare electronica.

Gestionarea electronică a documentelor cu contrapărți: avantaje și cum să comutați

Semnătură electronică calificată pentru lucrul pe portaluri guvernamentale și corporative. Semnătură electronică pentru participarea la licitații pe platforme guvernamentale și comerciale.

Sistem de schimb intercorporat de documente semnificative din punct de vedere juridic. Vă permite să faceți schimb de documente financiare și economice direct din interfața de utilizator a sistemului ERP în deplină conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

SISLINK oferă clienților săi servicii pentru: asigurarea unui document semnificativ din punct de vedere legal al cifrei de afaceri (DOCLINK), controlul distribuției (DTS), tranzacționarea electronică (ETP) și automatizarea comerțului mobil (SFA), pentru orice linie de activitate.

Transcriere

Un sistem de schimb de documente electronice prin internet cu contrapărți și parteneri. Documentele formalizate și informale sunt transmise prin Transcript. Roamingul funcționează cu alți operatori EDI. Pentru integrare sunt furnizate un API și un modul pentru lucrul în 1C.

EDI cu contrapartidele

CE ESTE EDI cu contrapărți

Platforma LeraData vă permite să faceți schimb de documente EDI și USD cu partenerii dvs. de afaceri.
Pentru a începe gestionarea electronică a documentelor, trebuie să faceți doar un pas!
Trebuie să vă „inviți” partenerul în contul personal pentru a face schimb de documente electronice selectând elementul de meniu corespunzător.

DE CE AM NEVOIE DE ASTA?

Când conectați acest serviciu, eficiența interacțiunii cu partenerii dvs. crește exponențial:

01. Valabilitatea informațiilor - informații întotdeauna de încredere nu mai este posibilă corectarea și modificarea unilaterală a unui document;

Conectați-vă la fluxul de documente electronice cu contrapărțile

02. Livrarea 100% a documentului către destinatar. Nu există argumente pentru eșecul livrării din cauza „factorului uman”. Niciunul dintre participanți nu se va referi la faptul că nu a primit scrisoarea sau că scrisoarea a ajuns în „spam” și destinatarul nu a observat-o!
03. Integrare. Automatizarea proceselor de afaceri. Reduceți costurile de timp (până la 80%) și eliminați „erorile de intrare” prin introducerea automată a datelor în sistemul de contabilitate al partenerilor atunci când utilizați modulul de integrare.
04. Fără erori. La trimiterea unui document, acesta este verificat automat pentru validitatea informațiilor pe care le conține.
05. Reducerea semnificativă a costurilor de întreținere a biroului cu până la 80 - 90% (întreținere echipamente de birou, cartușe, hârtie).

06. Nu este necesară întreținerea unei arhive de documente, inclusiv închirierea spațiilor pentru arhivă, personal de întreținere, securitate la incendiu. Arhiva documentelor este disponibilă pe platformă 24/7.
07. Căutare instantanee a oricăror documente de arhivă și actuale.
08. Livrarea instantanee a documentelor semnificative din punct de vedere juridic de închidere (UZD - Factură/Factură, Torg12, Certificat de finalizare) către partener. Ca urmare, nu există intermediari în livrarea documentelor pe hârtie sub formă de servicii de livrare expres, poștă rusă etc., ca urmare, problemele cu pierderea, nelivrarea sau întârzierea livrării peste un termen rezonabil (în special în timpul perioadele de raportare contabilă) ale USD sunt eliminate.
09. Schimb instantaneu de liste de prețuri curente
10. Acces prin intermediul platformei web de oriunde în orice moment.
11. Control deplin asupra lanțului de la „comandă” la „livrare”, atât pe interfața web, cât și imediat în sistemul de contabilitate, dacă este implementată o soluție de integrare.

Ca urmare, simplificarea interacțiunii dintre parteneri, o creștere semnificativă a vitezei proceselor de afaceri și o creștere a profitabilității întreprinderii!

Acest serviciu este furnizat în cadrul fluxului electronic de documente între partenerii de afaceri, cu excepţia opțiune de schimb de documente electronice cu Lanțuri de Retail, Centre de Distribuție etc.
Pentru detalii, vă rugăm să contactați managerii noștri sunând la 8 800 555 96 26 (număr gratuit în Rusia) sau prin e-mail: [email protected]

Despre gestionarea electronică a documentelor se vorbește adesea foarte mult, dar este dificil să navighezi într-un număr mare de termeni noi și chiar mai greu de înțeles cum funcționează totul. Cum să începeți un schimb? Cum să lucrați cu rapoartele primare și să trimiteți rapoartele electronic?

În primul capitol vom vorbi despre cum să trecem la interacțiunea electronică cu contrapărțile și despre ce este necesar pentru a începe un schimb.

Vedere de sus: este nevoie de schimbare?

Contabilitatea este indisolubil legată de pregătirea diverselor documentații. Schemele de flux de documente pe hârtie au fost perfecționate de zeci de ani, dar astăzi documentele pe hârtie sunt înlocuite cu cele electronice.

Să ne uităm la situația actuală de sus: multe companii își automatizează parțial sau complet procesele interne de afaceri prin implementarea sistemelor informaționale. Dar funcționarea unei organizații nu se limitează la procesele interne, este necesară și interacțiunea cu contrapărțile.

