Konec maja 2011 je Ministrstvo za finance naredilo še en korak k uvedbi elektronskega upravljanja z dokumenti - izdano je bila Uredba, s katero je potrdil postopek izdajanja in prejemanja elektronskih računov. A da bi dosegli pravi ekonomski učinek uporabe brezpapirnih tehnologij, je pomembno, da ves dokumentni tok* pretvorimo v elektronsko obliko. Podjetje 1C je pripravljeno svojim uporabnikom zagotoviti takšne priložnosti.

Davčni zakonik Ruske federacije

Art. 169 Davčnega zakonika Ruske federacije s spremembami. Zvezni zakon z dne 27. julija 2010 št. 229-FZ).

Zvezni zakon št. 63-FZ z dne 10. januarja 2002 št. 1-FZ

z dne 25.04.2011 št. 50n

Prehajamo na izmenjavo elektronskih dokumentov z nasprotnimi strankami

Potreba po prehodu na brezpapirne tehnologije je v gospodarstvu zorela že dolgo. Uvedba elektronske izmenjave dokumentov z nasprotnimi strankami ima pozitiven ekonomski učinek: zmanjšanje stroškov organizacij za potrošni material, poštne storitve, vzdrževanje arhiva dokumentov na papirju (stroški papirja, osebja, najema prostora za arhiv itd.), zmanjšanje čas za obdelavo in izmenjavo podatkov, zmanjšanje števila napak, možnost hitrega iskanja želenega dokumenta v elektronskem arhivu.

Zdaj država dela veliko v tej smeri. Leta 2002 je bil sprejet zakon o elektronskem digitalnem podpisu, ki je določil pravni pomen elektronskih dokumentov, podpisanih z elektronskim podpisom. Na žalost določbe tega zakona niso veljale za račune, o katerih je obstajala posebna določba v davčnem zakoniku Ruske federacije. Ta omejitev je zdaj odpravljena.

Lansko poletje so bile sprejete spremembe davčnega zakonika Ruske federacije, ki določajo možnost sestavljanja in izdajanja računov v elektronski obliki z medsebojnim soglasjem strank v transakciji ter razpoložljivostjo tehničnih sredstev in zmogljivosti za prejemanje in obdelavo takih računi (169. člen Davčnega zakonika Ruske federacije, spremenjen z zveznim zakonom z dne 27. julija 2010 št. 229-FZ).

6. aprila 2011 je predsednik Ruske federacije podpisal zvezni zakon št. 63-FZ "O elektronskih podpisih". Namen novega zakona je odpraviti pomanjkljivosti veljavnega zveznega zakona z dne 10. januarja 2002 št. 1-FZ "O elektronskih digitalnih podpisih", pa tudi razširiti obseg uporabe elektronskih podpisov.

In končno, 25. maja 2011 je bil izdan ukaz Ministrstva za finance Rusije z dne 25. aprila 2011 št. 50n "O odobritvi postopka za izdajanje in prejemanje računov v elektronski obliki prek telekomunikacijskih kanalov z uporabo elektronskega digitalnega podpisa". registriran pri Ministrstvu za pravosodje Rusije (registrska številka 20860).

Rusko ministrstvo za pravosodje je registriralo postopek izdajanja in prejemanja elektronskih računov

Postopek določa, da se izdajanje in prejemanje računov v elektronski obliki izvaja preko enega ali več operaterjev za upravljanje elektronskih dokumentov z združljivimi tehničnimi sredstvi. Upoštevajte, da je uporaba elektronskih računov dovoljena le na podlagi medsebojnega dogovora strank v poslu. Tako je uporaba elektronskih dokumentov pravica in ne obveznost nasprotnih strank. Pravilnik določa, kateri dan se šteje za datum izdaje in datum prejema elektronskih računov ter ureja postopek popravkov le-teh.

Postopek začne veljati od trenutka uradne objave (odstavek 2 odredbe Ministrstva za finance Rusije z dne 25. aprila 2011 št. 50n). Pravzaprav se lahko uporablja po pojavu akreditiranih operaterjev za upravljanje elektronskih dokumentov* in odobritvi formatov računov, dnevnika prejetih in izdanih računov, knjige nakupov in knjige prodaje s strani Zvezne davčne službe Rusije v elektronski obliki. obrazec (2. odstavek 9. člena 169. člena Davčnega zakonika Ruske federacije) .

Opomba:
* Postopek za akreditacijo podjetij kot operaterjev upravljanja elektronskih dokumentov mora odobriti Zvezna davčna služba Rusije. Po akreditaciji operaterjev se bo z njimi dogovoril ustrezni menjalni mehanizem in nato podprl v ekonomskih programih podjetja 1C.

V gospodarskih programih podjetja 1C bo po odobritvi zgornjih dokumentov in formatov uvedena možnost sestave in izdaje računov v elektronski obliki.

Uvedba elektronskih računov je bila spodbuda za čim širšo uporabo drugih knjigovodskih, davčnih in finančno knjigovodskih listin v elektronski obliki.

Izmenjava elektronskih dokumentov z nasprotnimi strankami v "1C:Enterprise 8"

Program 1C: Trade Management 8 je že zdaj implementiral možnost izmenjave dokumentov, katerih postopek izmenjave ni urejen z zakonom (na primer računi, računi, katalogi izdelkov, ceniki, naročila, vključno z dokumenti v prosti obliki) . Neposredna menjava »Prodajalec - Kupec« je možna iz programa (prek e-pošte ali skupnega imenika datotek na strežniku).

Pri razvoju mehanizma za izmenjavo elektronskih dokumentov v 1C:Enterprise 8 je bila naloga implementirati preprost mehanizem za nastavitev in izmenjavo z najbolj priročnim vmesnikom. Dokumenti so digitalno podpisani in poslani prejemniku s klikom na gumb. Če se udeleženci izmenjave med seboj dogovorijo, da vsi poslani dokumenti ne smejo biti pravno pomembni, potem je za nekatere vrste dokumentov možno, da elektronskega podpisa ne uporabite.

Za lažjo uporabo ima sistem vgrajen sistem namigov (korak za korakom), ki uporabnika obvesti o naslednjem potrebnem dejanju pri delu z elektronskim dokumentom.

Za udobje uporabnikov program vključuje tudi:

• prilagodljiva konfiguracija korakov pri delu z elektronskimi dokumenti v uporabniškem načinu;
• ustvarjanje elektronskega dokumenta v več splošno sprejetih formatih, ki jih določi uporabnik;
• povezovanje podpisnega certifikata z določenimi vrstami podpisanih elektronskih dokumentov ter preverjanje pravilnosti podpisnega certifikata pri pošiljanju ali prejemu;
• samodejno sledenje trenutne verzije elektronskega dokumenta glede na dokument računovodskega sistema;
• vpogled v seznam vseh elektronskih dokumentov z njihovimi kratkimi značilnostmi v povezavi z dokumentom računovodskega sistema;
• vodenje podrobnega dnevnika dogodkov o dejanjih z elektronskimi dokumenti;
• ogled vsebine elektronskega dokumenta na zaslonu v uporabniku znani tiskani obliki, namestitev digitalnega podpisa ali pošiljanje avtorju dokumenta v revizijo ter možnost nalaganja elektronskega dokumenta z nameščenimi digitalnimi podpisi na imenik na disku;
• primerjava 2 različic elektronskih dokumentov.
• ločen ergonomski obrazec za obdelavo elektronskih dokumentov, pripravljenih za podpis, razdeljen na potrdila o podpisu odgovornih delavcev organizacije;
• samodejno generiranje dokumenta računovodskega sistema na podlagi vsebine prejetega elektronskega dokumenta.

V prihodnje bo izmenjava elektronskih dokumentov z nasprotnimi strankami implementirana v drugih rešitvah na platformi 1C:Enterprise 8.

Na koncu še enkrat ugotavljamo, da je z uvedbo elektronske izmenjave dokumentov z nasprotnimi strankami mogoče izboljšati raven kakovosti obdelave in izmenjave trenutnih informacij, zmanjšati število napak, ki se pojavijo pri "ročnem" vnosu, in tudi zmanjšati intenzivnost dela in čas obdelave dokumentov.

Sistem, ki vam omogoča optimizacijo računovodstva, prenosa in prejemanja dokumentov od partnerjev. To zagotavlja visoko raven šifriranja in varnosti.

Vsaka organizacija mora voditi računovodske evidence in če so se prej uporabljali le faksimilni (tiskani) dokumenti, jih zdaj nadomeščajo elektronski. Glavni razlogi, zakaj podjetja prehajajo na elektronska izmenjava dokumentov z nasprotnimi strankami, - optimizacija dela, zmanjšanje časovnih in finančnih stroškov.

1. Metode prehoda na EDI z nasprotnimi strankami.
2. Ali vaše podjetje potrebuje EDI?
3. Kako organizirati elektronski pretok dokumentov z nasprotnimi strankami.
4. Sklenitev pogodbe z operaterjem.
5. Nakup certifikata.
6. Povezava nasprotnih strank.
7. Kako vzpostaviti elektronsko izmenjavo dokumentov z nasprotnimi strankami.

Načini prehoda na EDI z nasprotnimi strankami

Obstajata dva načina izmenjave dokumentov z nasprotnimi strankami.