De exemplu, după finalizarea unei tranzacții comerciale, un contabil întocmește un raport de finalizare a lucrărilor în sistemul său de contabilitate, îl imprimă și îl trimite prin poștă sau curier. Contrapartea, după ce a primit actul, îl scanează și îl introduce în sistemul informațional, dacă este disponibil. Apoi contabilul face manual înregistrări în sistemul de contabilitate și salvează fără greșeală originalul de hârtie. Confortabil?

Situația este paradoxală: procesele interne sunt optimizate, dar cele externe nu, în timp ce tocmai procesele externe care sunt eficientizate duc la o reală minimizare a costurilor, atât materiale, cât și de timp. Livrarea documentelor pe hârtie durează zile și săptămâni prețioase, în timp ce documentele electronice sunt transferate în câteva minute.

Metode de schimb de documente electronice

• Deci, ați decis să începeți să faceți schimb de documente electronice. Contrapartidele decid independent cum va fi structurata interactiunea electronica. Există două tipuri principale de schimb:
• Schimb direct cu contrapartea Puteți începe prin a încheia un acord preliminar, care precizează în detaliu procedura și condițiile schimbului. Dacă ambele contrapărți utilizează o semnătură electronică calificată îmbunătățită, atunci acordul nu trebuie încheiat în consecință, cu alte tipuri de semnătură electronică, este necesar un acord. Avantajul evident al acestei opțiuni este că nu trebuie să plătiți operatori pentru transmiterea documentelor, puteți utiliza e-mailul obișnuit; Dar nu toate documentele pot fi trimise direct contrapartidei.
• O altă opțiune este schimb de facturi prin intermediul unui operator de gestionare electronică a documentelor (operator EDO SF). Această metodă este mai bună, chiar dacă doar pentru că vă conectați o dată la rețeaua operatorului, vă alăturați regulamentelor de schimb și lucrați în serviciu. Operatorii EDF ai Flotei Nordului au capacitățile tehnologice, de personal și juridice pentru a asigura schimbul legitim al oricăror documente electronice și, cel mai important, al facturilor.

Suntem adesea întrebați de ce avem nevoie de un operator dacă putem face schimb direct. Primul și cel mai important lucru este că atunci când faceți schimb direct de documente electronice, adică fără participarea unui operator, nu veți putea face schimb de facturi electronice. Potrivit Ordinului Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 50n, schimbul de facturi electronice (FSE) trebuie efectuat prin operatorul EDI SF, deoarece, dacă este necesar, operatorul poate confirma faptul de a emite sau de a primi FEI si alte documente.

Karina Kassis,analistSynerdocs

Trei pași simpli pentru EDI

• conectați-vă la operator;
• achiziționarea unui certificat de semnătură electronică și mijloace de protecție criptografică (CIPF);
• conectați contrapărțile (dacă este necesar) folosind un operator

Conectarea la un operator

În primul rând, contactați operatorul, discutați costul și termenii conexiunii. Când începeți un schimb, trebuie să semnați un acord cu operatorul, această procedură este adesea numită aderare la reglementări.

Reglementările sunt un document care descrie în detaliu principiile de funcționare, sarcinile serviciului și aspectele legale.

Achiziționarea unui certificat de semnătură electronică și mijloace de protecție criptografică

Puteți obține un certificat de semnătură electronică la orice Centru de Certificare acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse (Lista CA acreditate). Adesea, operatorii de flux de documente electronice SF sunt ei înșiși CA sau oferă servicii pentru obținerea de certificate prin intermediul partenerilor lor.

Conform Legii FederaleN63 „Cu privire la semnătura electronică”, un certificat de semnătură electronică utilizat de o companie (persoană juridică) identifică și o anumită persoană fizică, dar care acționează în numele companiei pe baza Cartei sau a procurii. Desigur, certificatele nu pot fi transferate altor persoane. Nu poți pune pe cineva să-ți semneze autograful pe documente.

Karina Kassis,analistSynerdocs

O semnătură electronică (ES) este o anumită secvență de caractere care este atașată unui document. Există trei tipuri de semnături: simple, îmbunătățite necalificate, îmbunătățite calificate.

Conform Legii federale nr. 63 „Cu privire la semnăturile electronice”, un document electronic semnat cu o semnătură electronică simplă sau îmbunătățită necalificată este recunoscut ca echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână.

O semnătură calificată îmbunătățită pe un document electronic este analogă cu o semnătură și un sigiliu scris de mână pe un document pe hârtie. Serviciul Fiscal Federal recunoaște forța legală numai acelor documente care sunt semnate cu o semnătură calificată .

Un instrument de protecție a informațiilor criptografice (CIPF) este un program special care criptează și decriptează informațiile transmise. Serviciile de schimb CIPF sunt necesare pentru crearea și verificarea unei semnături electronice. O licență pentru dreptul de utilizare poate fi achiziționată prin intermediul operatorului.