1. Neposredno. Če želite to narediti, morate skleniti pogodbo (sporazum), v kateri morajo biti navedeni načini in postopek interakcije. Ne smemo pozabiti, da vseh papirjev ni mogoče neposredno prenesti.
2. Preko storitve. Storitev elektronske izmenjave dokumentov je ugodna, ker s povezavo v omrežje operaterja stranka prejme posrednika, ki ima račune, kadrovske, tehnične in pravne sile za zakonito izmenjavo kakršnih koli dokumentov.

Najboljša izbira je uporaba storitev operaterja. Obstaja odredba Ministrstva za finance št. 50n, v skladu s katero se lahko prenos računov v elektronski obliki izvaja samo prek operaterja EDI, le tak posrednik bo lahko potrdil dejstvo prenosa papirjev, če potrebno.

Ali vaše podjetje potrebuje EDI?

Glavna naloga, ki jo rešuje elektronsko upravljanje dokumentov, je optimizacija stroškov časa in denarja za izmenjavo papirjev. V sistemu EDI lahko hitro in enostavno najdete poljuben dokument, ga pošljete nasprotni stranki in spremljate delo svojih zaposlenih. Elektronsko upravljanje dokumentov ne prihrani le časa, temveč tudi sredstva podjetja – ni vam treba zapravljati denarja za pošto ali kurirja.

Pri izvajanju EDI se rešujejo naslednje naloge:

• Razvoj avtomatiziranega dela za koordinacijo in odobritev.
• Shranjevanje vseh dokumentov na enem strežniku.
• Možnost hitrega sledenja zgodovini dokumentnega toka z določeno nasprotno stranko.
• Izdelava projektov z velikim številom partnerjev in udeležencev.
• Visoka stopnja varnosti in zaščite poslovnih skrivnosti.

Z drugimi besedami, elektronsko upravljanje dokumentov potrebujejo tista podjetja, katerih vodje si prizadevajo čim bolj optimizirati in avtomatizirati delo ter zgraditi pregleden poslovni model, ki ga je enostavno nadzorovati na daljavo.

Kako organizirati elektronski pretok dokumentov z nasprotnimi strankami

Slediti je treba trem korakom.

1. Sklenite pogodbo z operaterjem.
2. Kupite orodja za kriptografsko zaščito.
3. Nasprotne stranke priključite na sistem.

Sklenitev pogodbe z operaterjem

To se včasih imenuje "spoštovanje predpisov". Ta dokument opisuje vse nianse sodelovanja, pogoje povezave s sistemom in stroške ter navaja pravne vidike interakcije.

Nakup certifikata

Obstajajo tri vrste: preprosta, ojačana nekvalificirana, ojačana kvalificirana. Potrdilo je potrebno, da se dokument prizna kot enakovreden njegovemu papirnemu izvodu. - zamenjava lastnoročnega podpisa in žiga podjetja. Za zaščito, šifriranje in dešifriranje elektronskih podpisov je potrebno orodje za kriptografsko zaščito (kupite ga pri operaterju).

Povezava nasprotnih strank

Najverjetneje nekateri vaši poslovni partnerji že uporabljajo tak ali drugačen EDI sistem. Tudi če ni stranka Taxneta, ni pomembno. S pomočjo (tehnologije, ki omogoča izmenjavo dokumentov med različnimi operaterji EDF) lahko vzpostavite interakcijo.

Partnerje, ki niso registrirani v nobenem sistemu EDI, je treba prepričati o učinkovitosti takšnega načina izmenjave dokumentov. Praviloma to ni nič posebnega, saj so skoraj vsi podjetniki že slišali za prednosti EDI in imajo predstavo o tem, kako ti sistemi delujejo. K pozitivni odločitvi jih lahko spodbudite tako, da jim omogočite brezplačen dostop do sistema za dva do tri mesece. O takih točkah se lahko pogovorite z našimi strokovnjaki - povedali vam bodo, kako najbolje nadaljevati.

Kako vzpostaviti elektronsko izmenjavo dokumentov z nasprotnimi strankami

Taxnet že 15 let razvija IT rešitve za podjetja, vključno z razvojem sistema »«, ki omogoča hitro, zanesljivo, udobno in poceni vzpostavitev elektronske izmenjave dokumentov z nasprotnimi strankami. Sistem je namestilo 100.000 strank (več kot 700 partnerjev po vsej državi). Kaj ponujamo?

1. Zagotovili bomo pravno veljavnost vseh prenesenih dokumentov.
2. Hitra interakcija, pošiljanje/prejemanje dokumentov med vami in vašimi partnerji.
3. Zanesljiva zaščita pred nepooblaščenim dostopom.
4. Varnost dokumentov v vseh fazah transporta in med shranjevanjem.
5. Podpora uporabnikom in usposabljanje osebja za uporabo programa.

Zahvaljujoč utečenemu delu bomo zagotovili hitro povezavo s sistemom in nemoten prehod na EDI. Za stik z nami izpolnite prijavo na spletni strani ali pokličite 8-800-333-80-89. Naši strokovnjaki vam bodo osebno svetovali in vam povedali o podrobnostih sodelovanja!

Namestnik generalnega direktorja Taxkom LLC

Velika večina računovodij uporablja specializirane računalniške programe in oddaja poročila davčnemu uradu in skladom v elektronski obliki. Zakaj torej ne bi »elektronsko« komunicirali s svojimi nasprotnimi strankami? Zakaj bi tiskali kupe papirja, ko pa lahko ustvarjate in shranjujete elektronske dokumente? Kako to storiti, so nam povedali v podjetju, ki ponuja storitve elektronskega upravljanja dokumentov.

Igor Vladimirovič, prosim, povejte nam, kaj je elektronsko upravljanje dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Elektronsko upravljanje dokumentov je način organiziranja dela z dokumenti, ko je večina njihovih izvirnikov ustvarjena v elektronski obliki, brez uporabe papirnih medijev. Opozarjamo, da pri takšnem dokumentnem toku nastajajo izvirniki v elektronski obliki in ne zgolj elektronske kopije papirnih dokumentov. Elektronske dokumente v odobrenih oblikah je mogoče sestaviti v večini računovodskih programov. Da pa je elektronski dokument pravno pomemben, mora biti ne le v skladu z odobrenimi formati in imeti obvezne podatke, temveč mora biti tudi podpisan z elektronskim podpisom.

Ko ustvarite dokument, ga lahko takoj podpišete z elektronskim podpisom v številnih, čeprav ne vseh, računovodskih programih.

Če je elektronski dokument poslan nasprotni stranki, mora biti poslan v skladu s postopkom izmenjave elektronskih dokumentov.

Kakšen je to postopek izmenjave elektronskih dokumentov? S kakšnim elektronskim podpisom naj bo podpisan elektronski dokument?

Zahvaljujemo se glavnemu računovodji LLC "Podjetje "ANIS-98"" za predlagano temo intervjuja Olga Vladimirovna Saltykova, Moskva.

I.V. Murashkintsev: Ta vrstni red bo drugačen za različne dokumente. Elektronski računi imajo posebne, strožje zahteve. Podpisani morajo biti z izboljšanim kvalificiranim elektronskim podpisom in poslani preko operaterja za upravljanje elektronskih dokumentov Naročilo, odobreno. Z odredbo Ministrstva za finance z dne 25. aprila 2011 št. 50n.

Izboljšan kvalificirani elektronski podpis je analog pečata organizacije skupaj s podpisom odgovorne osebe. Priloženo mu je kvalificirano potrdilo ključa za preverjanje. Take elektronske podpise lahko izdajajo le akreditirani overitveni centri Zakon z dne 06.04.2011 št. 63-FZ. Dokumenti, ki so bili podpisani z elektronskim digitalnim podpisom po starem zakonu o EDS, ki od 1. julija ne bo več veljal Zakon z dne 10. januarja 2002 št. 1-FZ, se štejejo za podpisane z izboljšanim kvalificiranim elektronskim podpisom.

V nekaterih panogah, na primer v proizvodnji nakita, je priporočljivo, da prek operaterja prenesete ne le zunanje, ampak tudi nekatere notranje dokumente organizacije. Internih dokumentov običajno ni treba podpisati z izboljšanim kvalificiranim podpisom. Po presoji same organizacije lahko zadostuje okrepljen nekvalificiran ali celo preprost elektronski podpis.

Izboljšane nekvalificirane podpise izdajajo tudi certifikacijski centri in so lahko cenejši od kvalificiranih. Preprost podpis je šifra ali geslo, ki vam omogoča identifikacijo ustvarjalca dokumenta. Takšen podpis lahko dodate z računalniškim programom, kar bo zahtevalo manj stroškov kot nakup izboljšanega podpisa.

Zunanje dokumente, razen računov, je možno pošiljati nasprotnim strankam po preprosti elektronski pošti. Po dogovoru strank so lahko podpisani bodisi z izboljšanim kvalificiranim ali izboljšanim nekvalificiranim elektronskim podpisom. Toda uporaba posebnega sistema za elektronsko upravljanje dokumentov je bolj priročna, saj vam omogoča, da takoj prejmete obvestilo, da je vaš partner prejel dokument. On pa ga lahko takoj podpiše in vam ga pošlje.