Conectarea contrapărților

Desigur, puteți face schimb de documente electronice doar cu acele contrapărți care sunt deja conectate la serviciul de schimb. La fel și cu rețelele sociale: nu are rost să te înregistrezi dacă nu există prieteni acolo. Cu toate acestea, alții vă pot urmări compania în experimente. Există situații în care contrapărțile au nevoie doar de motivație suplimentară, acces preferențial sau liber pentru o perioadă. Operatorul EDO SF vă va ajuta să vă rezolvați toate întrebările, deoarece el însuși este interesat de asistență de înaltă calitate pentru utilizatorii săi și de conectarea de noi abonați.

Nu contează ce operator EDF al SF îl folosește contrapartea - poți fi conectat la un operator, iar contrapartea la altul. Astăzi, un număr de operatori de top dezvoltă și testează tehnologia de roaming. În timp ce tehnologia se află în stadiul de dezvoltare, puteți utiliza alte opțiuni pentru organizarea interacțiunii cu contrapărțile.

Prima opțiune este să lucrezi cu mai mulți operatori . Nimeni nu interzice participanților la schimb să folosească serviciile mai multor operatori EDF. Vă puteți conecta la mai mulți operatori sau puteți oferi această metodă de lucru unei contrapărți, dacă este cazul, desigur.

Dacă dvs. și contrapartea dvs. sunteți conectați la servicii diferite și, din anumite motive, nu doriți să utilizați serviciile mai multor operatori de gestionare a documentelor electronice, atunci acordați atenție a doua opțiune este că vă puteți contacta operatorii cu o propunere de a stabili un schimb între ei.

În loc de o concluzie

Să rezumăm pe scurt: ce trebuie să știți, ca contabil, despre cum să începeți să faceți schimb de documente electronice cu contrapărțile? În primul rând, forța juridică a documentului este asigurată de o semnătură electronică calificată îmbunătățită. În al doilea rând, operatorul EDF SF garantează livrarea rapidă și integritatea documentului electronic. În al treilea rând, pentru a începe schimbul printr-un operator, este suficient să vă înscrieți în reglementări, precum și să cumpărați un certificat de semnătură electronică și un instrument de protecție criptografică. Soluția la alte probleme cade de fapt pe umerii operatorilor (www.klerk.ru).

Organizația nu este nouă. Dar, în ciuda faptului că multe întreprinderi mari și mijlocii sunt acoperite de acesta, nu toată lumea înțelege încă esența proceselor care au loc în cadrul EDI. În acest articol vom încerca să transmitem într-un limbaj simplu informații importante despre procesul automatizat de lucru cu documente. Ce ar trebui să fac pentru a începe schimbul? Cum să organizezi munca cu primarul? Cum se trimit rapoarte folosind Internetul? Citiți mai jos răspunsurile la cele mai presante și interesante întrebări.

O perspectivă externă: cum să implementați gestionarea electronică a documentelor într-o organizație

Contabilitatea este indisolubil legată de pregătirea multor documente. În urmă cu doar 10 ani, contabilitatea lucra cu hârtie, dar a venit momentul să trecem la o nouă comandă.

În multe întreprinderi, procesele interne de afaceri au fost deja automatizate prin implementarea parțială sau completă a sistemelor informatice și contabile. Dar activitățile companiei nu se limitează la procesele interne. În paralel, există și interacțiune externă cu contrapărțile.

Să ne uităm la un exemplu. Când o tranzacție comercială este finalizată, contabilul pregătește documentele relevante. El introduce certificatele de muncă finalizată în sistemul de contabilitate al întreprinderii, le imprimă și le trimite către contrapartidă, în timp ce plătește serviciile poștale sau de curierat. Din partea contractantului, documentul este scanat și introdus în sistem. Ce face un contabil? Realizează manual un document pe hârtie și îl introduce în arhivă. Aceasta este o procedură tipică dacă nu există un sistem de informații corporative. Este convenabil?

Situația este contradictorie. Doar procesele interne de afaceri sunt optimizate, cele externe rămân neschimbate. Cu toate acestea, prin simplificarea proceselor externe, puteți reduce și mai mult costurile - de timp și financiare. Astfel, este nevoie de zile și chiar săptămâni pentru a livra corespondența pe hârtie, dar transferul de informații în formă digitală se finalizează în câteva minute.

Tipuri de flux de documente electronice între organizații

Să presupunem că sunteți gata să digitalizați interacțiunile cu contrapărțile. Puteți alege oricare dintre cele două tipuri de schimb.

1. Schimb documente prin e-mail. Vă sfătuim să includeți clar această metodă de interacțiune în acordul dintre părți, indicând adresele de e-mail care vor fi implicate în schimb. Participanții pot folosi orice tip de semnătură electronică dacă sunt de acord cu aceasta, însă, atunci când semnează documente cu o semnătură calificată îmbunătățită, nu vor fi necesare acorduri suplimentare.
   Stop factor: Înțelegeți că nu toată documentația poate fi trimisă prin e-mail.
2. Trimiteți și primiți facturi (IF), precum și alte documente prin operatorul de gestionare electronică a documentelor (EDO SF). Acest lucru necesită o singură conexiune la rețeaua operatorului și respectarea reglementărilor de schimb, după care puteți utiliza în mod liber funcționalitatea așa-numitului serviciu de schimb. Datorită gamei sale largi de capabilități - tehnologice, de personal și juridice - operatorul asigură schimburi absolut legitime între organizații.