Kateri je najboljši način za začetek uvajanja elektronskega upravljanja dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Običajno se za prehod na uporabo elektronskih dokumentov odločijo podjetja, ki imajo veliko nasprotnih strank in velik obseg zunanjega dokumentnega toka. Ker je izmenjava elektronskih dokumentov, zlasti računov, možna le na podlagi medsebojnega dogovora strank člen 1 čl. 169 Davčni zakonik Ruske federacije, potem se morate o možnosti prehoda na elektronsko upravljanje dokumentov najprej pogovoriti s svojimi običajnimi nasprotnimi strankami. Nato morate izbrati operaterja elektronskega upravljanja dokumentov in z njim skleniti pogodbo. Seznam operaterjev elektronskega upravljanja dokumentov, vključenih v skrbniško mrežo Zvezne davčne službe, je objavljen na Spletna stran Zvezne davčne službe .

Katera merila morate upoštevati pri izbiri operaterja?

I.V. Murashkintsev: Operaterji upravljanja elektronskih dokumentov praviloma ponujajo možnost izmenjave elektronskih dokumentov z več nasprotnimi strankami v testnem načinu. Med takim "poskusnim delovanjem" boste lahko razumeli, kateri vmesnik je bolj primeren za vas in ali bo vaš računovodski program enostavno združiti s sistemom upravljanja dokumentov operaterja.

Čim težje je združiti računovodski program s sistemom za elektronsko upravljanje dokumentov, tem višji bodo stroški implementacije sistema. Prosimo, da bodite pozorni tudi na ceno pošiljanja elektronskih dokumentov. Običajno se posredovanje plača na enak način kot pri mobilnih komunikacijah: plača "kličoči", to je pošiljatelj elektronskega dokumenta. Elektronske dokumente je pogosto treba poslati v kompletu. V tem primeru se lahko zaračuna pošiljanje paketa dokumentov, na primer računa in potrdila o opravljenem delu ali računa.

Ali je treba hkrati skleniti pogodbo s certifikacijskim centrom - organizacijo, ki izdaja elektronske podpise?

I.V. Murashkintsev: To je obvezno za zunanji pretok dokumentov. Certifikacijski center mora vsem udeležencem dokumentnega toka zagotoviti elektronske podpise. Podjetja, ki poročila oddajajo elektronsko, imajo tovrstne pogodbe že sklenjene. Če uporabljate samo interni dokumentarni tok, je odvisno od vaše želje. Interni dokumenti se lahko podpisujejo z enostavnim elektronskim podpisom in v tem primeru ni treba skleniti pogodbe z overiteljem.

Ali lahko nasprotne stranke uporabljajo različne sisteme za upravljanje elektronskih dokumentov? Ali pa je mogoče prejeti dokumente samo, če jih je vaš partner poslal preko istega operaterja?

I.V. Murashkintsev: Trenutno žal ni notranjega gostovanja med operaterji. Zato se morate za prejem dokumentov povezati z istim operaterjem kot podjetje, ki pošilja dokumente. Torej, če vaše nasprotne stranke delujejo prek različnih operaterjev, boste morali za izmenjavo dokumentov z nasprotnimi strankami skleniti pogodbo z vsakim od operaterjev.

Upamo, da bo gostovanje delovalo še v tem letu in bo takrat mogoče sprejemati dokumente, poslane preko drugih operaterjev.

Ali je treba v pogodbah z nasprotnimi strankami posebej določiti uporabo sistema za elektronsko upravljanje dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Ne, tega ti ni treba narediti. Dovolj je, da si izmenjate navadno elektronsko pošto (ni jih treba overiti z elektronskim podpisom) ali papirna pisma po faksu, kjer se potrdi soglasje za uporabo elektronskih dokumentov. Dopis Ministrstva za finance z dne 01.08.2011 št. 03-07-09/26. Ali pa lahko na primer ena od nasprotnih strank prek svojega operaterja povabi drugo, kot se zgodi pri povabilu »prijateljev« na družbenih omrežjih, druga pa lahko to povabilo sprejme. Če pa vaša nasprotna stranka ne želi prejemati dokumentov v elektronski obliki, ji boste morali še naprej pošiljati papirne dokumente.

No, s partnerji smo se dogovorili, izbrali operaterja ali celo več operaterjev. Kaj storiti naprej?

I.V. Murashkintsev: Zdaj moramo poslovne procese podjetja prilagoditi uvedbi elektronskega upravljanja dokumentov pri delu s pogodbenimi izvajalci:

razviti in odobriti postopek za elektronsko upravljanje dokumentov;
imenuje odgovorne za njegovo vzdrževanje;
organizirati elektronski arhiv prejetih in poslanih dokumentov;
v računovodski usmeritvi predpiše pravila oblikovanja, prejemanja in shranjevanja elektronskih dokumentov, imenuje odgovorne za nastajanje in podpisovanje elektronskih dokumentov.

Vsak zaposleni, ki je pooblaščen za podpisovanje elektronskih dokumentov, mora imeti elektronski podpis, saj svojega podpisa ne morete prenesti na druge osebe.

Ali moram tiskati in hraniti elektronske dokumente v papirni obliki?

I.V. Murashkintsev: Ne, ni potrebno, čeprav mnogi to še naprej počnejo na staromoden način. Vsi poslani in prejeti elektronski dokumenti so shranjeni v elektronskem arhivu. In vaš elektronski arhiv bi moral biti organiziran tako, da lahko po potrebi, na primer na zahtevo davčne inšpekcije, hitro najdete zahtevane dokumente in jih pošljete inšpekciji po elektronski poti, tako kot se sedaj prenaša elektronsko poročanje. .

In če davčni urad ali revizor zahteva papirno kopijo elektronskega dokumenta, ali bo razvidno, da gre za kopijo elektronskega dokumenta in da je elektronski dokument podpisan s strani strank?

I.V. Murashkintsev: Elektronski dokument lahko natisnete in prejmete papirni izvod. Ta kopija bo samodejno natisnjena, da je papirna kopija elektronskega dokumenta, izvirnik pa sta stranki elektronsko podpisali. Papirna kopija, če je pravilno izdelana, to je overjena s podpisom in žigom organizacije ali notarsko overjena, se lahko uporablja na enak način kot kopija izvirnega papirnega dokumenta.

Ali je mogoče vse dokumente ustvariti elektronsko?

I.V. Murashkintsev: Dokumenti se lahko ustvarijo v papirni in elektronski obliki. Če je elektronski dokument podpisan s kvalificiranim elektronskim podpisom, je enakovreden lastnoročno podpisanemu papirnemu dokumentu. člen 5 čl. 9 zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ; člen 1 čl. 6 zakona z dne 06.04.2011 št. 63-FZ. Obstajajo elektronski formati, ki jih je odobrila Zvezna davčna služba za račun, tovorni list TORG-12 in potrdilo o opravljenem delu. Druge dokumente je mogoče ustvariti v poljubnem formatu, kot je besedilo ali pdf.

Vendar obstaja dokument, ki mora biti sestavljen na papirju. To je tovorni list. Zaenkrat še ni mogoče zagotoviti možnosti elektronskega branja med potovanjem.

Poleg tega morajo biti dokumenti, ki urejajo razmerje med delodajalcem in zaposlenim, na primer prošnja za zaposlitev, pogodba o zaposlitvi, sestavljeni tudi v papirni obliki.

Kakšne so zahteve za opremo in računalnike, povezane v sistem elektronskega upravljanja dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Enako kot za računalnike, iz katerih se elektronsko poroča davčnemu uradu in drugim nadzornim organom. Vsako delovno mesto, ki je povezano z elektronskim dokumentarnim sistemom, mora imeti stabilen internetni kanal in nameščen mora biti program Crypto-Pro ali drug podoben program za delo z elektronskimi ključi.

Kakšne nevarnosti lahko nastanejo pri ustvarjanju in pošiljanju elektronskih dokumentov in kako se jim izogniti?

I.V. Murashkintsev: Po mojem mnenju resnih nevarnosti ni. Edina stvar je, da morate biti zelo previdni, narediti vse pravočasno in ne delati napak v elektronskih dokumentih, zlasti računih. Predpisi za izdajanje in pošiljanje računov so zelo strogi. In za odpravo napake v predloženem računu morate ponovno poslati popravljeni račun.

Ne morete pa knjižiti novega računa z datumom, ki je že minil.

Neprekinjeno številčenje računov poteka v računovodskem programu. Ni pomembno ali pošiljate papirnate ali elektronske račune in ali uporabljate enega ali več prevoznikov.

Kakšni so okvirni stroški pošiljanja in sprejema elektronskega dokumenta?

I.V. Murashkintsev: Stabilna cena na trgu teh storitev šele nastaja. Danes se lahko giblje od 1 do 5 rubljev. za pošiljanje enega elektronskega dokumenta. Nekateri operaterji dodatno zaračunavajo naročnino. Prejemanje elektronskih dokumentov je običajno brezplačno.

Vsekakor pa je ceneje kot pošiljanje dokumentov po navadni pošti, sploh na daljše razdalje. Poleg tega zmanjšate stroške tiskanja in shranjevanja papirnatih dokumentov.