Să începem să lucrăm cu EDI

Să aruncăm o privire mai atentă asupra procedurii de schimb folosind operatorul EDI SF. Pentru o funcționare corectă, trebuie să efectuați trei pași simpli:

• Cumpărați un certificat de semnătură electronică și un instrument de protecție criptografică (CIPF).
• Conectați-vă la operatorul care vă interesează.
• Invitați contrapărțile cu care lucrați în mod regulat să facă schimb.

Alte probleme organizatorice vor fi rezolvate de specialisti din cadrul operatorului EDF. Sarcina lor principală este de a oferi utilizatorilor condiții confortabile de lucru.

În 7 minute vei afla totul despre sistemul extern de gestionare a documentelor electronice dintr-o organizație folosind exemplul serviciului Synerdocs. Videoclipul vă va spune despre procedura de schimb în clientul web: cum să le descărcați din stocarea locală și să le creați în serviciu, cum să invitați contrapărți etc.

Urmăriți videoclipul și evaluați ușurința de utilizare a clientului web Synerdocs.

Conectați-vă la serviciul de schimb. Procedură

Pentru a începe EDF, trebuie să contactați reprezentanții operatorului și să discutați două puncte:

1. cat costa conexiunea?
2. în ce interval de timp va fi finalizat.

Abia după aceasta se încheie un acord cu operatorul și vă alăturați regulamentului de schimb, care descrie în detaliu sarcinile rezolvate de serviciu, regulile de funcționare a acestuia și problemele legale importante.

Obținerea unei semnături digitale și a unui certificat de protecție a informațiilor criptografice

Certificatul este emis de orice Centru de Certificare care a fost acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse (lista CA acreditate). Adesea, operatorii SF EDF îndeplinesc ei înșiși funcțiile unor astfel de centre și eliberează certificate prin intermediul rețelei lor partenere.

Câteva cuvinte despre. Este un set de caractere scrise într-o anumită ordine care se atașează unui document și certifică autenticitatea acestuia. Există trei tipuri de semnături: simple, îmbunătățite necalificate și îmbunătățite calificate.

Legea federală nr. 63 „Cu privire la semnăturile electronice” prevede că un document certificat printr-o semnătură electronică necalificată simplă sau îmbunătățită poate fi considerat echivalent cu unul pe hârtie cu semnătură reală. Cu toate acestea, o simplă semnătură electronică poate să nu fie suficientă pentru gestionarea de bază a documentelor electronice între organizații.

În ceea ce privește un document cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită, acesta este considerat un analog al unui document pe hârtie cu o semnătură și un sigiliu de mână. Serviciul Federal de Taxe recunoaște ca semnificative din punct de vedere juridic doar acele ED care sunt semnate cu un certificat calificat.

Pentru a crea și a verifica semnăturile electronice, se folosește un instrument de protecție a informațiilor criptografice (CIPF), care este un program special pentru criptarea și decriptarea datelor transmise.

Despre conectarea contrapărților

Este posibil să transferați fluxul de documente intercorporate într-un „domeniu” digital numai cu acele contrapărți care sunt deja conectate la operatorul EDF. Desigur, nu vor fi mai mult de jumătate dintre acestea. Adesea, contrapărțile au nevoie de o motivație suplimentară pentru a lua o decizie în favoarea trecerii la un nou format de interacțiune. La rândul său, operatorul este gata să ofere un mic bonus sub forma unui schimb gratuit sau preferențial pentru o anumită perioadă. De asemenea, ajută la rezolvarea tuturor problemelor referitoare la , deoarece este direct interesat de asistență calificată pentru abonații actuali și de adăugarea altora noi.

Nu contează ce operator EDF folosește contractorul tău. Puteți face schimb cu acesta folosind tehnologia de roaming. De asemenea, puteți organiza interacțiunea cu contrapărțile în alte moduri.

O opțiune este să vă conectați la mai multe servicii de schimb (sisteme) simultan. Această metodă de flux de documente electronice între organizații se numește multi-operator. Îl poți alege singur sau îl poți oferi partenerului tău (dacă este cazul).

Ce se întâmplă dacă dvs. și contrapartea dvs. utilizați servicii diferite și niciunul dintre voi nu dorește să le schimbe? Într-o astfel de situație, a doua opțiune este optimă, atunci când vă contactați împreună operatorii și îi invitați să înființeze un schimb între ei.

Să rezumam

Să rezumam. Înainte de a trece la un format digital de interacțiune cu contrapărțile, un contabil ar trebui să-și amintească trei detalii:

1. O semnătură electronică calificată îmbunătățită oferă documentului semnificație juridică.
2. Operatorul garantează livrarea rapidă și fără probleme a documentelor electronice.
3. Pentru a începe să utilizați serviciul, trebuie să vă înscrieți în reglementări, să cumpărați un certificat ES și CIPF. Restul problemelor vor fi decise chiar de operator.

Astăzi, gestiunea electronică a documentelor iese cu îndrăzneală în viața noastră, astăzi aproape toate companiile folosesc documente electronice, folosesc e-mail, declarații electronice, mai ales că pentru impozitarea TVA declarațiile obligatorii sunt stabilite prin lege. Cineva a trecut mai departe și folosește sisteme electronice de gestionare a documentelor în viața de zi cu zi și a transformat toate documentele de raportare și primare în formă electronică.

Conceptul de management electronic al documentelor și avantajele managementului electronic al documentelor

Gestionarea electronică a documentelor are avantajele și dezavantajele sale.

Masă
Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

În același timp, managementul electronic al documentelor se dezvoltă din ce în ce mai mult. Și există condiții prealabile pentru aceasta.

În primul rând, gestionarea electronică a documentelor este prevăzută în legislația fiscală. De exemplu, la depunerea rapoartelor privind primele de asigurare sau impozitul pe venitul persoanelor fizice, acesta trebuie depus electronic daca firma are mai mult de 25 de angajati. Transmiterea rapoartelor electronic Este necesară depunerea unei declarații în formă electronică. În plus, explicațiile în cazul în care raportarea este transmisă electronic vor trebui, de asemenea, furnizate sub forma unui document electronic în 2017.

În al doilea rând, gestionarea electronică a documentelor a fost adoptată în contabilitate. Conform Legii nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, documentul contabil primar se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.
În al treilea rând, în 2017, managementul electronic al documentelor va primi o dezvoltare și mai mare în procedurile judiciare. Astfel, mulți sunt obișnuiți cu faptul că hotărârile judecătorești sunt publicate electronic pe internet. Conform articolului 4 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, o declarație de cerere, cerere, plângere, prezentare și alte documente pot fi depuse la instanță pe hârtie sau în formă electronică, inclusiv sub forma unui document electronic semnat cu o semnătură electronică în modul stabilit de legislația Federației Ruse, prin completarea formularului postat pe site-ul oficial al instanței de judecată pe internet. Dispoziții similare sunt stabilite în procesul civil.

În al patrulea rând, tehnologiile electronice au devenit o parte integrantă a vieții noastre în ceea ce privește utilizarea managementului electronic al documentelor în documentația de licitație și licitațiile electronice. Potrivit articolului din Legea federală din 04/05/2013 nr. 44-FZ (modificată la 07/03/2016) „Cu privire la sistemul de contracte în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru a satisface statul și municipalitatea nevoi”, o licitație în formă electronică (licitație electronică) este înțeleasă ca o licitație, în care informațiile despre achiziție sunt comunicate de către client unui număr nelimitat de persoane prin afișarea unui anunț cu privire la o astfel de licitație și a documentației despre aceasta într-un mod unificat. sistemului informatic, cerințe uniforme și cerințe suplimentare sunt prezentate participanților la achiziție, desfășurarea unei astfel de licitații fiind asigurată pe o platformă electronică de către operatorul acesteia.

Al cincilea motiv se datorează faptului că astăzi multe companii își desfășoară activitatea în regiuni diferite, cu orașe diferite, astfel încât pentru a organiza o afacere eficientă este necesară accelerarea fluxului de documente și simplificarea relației dintre părți. În acest sens, în mod intuitiv, multe companii introduc managementul electronic al documentelor.

Cum se introduce managementul electronic al documentelor?

În a doua etapă, trebuie să alegeți ce semnătură va folosi compania la întocmirea documentelor.

O semnătură electronică simplă este o semnătură electronică care, prin utilizarea unor coduri, parole sau alte mijloace, confirmă faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană.

Semnătură electronică necalificată este o semnătură electronică care:

1. obținute ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind o cheie de semnătură electronică;
2. vă permite să identificați persoana care a semnat documentul electronic;
3. vă permite să detectați faptul de a efectua modificări la un document electronic după semnarea acestuia;
4. create folosind instrumente de semnătură electronică.

1. cheia de verificare a semnăturii electronice este specificată în certificatul calificat;
2. Pentru a crea și a verifica o semnătură electronică, se folosesc instrumente de semnătură electronică care au confirmarea conformității cu cerințele (Articolul 5 din Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ (modificată la 30 decembrie 2015) „Cu privire la electronică Semnături.” Cu toate acestea, în multe cazuri documentele sunt necesare pentru motive de securitate, este o semnătură calificată consolidată.

La a patra etapă, este necesar să se furnizeze documente pentru încheierea unui acord.

A cincea etapă este încheierea unui acord cu un centru de certificare. Conform articolului 2 din Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ (modificată la 30 decembrie 2015) „Cu privire la semnăturile electronice”, un centru de certificare este o entitate juridică, întreprinzător individual sau organism de stat sau organism administrativ local care îndeplinește funcțiile de creare și eliberare a certificatelor cheie de verificare a semnăturilor electronice, precum și alte funcții.

A șasea etapă este introducerea managementului documentelor electronice în companie, organizarea unui schimb specific de documente electronice. Facturile se întocmesc în formă electronică prin acordul comun al părților la tranzacție și dacă acestea dispun de mijloace tehnice și capacități compatibile de a primi și procesa aceste facturi în conformitate cu formatul aprobat.

Ce ar trebui să conțină un contract cu o autoritate de certificare?

La încheierea unui acord cu un centru de certificare, este important să acordați atenție subiectului acordului. Conform articolului 432 din Codul civil al Federației Ruse, acestea sunt condițiile obligatorii pentru contractele de acest tip. Un acord se consideră încheiat dacă între părți se ajunge la un acord, în forma cerută în cazurile corespunzătoare, asupra tuturor condițiilor esențiale ale acordului. Adică, este important să precizați cât mai clar subiectul contractului.