Glede na ocene podjetij, ki so začela uvajati elektronsko upravljanje dokumentov, lahko prihranki pri prehodu na elektronsko izmenjavo dokumentov z nasprotnimi strankami znašajo približno 2% bruto prometa podjetja.

Trenutno se izmenjava dokumentov med poslovnimi subjekti in posamezniki postopoma seli s papirja na elektronsko. Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov ima v primerjavi s preprostim papirjem številne prednosti - prihrani čas in poveča učinkovitost sprejetih odločitev. EDMS je mogoče zgraditi tako znotraj podjetja kot med različnimi podjetji prek interneta.

Elektronsko upravljanje dokumentov je sistem procesov za obdelavo dokumentov v elektronski obliki. Večina sodobnih računovodskih in kadrovskih programov lahko ustvari elektronske dokumente v standardni obliki, določeni na zakonodajni ravni. A da ima tak dokument pravno težo, ga morata obe strani podpisati z elektronskim podpisom.

Elektronski dokumentarni tok lahko razdelimo na dve veliki vrsti - izmenjavo dokumentov znotraj podjetja ali med različnimi podjetji preko komunikacijskih kanalov. Ta dva sistema je mogoče združiti v enega globalnega.

Uporaba elektronskega dokumentarnega sistema v podjetju zahteva nakup potrebnega programskega paketa (EDW platforma) ter opreme za njegovo delovanje (omrežna oprema, strežnik ipd.).

Za izmenjavo dokumentov med dvema podjetjema je potreben operater elektronskega upravljanja dokumentov. Zagotavlja dostavo sporočil, nadzoruje obliko poslanih dokumentov, zahteva certificiranje dela s podatki z elektronskim podpisom in hrani arhiv dokumentov.

Pozor! Ena od takih storitev je. Preko njega prejeti dokumenti so pravno pomembni, če so označeni z elektronskim podpisom obeh strani dokumentnega toka.

Prednosti in slabosti EDI

Ključne prednosti

Elektronsko upravljanje dokumentov ima nedvomne prednosti pred papirjem:

• Poenostavitev pisarniškega dela - sistem vam ne bo omogočil dodelitve iste številke različnim dokumentom, saj se bo to zgodilo po vrstnem redu in samodejno;
• Sledenje položaju vsakega dokumenta - kadar koli lahko ugotovite, kdo točno dela z dokumentom. Zaposleni ga ne bo mogel poškodovati ali izgubiti. Dokument, izbrisan pomotoma ali namerno, je še vedno mogoče obnoviti;
• Pospešitev obdelave dokumentov - če so oddelki podjetja razpršeni po več stavbah, je treba papirni dokument osebno odnesti tja v odobritev. Z EDI pride zahtevani dokument do zaposlenega v delčku sekunde;
• Priročno delo z različicami - pri urejanju sistem shrani vsako različico. Po potrebi lahko spremljate, kdo je spremenil dokument in kdaj;
• 24-urni oddaljeni dostop - po potrebi lahko dostop do sistema EDF organiziramo preko interneta iz katerega koli računalnika na svetu. Zaposleni lahko dela z dokumenti na službenem potovanju, dopustu ali bolniški;
• Načrtovanje dela - z določitvijo datuma nastanka in datuma izvedbe lahko načrtujete izvedbo vhodnih dokumentov glede na čakalno vrsto;
• Iskanje dokumentov - po splošni bazi dokumentov lahko iščete s ključnimi besedami in izrazi;
• Prihrani papir - ni treba tiskati vseh dokumentov v zahtevani količini.

Glavne slabosti

Kljub očitnim prednostim pa imajo sistemi EDI tudi slabosti, ki lahko podjetju preprečijo njihovo uvedbo.

Ti vključujejo:

• Za nakup sistema morate porabiti denar, ki lahko glede na število uporabnikov znaša do 100 tisoč rubljev;
• Po nakupu traja dolgo časa za namestitev, implementacijo in odpravljanje napak;
• Potrebno je usposobiti vse uporabnike, ki bodo vanj vključeni;
• Zagotavljanje varnosti sistema - omejevanje dostopa med uporabniki, izdajanje potrebnih elektronskih podpisov, zaščita pred zunanjimi prodori;
• Podjetje mora imeti zaposlenega skrbnika, ki bo spremljal delovanje sistema, izvajal storitvene dejavnosti in reševal uporabniška vprašanja;
• Za zaščito podatkov je potrebno varnostno kopirati bazo podatkov z dokumenti;
• Če EDI ni na voljo pri partnerskih podjetjih, je potrebno zagotoviti obstoj elektronskega in papirnega sistema.