Obiectul contractului decurge din Legea „Cu privire la semnăturile electronice”.

Centru de certificare:

1. creează certificate pentru cheile de verificare a semnăturii electronice și emite astfel de certificate;
2. stabilește perioade de valabilitate pentru certificatele de cheie de verificare a semnăturii electronice;
3. anulează certificatele de cheie de verificare a semnăturii electronice emise de acest centru de certificare;
4. emite mijloace de semnătură electronică la cererea solicitantului;
5. ține un registru al certificatelor de cheie de verificare a semnăturii electronice emise și revocate de acest centru de certificare;
6. stabilește procedura de ținere a registrului de certificate;
7. creează chei de semnătură electronică și chei de verificare a semnăturii electronice la cererea solicitanților;
8. verifică unicitatea cheilor de verificare a semnăturii electronice în registrul certificatelor;
9. efectuează verificarea semnăturilor electronice la solicitările participanților la interacțiunea electronică;
10. desfășoară și alte activități legate de utilizarea semnăturilor electronice.

1. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor care decurg din contractul de prestare a serviciilor de către centrul de certificare;
2. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor (clauza 3 a articolului 13 din Legea federală din 04.06.2011 nr. 63-FZ (modificată la 30.12.2015) „Cu privire la semnătura electronică”).

Cum se organizează fluxul de documente electronice în cadrul unei companii?

Întocmirea, executarea și aprobarea proiectelor de documente electronice se realizează conform regulilor generale de muncă de birou stabilite pentru documentele similare pe hârtie. Un document electronic trebuie să aibă toate detaliile stabilite pentru un document similar pe hârtie, cu excepția unei amprente de sigiliu, deoarece un sigiliu nu este un detaliu obligatoriu. În cadrul companiei se pot utiliza metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice în care nu se utilizează semnătura digitală electronică. De exemplu, documentele pot fi depuse pentru control fără semnătură digitală electronică.

Dacă doriți să organizați fluxul de documente cu contrapărțile dvs., atunci trebuie să includeți prevederile corespunzătoare în acordul cu contrapartea.

Documentele sunt generate și semnate electronic. Instrumentele de semnătură digitală electronică utilizate trebuie să fie certificate în modul prescris.

Cel mai simplu mod este de a organiza fluxul de documente electronice cu autoritățile, de exemplu, cu serviciul fiscal. Pentru a face acest lucru, trebuie să obțineți și o semnătură electronică și să încheiați un acord cu un centru de certificare. Cel mai adesea, contribuabilii furnizează declarații, explicații și facturi autorității fiscale. Ca „feedback”, documentele sunt generate de autoritățile fiscale în conformitate cu Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 15 aprilie 2015 nr. ММВ-7-2 / 149@ „La aprobarea Procedurii de trimitere a documentelor utilizate de către organele fiscale atunci când își exercită atribuțiile în relațiile reglementate de legislația fiscală și taxe, în formă electronică prin canale de telecomunicații și cu privire la recunoașterea ca nulă a unor prevederi din ordinul Serviciului Fiscal Federal din 17 februarie 2011 nr. ММВ-7-2 /169@.”

Astfel de documente includ:

1. cerințe pentru furnizarea de explicații;
2. notificări ale companiilor străine controlate;
3. notificări despre apelarea contribuabilului (plătitor de taxe, agent fiscal);
4. aviz fiscal;
5. decizii de suspendare a tranzacțiilor pe conturile unui contribuabil (plătitor de taxe, agent fiscal) într-o bancă și transferuri ale fondurilor sale electronice;
6. decizii de anulare a suspendării tranzacțiilor pe conturile contribuabilului (plătitor de taxe, agent fiscal) în bancă și transferuri ale fondurilor sale electronice;
7. deciziile de a efectua un audit fiscal la fața locului;
8. alte documente.

Cum se organizează stocarea documentelor electronice?

Cum ar trebui să fie păstrate documentele?

În primul rând, este necesar să se pregătească o listă de afaceri pentru o anumită organizație. Gama de cazuri va varia în funcție de companie și domeniul de activitate.

Nomenclatorul dosarelor este utilizat pentru gruparea documentelor executate în dosare, sistematizarea și înregistrarea dosarelor, determinarea perioadelor de păstrare a acestora și căutarea documentelor. Nomenclatorul fișierelor stă la baza întocmirii inventarelor de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani), precum și pentru înregistrarea stocării temporare (până la 10 ani inclusiv).

În al doilea rând, este necesar să se formuleze cazuri. Pentru a face acest lucru, este necesar să se efectueze o examinare a valorii documentelor care vor fi stocate electronic. Să vă reamintim că există perioade reglementate de stocare pentru documentele individuale. De exemplu, documentele contabile sunt păstrate timp de 5 ani, iar documentele fiscale timp de 4 ani.

În al treilea rând, este necesar să se marcheze că datele sunt stocate electronic în nomenclatorul dosarului. De exemplu, „Orare de lucru. Documente electronice”.

Patrulea, trebuie să arhivezi documentele.

Înainte de a stoca un fișier electronic, acesta trebuie să:
— descărcare din sistemul electronic (dacă documentul este creat într-un produs software special);
— protejați de posibile modificări prin salvarea într-un format adecvat;
— scrieți pe un mediu de stocare.

Formatul general acceptat pentru stocarea și arhivarea documentelor electronice este PDF/A. Ar trebui să se distingă de PDF-ul obișnuit, cu fiecare actualizare a căreia apar noi oportunități de lucru cu fișiere. PDF/A este conceput pentru altceva: este un format pentru arhivarea pe termen lung a documentelor electronice.

Al cincilea pas este întocmirea inventarelor. Inventarul include toate fișierele electronice care au fost generate în legătură cu documentele electronice. Totuși, în locul numărului de coli care este indicat la crearea fișierelor pe hârtie, este indicat volumul documentelor electronice.

Formatul inventarului poate arăta astfel:

În unele cazuri, este necesară distrugerea documentelor. De exemplu, notele oficiale au fost stocate de mult timp, perioada de stocare a expirat și trebuie distruse. În acest caz, se efectuează o examinare a valorii documentelor. O astfel de examinare poate fi efectuată de o comisie specială. Pe baza rezultatelor examinării se întocmește un act de atribuire a documentelor în vederea distrugerii. Forma unui astfel de act este dezvoltată de companie în mod independent. Și pe baza faptei, discurile sau alte medii de stocare sunt pur și simplu distruse.

În concluzie, trebuie menționat că, desigur, viitorul aparține documentelor electronice. Cu toate acestea, este important să se organizeze corect fluxul de documente electronice. Multe companii se confruntă cu probleme de organizare necorespunzătoare a fluxului de documente, când doar un loc de muncă dintr-un departament sau chiar departament este conectat la fluxul de documente electronice, când majoritatea documentelor sunt încă păstrate pe hârtie. Prin urmare, toate problemele referitoare la managementul documentelor electronice trebuie rezolvate „onshore” în etapa de implementare a sistemului.

Ce ar trebui să facă o companie dacă decide să treacă la gestionarea electronică a documentelor? Care este algoritmul acțiunilor, de unde să începem?

Primul lucru de făcut este să te gândești la ce rezultate dorește să obțină compania. În prezent există două domenii de activitate. Acesta este fluxul de documente B2G, adică între întreprinderi și agenții guvernamentale. Și B2B, adică schimbul de documente între întreprinderi. În ceea ce privește B2G, vorbim despre conectarea la agențiile guvernamentale necesare pentru o anumită întreprindere, în funcție de specificul activităților acesteia. Toate companiile noastre raportează la biroul fiscal.

Apoi totul depinde de domeniul de activitate - de exemplu, o companie comercializează băuturi alcoolice, alta are un impact asupra mediului în timpul producției într-un fel sau altul, o a treia companie se ocupă de servicii de asigurări, de piața valorilor mobiliare și așa mai departe. Trebuie să ne uităm la ce alte autorități solicită raportare. Odată stabilită lista departamentelor la care urmează să raportăm, trebuie să ne uităm la ce propuneri poate face operatorul de management electronic al documentelor. În funcție de aceasta, compania selectează planul tarifar corespunzător. În continuare, se încheie un acord, se întocmește numărul necesar de semnături electronice, se instalează software-ul necesar și se organizează seminarii pentru a învăța cum să lucrezi cu acest software. Asta este tot ceea ce există - are loc fluxul de documente cu agențiile guvernamentale.

- Spune-ne mai multe despre B2B?

Acesta, după cum am spus, este al doilea tip de schimb de documente digitale. Este organizat între entități de afaceri. Totul depinde de întreprinderea specifică. Nu există o rețetă generală pentru a începe trimiterea documentelor. Există situații în care o întreprindere este pur și simplu obligată să treacă la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile sale pur și simplu pentru a supraviețui.

În legătură cu intrarea în vigoare a noii norme de la 1 ianuarie 2014, toți utilizatorii de semnătură digitală, fără excepție, vor trebui să contacteze un centru de certificare pentru a înlocui certificatele cheie. Deocamdată, toate lucrările virtuale semnate cu un certificat valabil sunt recunoscute ca documente certificate printr-o semnătură electronică calificată.

De exemplu: unul dintre marile lanțuri de retail a început recent să lucreze cu furnizorii săi, schimbând exclusiv hârtie digitală. Astfel, pentru a-și furniza produsele către această rețea, fermierul trebuie să treacă la gestionarea electronică a documentelor.

Avantajele EDI

Există vreun beneficiu din trecerea la EDI pentru întreprinderile mici și mijlocii? Se pare că până acum „digitalul” nu poate aduce decât beneficii reale organizațiilor mari.

Pentru întreprinderile mici și mijlocii, trecerea la fluxul de documente electronice nu este o sarcină majoră acum. Dar poți să-l privești mai atent, să-l „simți”. Viteza fluxului de documente - acesta va fi un avantaj. Dar utilizarea EDI nu se referă doar la relațiile cu contrapărțile. Aceasta include relațiile cu agențiile guvernamentale, iar aici oamenii de afaceri vor fi obligați să se mute, nu există opțiuni.