Funkcionalnost upravljanja elektronskih dokumentov

Vsak sistem za upravljanje dokumentov mora zagotoviti izvedbo številnih dejanj:

• Delo s poljubnimi vrstami dokumentov - ustvarjanje, priprava, obdelava, registracija, spremljanje njihovega izvajanja, usklajevanje itd.;
• Organizirajte dokumentne tokove - določite poti znotraj podjetja, omejite dostop med posameznimi uporabniki, omogočite delo z enim dokumentom več osebam hkrati;
• Organizirajte arhiv dokumentov z možnostjo iskanja in shranjevanja.

Pozor! Elektronsko upravljanje dokumentov bi moralo zagotavljati enako možnost dela z dokumenti kot tradicionalni papir.

Veliki razviti sistemi ponujajo možnosti:

• Registracija vseh prehodnih dokumentov - dohodnih, odhodnih, notranjih z njihovo nadaljnjo preusmeritvijo na upravitelja;
• Zagotoviti enoten postopek dela z dokumenti v vsaki enoti podjetja;
• Delo z dokumentom tako individualno kot skupinsko;
• Izmenjava dokumentov med oddelki in določenimi zaposlenimi;
• Omejite dostop do dokumentov;
• Uporabite standardne obrazce za vse dokumente;
• Nadzor, da bodo odobritev, izvedba in druga dela z dokumentom opravljena pravočasno;
• Izdelava poročil - analitičnih, statističnih itd.;
• Organizirajte arhivsko hrambo z beleženjem datuma in ure dostopa uporabnika.

Ali je možno združiti papirni pretok dokumentov z elektronskim?

Po prehodu na elektronski dokumentarni promet v organizaciji sprva še vedno ne bo mogoče popolnoma opustiti papirnih dokumentov.

To se lahko zgodi iz več razlogov:

• Vse nasprotne stranke ne uporabljajo EDI;
• Podjetje že ima v arhivu shranjenih veliko papirnih dokumentov.

Obstajajo pa temeljne razlike pri delu z elektronskimi in papirnimi dokumenti. Papirni dokument je na primer treba natisniti in prinesti upravitelju v podpis, elektronski dokument pa podpisati v samem sistemu. Papirne knjigovodske listine, poslane nasprotni stranki, se lahko med pošiljanjem izgubijo po pošti, elektronske pa pridejo do naslovnika.

Glavna razlika med delom z obema vrstama dokumentov je njihovo shranjevanje. Elektronski dokumenti takoj vstopijo v sistem, kjer lahko z njimi delajo vsi uporabniki. Za papirne dokumente je treba še vedno organizirati arhiv, kjer bodo urejeno shranjeni. Hkrati je treba papirni dokument po prihodu v podjetje skenirati in to skenirano kopijo naložiti v sistem za nadaljnje delo.

Pozor! Tako naj bi delo v podjetju še vedno potekalo le elektronsko. Če papirni dokument prispe, ga vidijo le tisti, ki ga prejmejo ali podpišejo. Hkrati vam delo z elektronsko kopijo omogoča zaščito izvirnika pred skoraj vsako izgubo in omogoča več uporabnikom, da delajo z njim hkrati.

Kateri programi EDI obstajajo?

Na trgu je veliko sistemov za upravljanje dokumentov, od katerih ima vsak svoje prednosti in slabosti. Najpogostejši sistemi:

Interakcija elektronskega dokumenta z drugimi programi

Sistem EDI, ki zaseda svoje mesto v elektronskem okolju organizacije, mora med delovanjem prosto podpirati druge poslovne aplikacije, ki že delujejo v njem. Na primer, potrebno je prosto obdelovati računovodske dokumente - račune, akte, fakture, pooblastila itd.

Poleg tega mora sistem za elektronsko upravljanje dokumentov delovati usklajeno z vsemi in delovati z enakimi podatki. Zato je nujno, da sistem podpira imenike, ki se uporabljajo v elektronskem okolju, in da lahko ažurira podatke v njih.

Poleg tega je treba upoštevati delo z zunanjimi podatki - e-pošto, platformami za trgovanje itd.

Pri izbiri sistema za elektronsko upravljanje dokumentov morate biti pozorni na možnosti njegove interakcije z drugimi orodji in viri podatkov, ki so na voljo v podjetju. Običajno priljubljeni in zato aktivno razvijajoči se sistemi vključujejo številne module za najbolj priljubljene programe - 1C, Parus, Oracle in številne druge.

Na primer, program za upravljanje elektronskih dokumentov 1C vam lahko omogoči ustvarjanje, prejemanje in pošiljanje elektronskih računovodskih dokumentov neposredno iz njega, hkrati pa jih potrdite s kvalificiranim podpisom.