Un alt punct foarte important pe care întreprinderile mici și mijlocii ar trebui să-l rețină este că utilizarea unei semnături electronice pe platformele de tranzacționare este o modalitate de a-și extinde afacerea. În perioada 2014-2015, 15% din comenzile guvernamentale vor trebui plasate în rândul întreprinderilor mici și mijlocii. Acum se lucrează serios pentru a atrage aceste companii pentru a îndeplini ordinele guvernamentale. Și aceasta este o șansă reală de a vă extinde afacerea. Cine ar refuza să primească un contract de 100-200 de mii de ruble cu plată garantată?

Există beneficii pentru companiile mici atunci când plătesc pentru servicii de gestionare electronică a documentelor? La urma urmei, multe organizații nu trec la EDI din cauza fricii de tarife mari.

Am dat un exemplu astăzi la seminar: 995 de ruble - o gamă completă de servicii pentru gestionarea documentelor cu agențiile guvernamentale. Dacă calculați costul călătoriei în jurul Moscovei cu transportul public de mai multe ori pe an la autoritatea la care trebuie să depuneți documentele și, de asemenea, în ambele direcții, atunci valoarea cheltuielilor va fi foarte apropiată de costul pe care l-am anunțat.

Dacă un contabil nu este prietenos cu computerul, este posibil să faci o greșeală? În general, cât de dificil este să lucrezi cu astfel de programe?

Există elemente de format și control logic. Dacă nu există nicio intenție rău intenționată la crearea unui document, atunci este aproape imposibil de ratat. Ei bine, dacă ceva este făcut intenționat sau utilizatorul este neatent, niciun program nu este asigurat că o persoană va introduce 1.000.000 în loc de 1000.

Semnătură digitală

De ce, în opinia dumneavoastră, trecerea la gestionarea electronică a documentelor nu s-a extins încă? Ce sperie companiile?

Este chiar înfricoșător? Să vedem, în cea de-a 63-a noastră [Legea federală din 04/06/2011 Nr. 63-FZ „Cu privire la semnăturile electronice” - cca. ed.] legea formulează conceptul de trei tipuri de semnătură digitală. Acest lucru este simplu, de fapt este o combinație de autentificare și parolă. Întărită este o semnătură care utilizează protecție criptografică. Și semnătura electronică este calificată, cea emisă de un centru de certificare acreditat. 90 la sută dintre oamenii din țara noastră folosesc un login și o parolă. Fie la bancomate, fie pe rețelele de socializare, fie prin e-mail. Adică putem spune că aproape toată lumea folosește o semnătură simplă.

Un astfel de număr de semnături digitale folosite astăzi nu este incomod nici pentru centrele de certificare, nici pentru sistemele informaționale, nici pentru utilizatori. Sper ca în perioada 2014-2015 să avem uniformitate și să scadă numărul de semnături.

În ceea ce privește o semnătură calificată, aceasta este încă folosită în puține locuri. Dar este folosit, de exemplu, pe portal. Și cu cât poate oferi mai multe servicii, cu atât mai mulți oameni vor folosi această semnătură. Utilizarea lui este limitată nu atât de frica oamenilor, cât de lipsa resurselor pe care să poată fi folosit.

Cu sectorul corporativ totul este și mai simplu. În prezent, aproximativ jumătate dintre întreprinderi utilizează sisteme electronice de raportare și toate sunt implementate cu o semnătură electronică. Și aceste companii angajează aceiași oameni cărora par să le fie frică să treacă la gestionarea electronică a documentelor. Așa că această frică seamănă mai mult cu un mit decât cu o realitate.

- Ar trebui să ne așteptăm la vreo modificare semnificativă a legislației în domeniul fluxului de documente electronice?

Până la urmă, mulți vorbesc acum despre imperfecțiunea domeniului juridic în acest domeniu... Nu aș numi-o imperfecțiune, acesta este un proces normal de elaborare a legislației. De fapt, utilizarea activă a semnăturilor electronice în Rusia este bună dacă sunt cinci ani. Desigur, este pur și simplu imposibil să se formeze un cadru de reglementare bine stabilit într-o astfel de perioadă, ținând cont de dezvoltarea tehnologiei. În prezent este în desfășurare un proces sistematic de dezvoltare legislativă. Din ceea ce merită așteptat: aceasta este intrarea definitivă în vigoare a celei de-a 63-a legi privind semnăturile electronice și abrogarea legii I [Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnăturile electronice digitale”. Această normă a devenit invalidă de la 1 iulie a acestui an - cca. ed.]. Legea, de altfel, este destul de adecvată și competentă. Nu există lacune evidente în ea. Este destul de structurat. Sperăm că, odată cu introducerea sa, numărul de tipuri de semnături digitale va scădea. Acum multe agenții guvernamentale și sisteme informatice își propun propriile cerințe pentru semnăturile electronice, care nu sunt întotdeauna în conformitate cu legea.

Prezența unui astfel de număr de semnături digitale nu este incomod nici pentru centrele de certificare, nici pentru sistemele informaționale, nici pentru utilizatori. Imaginați-vă că aveți cinci semnături atârnate pe breloc, dar trebuie să vă amintiți că una este pentru biroul fiscal, alta pentru platforma de tranzacționare, a treia pentru Rosreestr și așa mai departe. Sper ca în perioada 2014-2015 să avem uniformitate și să scadă numărul de semnături.